A digitális átalakulás egyik fontos területe az adatalapú vállalatirányítás, amelynek lényege, hogy a vállalatvezető nemcsak a saját megérzéseire építve hoz döntést, hanem adatokra, analitikára alapozva. Ennek megannyi formája lehet, például beszélhetünk egyszerű költségkimutatásról, algoritmusok alapján optimalizált készletekről vagy akár mesterséges intelligencia által előre jelzett megelőző karbantartásról.
Az adatalapú működésnek számos előnye van: nagyobb mennyiségű adatot tudunk kezelni, gyorsabban és megalapozottabban tudunk döntést hozni, a vállalat teljesítménye pedig nem a hangadók véleményére és érzelmeire, hanem konkrét adatokra alapozva határozható meg. McAfee és Brynjolfsson 2012‑es tanulmánya bemutatta, hogy
azok a vállalatok, amelyek az adatalapú döntéshozatalban kiemelkedően teljesítenek az iparágukhoz képest, átlagosan 5 százalékkal termelékenyebbek és 6 százalékkal profitábilisabbak, mint versenytársaik.
Ezeket az előnyöket azonban csak kevés magyarországi kis- és középvállalat (kkv) élvezheti, mivel a digitális átállás még sokuknál várat magára. A Budapest Institute of Banking (BIB) E-KKV néven például egy olyan ingyenesen elérhető e-learning-platformot hozott létre, amely közvetlenül segíti a kis- és középvállalkozásokat a digitális átalakulásban. A következőkben három olyan tényezőt tekintünk át, amely elősegíti az adatalapú megoldások sikeres bevezetését.
Hirtelen váltás helyett fokozatosság
Napjainkban a technológia lehetővé teszi, hogy szinte teljesen digitalizálttá váljon egy vállalat. Képzeljünk el egy italautomatákkal foglalkozó céget, ahol egy mesterséges intelligenciával épített algoritmus előre jelzi, hogy mely automatában milyen forgalomra számíthatunk egyes termékekből, majd automatikusan rendelést ad fel a beszállítónak. Az előre összecsomagolt szállítmányért önvezető autó megy ki, majd egy robotkar tölti fel az automatát. A vevőket egy marketingautomatizáló szoftver csábítja a géphez azonnali mobilértesítés vagy mozgásra induló reklám segítségével. Végül a számlakezelést egy automatizált vállalatirányítási rendszer végzi el. Bármennyire érdekesnek is tűnik a fenti, nem is annyira tudományos-fantasztikus leírás, lehet, hogy többet árt, mint használ, hiszen egy átlagos mai magyar kkv még olyan messze van ettől a szinttől, hogy a leírás elrettentheti a digitalizációba való beruházástól.
Az Európai Bizottság 2020-as felmérése (The Digital Economy and Society Index – DESI) szerint
a magyarországi kkv-k közül csak minden hatodik számít digitálisan fejlettnek, ezzel az uniós rangsor alsó negyedébe tartozunk.
Nem csodálkozhatunk tehát, hogy a szektorban az automatizálás foka is alacsony, elsősorban Excel-táblázatokban nyilvántartott adatok időigényes feldolgozása alapján kell döntést hozniuk a vállalatvezetőknek.
Nem reális, hogy a kis cégek tömege térne át rövid időn belül a digitális működésre, de a fokozatos változást érdemes minél hamarabb elkezdeni.
A Budapesti Corvinus Egyetem (BCE) Versenyképesség Kutató Központja szerint a vállalatok kevesebb mint egyharmadának van világosan meghatározott digitális stratégiája. Ennek a kialakítása azonban kulcsfontosságú a hosszútávú fejlesztések véghezvitele szempontjából. A BIB E-KKV képzése három olyan területet azonosít a vállalkozásoknak, amelyeken számottevő előnyt nyújthat az adatalapú megoldások alkalmazása: az értékesítés és marketing, a termelés, valamint a támogató folyamatok. Mindhárom esetben bemutatja, hogy melyik megoldást milyen digitális érettségi szint mellett érdemes bevezetni, legyen szó értékesítési kimutatásokról, ügyfél-szegmentációról vagy prediktív analitikáról. A fokozatos változás kisebb terhet ró a vállalkozásra, sőt a további bevezetések is könnyebbé válnak, hiszen egy egyszerűbb megoldás kiépítése megteremti a feltételeket a további fejlesztésekhez (például könnyebb statisztikai adatelemzést végezni, ha már készült használható adattárház a havi kimutatásokhoz).
