Új elektronikus dokumentumkezelési megrendelés az E-Groupnak
A megrendelő Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete (PSZÁF) bővíti elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerét. A meglévő rendszer továbbfejlesztésére és új funkciók hozzáadására egyrészt a jogszabályi előírások kötelezik a szervezetet, ugyanakkor a továbbfejlesztett modulok segítségével gyorsabb, biztonságosabb és gördülékenyebb lesz az ügyintézés, illetve a szervezeten belüli dokumentum-közlekedtetés.
A PSZÁF biztosítja és ellenőrzi a pénzügyi piacok, illetve azok szereplőinek megbízható, átlátható működését, továbbá védi a piaci szereplők érdekeit, s a szükséges információk biztosításával szolgálja a fogyasztói döntések kockázatának csökkentését. Az állami szervezet már a jogszabályi környezet változása – néhány tekintetben kialakulása – előtt bevezetett egy dokumentumkezelő, egy iktató és egy irattári rendszert is, amelyek együttműködve, integráltan végezték az iratkezelési feladatok támogatását. Jelen változatukban azonban nem felelnek meg sem a jogszabályi, sem pedig az időközben felmerült felhasználói igényeknek. A PSZÁF 2006-ban indította az IT Tudatosság nevű fejlesztési projektjét, amely többek között célul tűzte ki egy teljeskörű elektronikus ügyintézés kialakítását, a meglévő irat- és dokumentumkezelés korszerűsítését is.
Az E-Group minősített rendszerének dokumentumkezelő komponense a PSZÁF-nál
A közfeladatot ellátó szervezetek iratkezelésére vonatkozó rendeletek előírják, hogy idén januártól csak tanúsított elektronikus iratkezelő rendszer vezethető be, amennyiben a szervezetek papír alapú dokumentumkezelésről váltanak elektronikusra, vagy jelenlegi rendszerük cseréje mellett döntenek. 2009-től pedig minden költségvetési intézmény köteles lesz elektronikus aláírás kezelésére is alkalmas rendszer használatára. Az IT Tudatosság projekt keretén belül a Microsoft nyerte el a dokumentumkezelő komponens továbbfejlesztésére vonatkozó megbízást, s az E-Group a fővállalkozó partnereként folyamatfejlesztésekkel és termékekkel vesz részt a PSZÁF iratkezelő rendszerének továbbfejlesztésében. Az E-Group a nemrégiben minősítést nyert rendszere, az eDOX.GOV.portal2007 egyes komponenseinek felhasználásával és továbbfejlesztésével egy új, központi dokumentumkezelő szolgáltatást alakít ki, amelyben mindhárom jelenlegi, valamint a jövőbeni alkalmazások is egyaránt tárolhatják az általuk kezelt dokumentumokat. Mindezt anélkül, hogy az adott alkalmazásban újra kellene implementálni a rendeletek által elvárt szolgáltatásokat. A továbbfejlesztett rendszernek köszönhetően csökkennek a jövőbeni fejlesztési ráfordítások, mert korszerű, könnyen konfigurálható és a rávonatkozó jogszabályoknak hosszútávon megfelelő dokumentum-alapinfrastruktúra épül ki. Az új infrastruktúra képes többek között az elektronikusan érkezett és szervezeten belül keletkező elektronikus tartalmak központi tárolására, illetve ezek együttműködésének biztosítására. A rendszer szükség esetén továbbítja a dokumentumokat az iktatórendszer felé, illetve a kifinomult visszakeresési funkciók segítségével képes onnan iktatási adatok átvételére is.
Öt lépcsőben vezetik be az új dokumentumkezelő rendszert
A Microsoft MSF (Microsoft Solution Framework) módszertana szerint – amelyet sikeresen alkalmaztak több iparági fejlesztési projektben – öt különálló fázisban valósítják meg a fejlesztők a projektet. Az első fázis az elképzelési szakasz, amelyben összegyűjtik a fejlesztéssel kapcsolatos elvárásokat, majd ennek alapján a második, tervezési szakaszban kialakítják az architektúrát, és részletesen megtervezik a szoftvert. A harmadik fázisban kifejlesztik és tesztelik a szoftvereket, majd a stabilizációs szakaszban kerül sor a felhasználói élmény véglegesítésére. A negyedik fázisban tartósan tesztelik a rendszer stabil működését, majd az ötödik fázisban a problémamentes működés után élesítik az új dokumentumkezelő központot.
