Az épülő és tervezett modern irodaházak nagy mozgást okoznak, sok kisebb-nagyobb vállalatot késztetnek költözésre a közeljövőben. Miközben a cégvezetés az új vállalati székhely presztízsnövelő hatásának bűvöletében él, a várható költözés és költöztetés kapcsán hajlamos megfeledkezni a legfontosabbról, a munkatársak igényeinek felméréséről és a kommunikációról. A kész tényként közölt költözés emiatt több értékes és akár jelentős számú munkavállaló felmondásához vezethet, vagyis az új irodaházprojekt, amelyhez nagy reményeket fűzött a cégvezetés, emiatt sikertelen és akár veszteséges lépéssé válhat – figyelmeztet Szabó Eszter munkapszichológus, a CBRE változásmenedzsment-szakértője. A nemzetközi ingatlan-tanácsadó hálózat az erőteljesen növekvő irodapiaccal együtt járó kihívások kezelésére, a megváltozott munkakörnyezetből adódó munkavállalói stresszhelyzetekre megoldási javaslatokat kínáló szolgáltatása éppen ezért nagyon is aktuális problémát igyekszik kezelni. Mint a szakértő kiemeli, miközben a cégek extrém összegeket költenek modern, trendkövető irodai megoldásokra, hajlamosak ezeket nem a saját munkavállalóikra és kultúrájukra szabni.
A munkakörnyezeti stratégia egyelőre kevésbé elterjedt Magyarországon, noha a költözéshez kapcsolódó igények, a jelenlegi és a majdani munkakörnyezet közötti elvárt különbségek feltérképezése a sikeres költözés alapja. A másik meghatározó tényező a kommunikáció: amikor az érintettekkel nem közlik, hogy miért és hogyan zajlik majd a költözés, milyen szakaszokból áll, és mire számíthatnak. A cégek a munkavállalók bevonása helyett a változással járó frusztrációt és bizonytalanságot növelik. Hivatalos kommunikáció híján pletykákra, eltorzult információkra támaszkodnak az érintettek, és úgy élik meg, hogy nincs közük a változáshoz. Ráadásul a modern irodaházba költözés többnyire a korábbi cellás, 4-6 fős vagy privát irodák felszámolásával jár, az új helyen hirtelen nyitott irodatérbe kerülnek a más munkakörnyezethez szokott dolgozók. A munkapszichológus szerint egy megfelelően menedzselt költözés során a modern irodatérrel kapcsolatos előítéletek eltűnnek, és előtérbe kerülnek a pozitív hozadékok, az előnyök. Ilyen például a jól tervezett irodaterekben a kollaborációs, koncentrációs és relaxációs terek elérhetősége – jó esetben előre felmért igények szerint.
Jelentős nemzetközi felmérések tanúsága szerint a dolgozóknak az irodában a legfontosabb az asztal és a szék minősége, a jó kávé, valamint a megfelelő hőmérséklet. Ezek az eredmények is azt mutatják, hogy fontos ugyan a legújabb trendek követése, de a munkavállalók számára a legfontosabb szempont még mindig az alapszükségleteik figyelembevétele. Kényelmes, komfortos munkahelyre vágynak – egy térre, amely elősegíti a hatékony munkavégzést. Ilyen például az állítható magasságú asztal, egy jól kialakított kávézósarok vagy a közelben elérhető nívós étkezési lehetőség. Mindezekre odafigyelni már jó kezdet – mondja a munkapszichológus. Szabó Eszter szerint a kezdetben legnagyobb ellenérzést kiváltó egyterű irodában az önálló, fókuszált munkavégzés feltételeinek megteremtésére számtalan akusztikus megoldás alkalmazható, ezek mellett csendes zónák, fülkék és térelválasztó elemek kombinációja is képes a kívánt hatás elérésére.
A CBRE szakértőinek tapasztalatai szerint a home office lehetősége már az állásinterjún döntő kérdés a potenciális munkavállalónak, gyakorlatilag cafeteriajuttatásként értékeli annak részleges lehetőségét. Az időnkénti, de rendszeres, akár előre tervezhető időpontokban biztosított otthoni munkavégzés lehetőségével később is sok probléma orvosolható, például egy jelentős létszámnövekedés. Ennek ellenére sok cégnél még mindig negatív a megítélése az otthoni munkavégzésnek. A munkapszichológus szerint ez gyakran a vezetők bizalmatlanságából fakad, ami lehet korábbi rossz tapasztalatok miatt, de akár mélyebb szervezeti problémákat is jelezhet. A távmunkát támogató kutatások és trendek ellenére is érdemes kiemelni, hogy a home office továbbra sem jog, amely magától értetődően jár minden munkavállalónak, hanem olyan eszköz, amellyel a munkáltató bizalmat sugározhat a munkavállaló felé, és támogathatja a munka–élet egyensúlyt, növelve a dolgozói elégedettséget, és ezáltal a produktivitást, a cég iránti lojalitást.
A cég költözése, az új irodaház bérletére szóló szerződés öt-tíz évre szóló döntés, ezért érdemes az ideiglenes megoldásokat kerülni, hiszen túl hosszú időről van szó. Pénzügyi okokból és az elérhető szabad irodák végessége miatt a dolgozóknak nem az irodaház kiválasztásába kell beleszólást engedni, hanem az irodatér kialakításánál kell figyelembe venni az igényeiket. A körültekintően megtervezett költözés során nem fordulhat elő az, ami a legtöbb elkapkodott és átgondolatlan szerződésnél, hogy a szükséges területnél végül 10-15 százalékkal szűkebb helyre szól a megállapodás. A zsúfoltság feszültségeket, a személyes tér és a közösségi tér hiánya pedig romló munkamorált okozhat. Ez éppen ellentétes azzal, aminek érdekében a költözésről szóló döntés megszületett: a cég márkaépítéséért, valamint a fejlődés újabb, ígéretes fejezetének kezdetéért.
Jellemzően
10
évre kötelezik el magukat a bérlők, a döntések hosszú távon hatnak
