Kiállításra alapos előkészítéssel
Számos alkalom kínálkozik, hogy a magyarországi kis- és középvállalkozások támogatást kapjanak kiállításokon való részvételhez. A pályázatok útján elnyerhető dotáció kínálta lehetőséggel nem csak élni kell tudni, jól is kell tudni élni vele - szögezi le Szilágyi Anna, az ITDH kiállításokkal foglalkozó illetékese. Ez nem csupán sikeres pályázatírást jelent. Fontos annak kiválasztása, mire pályázzon a vállalkozás. A kiválasztás maga is folyamat, aminek több, egymással összefonódó, ám tisztán kivehető etapja van.
Először el kell dönteni, maga a vállalkozás felkészült-e egy nemzetközi megméretésre. Ennek keretében meg szükséges vizsgálni, van-e értékesíthető, exportképes áru- vagy szolgáltatásalap. Meg kell határozni az üzletpolitikai célt, aminek része a relációs szándékok tisztázása is. Nevezetesen, hogy milyen régióban, országban érdemes bemutatkoznunk. Valójában ebben a fázisban azt kell eldöntenünk, milyen célt szolgál esetleges részvételünk.
Ahhoz, hogy konkrét bemutató mellett döntsünk, alapos információgyűjtésre van szükség. Az internet korában ez nem probléma - szögezte le Szilágyi Anna. A többi között fel kell mérni, az adott rendezvénynek milyen az üzleti és civil látogatói összetétele, mekkora a látogatottsága mindkét körből, versenytársaink megjelennek-e a rendezvényen, vannak-e a visszajáró kiállítók között potenciális partnerek (akár kereskedelmi, akár beszállítói ügyletről legyen szó).
A döntés meghozatalához szükség van arra is, hogy pontosan meghatározzuk a rendezvénnyel kapcsolatos feladatainkat. Milyen célunk van a részvétellel? Új kapcsolatokat akarunk kiépíteni, netán régi szálakat felvenni és erősíteni? Fel akarjuk mérni azt, hogy hol állnak a versenytársaink? Beszállítókat keresünk, vagy olyan partnert, amely minket foglalkoztatna beszállítóként? Értékesítési csatornákat keresünk, ügynököt, importőrt? Netán a helyszínen szeretnénk értékesíteni portékánkat? Presztízsnek érezzük, hogy ott a cégünk helye, esetleg imázsunkat akarjuk javítani általa?
Ha mindez megvan, lehet pályázni, az elnyert pályázat alapján pedig folytatni a felkészülést a rendezvényen való részvételre. Ehhez - hívja fel a figyelmet Szilágyi Anna - a fenti kérdésekre adott válaszok adják az alapot.
A követező fázisban arról kell dönteni, milyen lesz vállalkozásunk megjelenése, milyen anyagokat vigyünk magukkal; adjunk-e fel hirdetést a helyi sajtóban, hogy felhívjuk magunkra a figyelmet; szervezzünk-e kísérő rendezvényt, attrakciót a vásár idejére - hogy néhány példát említsünk.
Egyáltalán, arról is határozni kell, pontosan milyen legyen a cég bemutatkozása. Ezzel kapcsolatban szükség esetén érdemes akár szakemberhez is fordulni, mivel nagyon fontosak a külső jegyek is, miként az adott rendezvény imázsának megfelelő megjelenés. Ez nem pénz kérdése, mert többet árt, mint használ, ha a mi bemutatkozásunk nincs összehangban a rendezvény egészének imázsával, akkor is, ha mi vagyunk "flancosabbak" - mutat rá az ITDH szakembere, aki még egy nagyon fontos szempontra felhívja a figyelmet: a vállalkozást a kiállításon képviselő szakembernek feltétlenül nyelveket beszélő, a külkereskedelmi technikákban jártas, tárgyalóképes (idegen nyelven is) és döntésképes embernek kell lennie. Sajnos, ez koránt sincs mindig így - öszszegzi tapasztalatait.
A kiállítási részvételnek van még egy vetülete, nevezetesen az utógondozás. Sokan nem fordítanak kellő figyelmet arra, hogy azokkal az üzletemberekkel, akik felkeresték standunkat és otthagyták névjegyüket, érdemes utólag is tartani a kapcsolatot. Még akkor is, ha rövid távon nem néz ki üzlet a kontaktusból. Egyes relációkban - így a Távol-Keleten - ennek egy héten belüli elmulasztása akár azt is eredményezheti, hogy örökre elvész a nem kis erőfeszítéssel felvett kapcsolat, mutatott rá Szilágyi Anna. (NVZs)
