Informatizált gyógyszer-nagykereskedelem

A gyógyszer nagy- és kiskereskedelem információs kapcsolatát a patikai finanszírozásból és fogyasztói szokásváltozásokból kialakuló, napi többszöri rendelés/kiszállítás, illetve az ebből adódó, 2-4 órás kiszolgálási ciklus határozza meg.

A rendelésfelvételtől a kiszállításig terjedő rövid időtartam, valamint a forgalmazott cikkek bővülő, nagykereskedőnként tízezres nagyságrendű köre - amely jelentős tranzakciószámot, rövid válaszidőt igényel - precíz ügyviteli és információs rendszert, egyúttal az egész üzleti folyamat magas fokú automatizáltságát követeli meg.

A kis- és nagykereskedelem közötti lánc egyik végén - a biztosítási rendszer elszámolási követelményei miatt is - az "informatizált" gyógyszer-kiskereskedelmi rendszerek találhatók. Ezekből a rendelések anyagszükséglet-számítással is támogatott meghatározása, elektronikus továbbítása, valamint visszaigazolása - beleértve a teljesítés részleteit tanúsító, az automatikus készletre vételt támogató elektronikus szállítólevelet is - áll.

A lánc másik végén a gyógyszer-nagykereskedők - rendelési csúcsidőkben magas tranzakciószámmal - telephely-, raktározási mód- és típus-, illetve az adott termék gyártási jellemzői szerint is differenciált tárolású, készlet- és raktárgazdálkodási rendszere található. Ez szervesen csatlakozik a raktári ellenőrzést támogató komissiózó rendszerekhez. Része a komissiózó rendszereknek a végellenőrzés támogatása is, mely történhet telepített vagy mobil vonalkódos eszközökkel, súlymérésen vagy egyéb hibameghatározáson alapuló technikákkal.

Raktári színtű feladat még a minőségbiztosítás, mely a nyilvántartási és kontroll funkciók elektronikus archívumban való tárolását, a kiszállításokhoz kapcsolódó automatikus előállítását - bármely telephelyről, vagy megfelelő kontroll melletti, akár weblapon keresztüli -, a vevők és más üzleti partnerek általi tetszőleges megtekintését is lehetővé teszi.

A két végpont - a patikai rendszer és a nagykereskedői raktári folyamatok - között feszül a nagykereskedő vállalatirányítási rendszere, mely a gyógyszer-nagykereskedelmi piac döntő részét lefedő, néhány jelentősebb piaci szereplő esetében stabil, kellő támogatottsággal és rugalmassággal bíró bevált ERP rendszer lehet. Ennek oka az iparág korább vázolt jellemzőiben - magas tranzakciószám, rövid kiszolgálási és válaszidők, magas üzemszüneti költségek, magas szintű szabályozási és dokumentáltsági követelmények - keresendő. Az alap üzleti folyamatokat általában egy vagy maximum két rendszerrel fedik le. A raktárgazdálkodási rendszer jelen gyakorlat szerint lehet önálló, dedikált megoldás, vagy része a kellően méretre szabott, esetleg speciális iparági megoldásokkal támogatott általános ERP rendszernek. Az előbbi egyedi igényekre rugalmasabban alakítható, az utóbbi integráltabb, változások követésében kevesebb egyedi munkát s szinkronizálást igénylő, konzisztensebb megoldást kínál.

A gyógyszer-nagykereskedők informatikai rendszerét számos egyéb mellett az alábbi kihívások figyelembevételével célszerű kialakítani:

Tranzakciószám: a vázolt piac több nagy szereplője - a többszöri rendelés lehetőségét is figyelembe véve - napi ezres nagyságú rendelést rögzít, s ezzel közel arányos számú szállítólevelet, számlát állít elő. Naponta néhányszor tízezertől százezres nagyságrendig terjedő rendeléstételt komissióz, amely több száz ezer doboz termék, tízezres nagyságrendű termékféleségből. Naponta ezres nagyságú vevőhöz szükséges optimális útvonalon több ezer láda árut eljuttatni.

A disztribúció mellett az alaptevékenységhez tartozik a gyakorta kevésbé hangsúlyozott beszerzési logisztika, amely pl. MRP funkció által vezérelten napi több száz fajta és raklapnyi cikk beszerzését, beérkeztetését, bevételi minőségbiztosítását igényli.

Az értékesítést is magában foglaló komplex logisztikai üzleti alaptevékenységet az ügyvitel más iparágban is elengedhetetlen háttérelemei - pénzügy, számvitel, kontrolling, eszköz- és humánerőforrás-gazdálkodás - egészítik ki, melyek a működtetendő információs bázis méretét tranzakcióikkal ugyancsak növelik. Ennek kellő performanciajellemzők melletti kezelése - figyelembe véve a leginkább időkritikus rendelést - nem kis feladat elé állítja az információs rendszert. Ennek megoldásában szerepet kap az adott méretű adatbázist hatékonyan és kellő válaszidővel kezelni tudó infrastrukturális, kommunikációs rendszer és környezet kialakítása, a megfelelő üzemeltetés technikák - a produktív, archív és adattárház felhasználású adatok rendszeres szeparálása - alkalmazása.

Stabilitás: a szoftverminőség, a rendszer rendelkezésre állás szempontjából magas mércét szab az üzlet által diktált kiszolgálási ciklus rövidsége. Gyakoribb vagy hosszabb időszakra elnyúló rendszerleállások, esetleg üzenet- vagy tranzakcióvesztések egyébként a lojális vevőkör elveszítéséhez is vezethetnek egy olyan piacon, ahol a verseny intenzitása jelentős, a szolgáltatás differenciáltsága nem jellemző, a beszerzés (legalábbis rövid távú) váltásának költségei elenyészőek (az elektronikus rendelés azonnal ismételhető más szállító felé). A vevőelpártolás magas kockázatának oka még, hogy a patikai készlettartalékok alacsonyak, a végfelhasználó (beteg) igénye nem halasztható, s így egy rendelés elvesztése végleges, az utólag nem pótolható sem a patikai, sem a nagykereskedői oldalon. Mindezek az üzleti kritikus nagykereskedői alkalmazásokkal szemben tartalékolt, magas rendelkezésre állású kommunikációs és rendszerkörnyezetet, megfelelően tesztelt, hibamentes szoftvert, megfelelő üzemeltetési és katasztrófaelhárítási gyakorlatot, felkészültséget igényel.

Konnektivitás: számos üzleti partner a gyógyszer-nagykereskedővel - néha eltérő okokból - általában szívesen kommunikál elektronikusan, beleértve a közvetlen, alkalmazásszintű elektronikus kapcsolatokat is. Vevőink felé döntően a már vázolt időkorlátok és jelentős adatmennyiség, továbbá a folyamatok nagyfokú standardizáltsága, rutin jellege miatt alkalmazzuk, ez tipikusan a rendelésfelvétel és kapcsolódó bizonylatainak elektronikus útra terelése. A rendszergazdák által üzemeltetett, a nagykereskedőhöz kihelyezett, vagy a nagykereskedő informatikai rendszerének szerves részét képző saját rendelésfogadó megoldások terjedtek el. Utóbbi időben nő az igény az ilyen jellegű kommunikáció gyorsítására, korszerűsítésére, amely a köztes üzenettárolástól mentes megoldások irányába mutat.

A sikeres elektronikus kapcsolat feltétele vevői és szállítói viszonylatban az egyértelmű kölcsönös cikkszám-megfeleltetés, vagy ideális esetben egy közös cikkszámrendszer.