A bevezetési folyamat újfajta szemléletet követel
Önmagában új szoftverek megvásárlásával a vállalkozás még nem fogja tudni kihasználni a digitalizáció előnyeit, ehhez a belső folyamatokat is át kell alakítania. Például egy sok értékesítővel rendelkező vállalkozás hiába vásárol meg egy ügyfélkapcsolati szoftvert, ha az értékesítők nem rögzítik megfelelően az aktivitásaikat a rendszerben. Ha pedig van elég adatunk, attól még nem biztos, hogy megfelelően végezzük el az ügyfélszegmentálást: a szegmensek önmagukban mit sem érnek, ha az értékesítőket nem képeztük ki azzal kapcsolatban, hogy melyik ügyfelünk milyen kiszolgálásban vagy árkedvezményben részesülhet. Egy sikeres ügyfél-szegmentációs projektben a szervezet számos tagjának kell együttműködnie, és megannyi folyamatot kell átalakítanunk ahhoz, hogy elérjük a kívánt hatást: a lojálisabb ügyfélkört és a magasabb profitábilitást.
A BCE 2019-es Versenyképességi gyorsjelentése szerint csupán minden ötödik vállalkozás vélekedik úgy, hogy a digitális átalakulása előre meghatározott módon történik. Az ad hoc digitalizációs folyamat nagymértékben nehezítheti a sikeres bevezetést: a Vodafone felmérése kiemeli, hogy még a nyugat-európai kkv-k többségének is nehézséget okozott az új technológiák integrálása az üzleti folyamatokba.
Az ingyenes BIB E-KKV képzés nagy hangsúlyt fektet az adatalapú projektek bevezetésének folyamatára. A résztvevők részletekbe menően megismerhetik, hogy az adatalapú vállalatirányítással kapcsolatos projekteknek, bár fontos, de kis része a statisztikai elemzés. Ezt jóval megelőzi az üzleti probléma mélységi megismerése és az adatok gyűjtése, tisztítása. Az elemzéseket követően érdemes nagy energiákat fektetni az eredmények értékelésére és az üzleti folyamatokba való beépítésére.
A bizalom növelése kulcsfontosságú
Hányszor fordult elő velünk, hogy utazás közben, GPS-t használva nem fogadtuk meg a navigálószoftver javaslatát, hanem azt felülbírálva mentünk a magunk útján? Az esetek többségében utazásunk átfutási idejének nincs nagy tétje; nem úgy az adatalapú megoldásokat alkalmazó vállalatok esetében. Rábíznánk-e magunkat egy gép javaslatára, ha az lenne a kérdés, hogy mely vevőnknek adjunk árkedvezményt, mennyit gyártsunk egy adott termékből, vagy éppen leállítsuk-e az egész gyártósort, mert egy algoritmus közelgő meghibásodást jelez?
Ugyanis hiába fektetett annyi energiát a vállalkozás egy új adatalapú megoldás bevezetésébe, vállalt tetemes kiadást egy szoftver megvásárlásával, alakította át folyamatait, képezte munkavállalóit, ha a döntő pillanatban a döntéshozó nem hisz a gépnek, hanem csak a saját megérzéseinek, akkor olyan, mintha nem is fejlesztett volna semmit.
Nincsenek pontos adataink arról, hogy a digitális beruházások mekkora aránya megy veszendőbe azáltal, hogy nem használják az elkészült megoldásokat. Mindenesetre az biztos, hogy ez a legkevésbé látható akadályozó tényezője az adatalapú transzformációnak.
A BIB E-KKV képzésének digitalizáció modulja több olyan módszert is bemutat, amelynek segítségével növelhető a szervezet bizalma az adatalapú megoldásokkal kapcsolatban. Ide tartozik a kollégák bevonása már az adatgyűjtés szakaszában, a fokozatos haladás és kísérletezés támogatása a vállalatnál, vagy akár a transzparens projektcélok és ütemezés. Ha ehhez hasonló módszereket aktívan alkalmazunk, a digitális transzformáció nemcsak névlegesen fog megvalósulni, a vállalkozás valós előnyre is szert tehet, elősegítve ezzel, hogy a bizonytalan környezetben ne csak túléljen, hanem növekedjen is.
