Akár tíz év is lehet az elévülési idő
Az iratmegőrzési kötelezettség kapcsán elsősorban az elévülési időre kell figyelemmel lenni a cégeknek. Az adózás rendjéről szóló törvény szerint a dokumentumokat az adó megállapításához való jog elévüléséig kell az adózónak megőrizni. Ebből következik: az iratokat nem elég pusztán megőrizni, hanem olyan formában kell tárolni, hogy azokból az adó az elévülési időn belül bármikor újra megállapítható, illetve a megállapítása ellenőrizhető legyen – hívja fel a figyelmet az RSM DTM tanácsadó cég.
A törvény rendelkezése szerint az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. Az esetben, ha egy adott időszak bevallását az adózó önellenőrzéssel helyesbíti, akkor azt alátámasztó bizonylatoknál, nyilvántartásoknál az önellenőrzés esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni, emiatt az iratok selejtezése kapcsán célszerű lehet kikérni a könyvelő tanácsát is.
Mindez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy normál üzleti éves vállalkozás – tekintettel a társasági adóbevallás adóévet követő május 31-i határidejére – a 2010. évre vonatkozó adózási dokumentumait 2016. december 31-ig köteles az adóhatóságnak bejelentett iratőrzési helyen tárolni. A másik oldalról vizsgálva, a 2011. évben a 2004-es vagy az azt megelőző adóévhez kapcsolódó adózási iratok megőrzési kötelezettsége szűnik meg. Az elévülési kötelezettséghez kapcsolódó és ezért selejtezhető iratok megsemmisítését tételes selejtezési jegyzékkel kell dokumentálni – figyelmeztet az RSM DTM.
Számos bizonylat, dokumentum kapcsán ennél szigorúbb megőrzési kötelezettségeket ír elő a számviteli törvény. E szerint az adózó a könyvviteli elszámolást – akár közvetlenül, akár közvetetten – alátámasztó számviteli bizonylatokat (főkönyvi kartonok, részletező nyilvántartások stb.) legalább nyolc évig olvasható formában, visszakereshető módon köteles megőrizni. Ezzel párhuzamosan az üzleti évről készült beszámoló és az azt alátámasztó főkönyvi kivonat, leltár, értékelés esetében a megőrzési kötelezettség tízéves időtartamra terjed ki.
Fontos azt is megjegyezni, a fenti kötelezettség az adózó átalakulásakor, illetve megszűnésekor is fennáll, vagyis az iratokat erre hivatkozva nem lehet hamarabb megsemmisíteni. Oda kell figyelni arra is, hogy a bér- és munkaügyi nyilvántartásokat egyáltalán nem lehet selejtezni, hiszen azokra a nyugdíj kiszámításához vagy a szolgálati idő megállapításához a már említett öt-, nyolc- vagy tízéves elévülési időn túl is szükség lehet.
A megőrzési kötelezettség minden esetben az adózót terheli, így annak felelősségét másra nem lehet áthárítani. A könyvelőkre vonatkozó tízéves megőrzési idő az általuk meghatalmazottként, elektronikus úton benyújtott, a számviteli törvény előírásai szerint elkészített beszámolók eredeti, aláírt példányára terjed ki, ugyanis egy esetleges ellenőrzéskor nekik kell bizonyítaniuk, hogy annak tartalmában az eredetileg elfogadott, aláírt beszámolóhoz képest nem történtek változtatások.
