Beszerzések a digitális korban

Nem is olyan régen a vállalati beszerzés afféle tranz­akció­menedzsment volt: a beszerzésen dolgozók megkapták a megrendelést, átlapozták a katalógusokat, tárgyalások után kiválasztották az ár-érték tekintetében legjobb ajánlatot, és – ha éppen nem volt hiánycikk – megvásárolták az árut. Ez általában sok időt igényelt, nemritkán frusztráló is volt, különösen akkor, ha a folyamatos működéshez szükséges termékeket vagy szolgáltatásokat „tegnapra” kellett beszerezni.

A nagyobb, nemzetközi cégek esetében további kihívás volt az adminisztráció, az, hogy a beszerzéseket helyi szinten intézték. A különböző országokban készült termékek és szolgáltatások összehasonlítására nemigen volt mód, a beszerzések vállalati szintű összehangolására pedig még kevésbé.

A digitális fejlődés e területet is megváltoztatta. Egyre több vállalat intézi globális rendszereken keresztül a beszerzéseket. Itt egy helyen versenyeznek a beszállítók, a megrendelések papír nélkül adhatók le, a szállításokat percről percre nyomon lehet követni. Sokkal gyorsabb kiírni a tendereket, maga a folyamat pedig jóval kevesebb ráfordítást igényel.

Beszállítói oldalról további előny, hogy földrajzi határok nélkül lehet a pályázatokon részt venni, a felhívásokra azonnali időben tudnak reagálni, akár egy tablet használatával.

Mindezeknek köszönhetően a költségek sokat csökkennek, de nem csupán erről van szó. Az üzleti hálózatok, a felhő, a big data, az analitikai megoldások hadrendbe állításával a beszerzési szervezeteknek könnyebbé válik a saját munkájuk, a belső-külső ügyfelekkel való együttműködés és azon értékek ismertetése, amelyeket a szervezet számára biztosítanak. A beszerzés, ha jól működik, a vállalat egésze számára teremt értéket.

Sőt, ez fokozható. Nem nehéz elképzelni egy olyan automatizált beszerzési rendszert, amely a mesterséges intelligencia eszközeivel vizsgálja a folyamatokat, szerződéseket, és javaslatot tesz annak az alkatrésznek a megrendelésére, amely egyelőre működik ugyan, de az IoT-szenzorok azt jelzik, hogy hamarosan cserélni kell, vagy néhány hónap múlva várhatóan hiánycikk lesz.

Karnyújtásnyira van már az olyan megoldás is, amely források ezreit átvizsgálva ellenőrzi, hogy egy termék előállításának egyetlen lépésében sem dolgoztattak gyerekeket, mindig biztosították a megfelelő munkakörülményeket, és a környezetet károsító alapanyagokat sem használtak.

A beszerzés fejlődésének következő pontja az lehet, amikor itt is megjelenik a blokklánc, a virtuális vagy a kiterjesztett valóság technológiájának alkalmazása.

Utópisztikusnak hangozhat az utóbbi – bár meggyőződésem, hogy legfeljebb néhány év múlva ez is valóság lesz. A hatékonyság azonban a meglévő folyamatok monitorozásával ma is javítható. Ennek során

az informatikával támogatott folyamatokban keletkező valamennyi digitális nyom összegyűjthető, feldolgozható, megjeleníthető – ami nagyban hozzájárul a transzparenciához, a kivételek kezeléséhez, a szabályszerűség növeléséhez.

A hazai vállalati rendszerek hatékonysága ezzel a módszerrel tovább javítható, a folyamatköltségek akár negyedével, az átfutási idők pedig harmadával csökkenthetők. Az ilyen megoldások a beszerzésen vagy a jóváhagyáson túl olyan területeken is széles körben használhatók, mint a gazdálkodási folyamatok, az anyag- és eszközigénylések és kiszolgálásuk, a raktárkezelés vagy éppen a szervezetek közötti elszámolások rendszere.

Egykor a beszerzési osztályok vezetőinek munkáját annak alapján ismerték el, hogy vásárlásaikkal mennyit takarítottak meg a vállalatnak. Ma már annak a vezetőnek jár a dicséret, aki a beszerzésekkel nemcsak beszerez, hanem változást, lehetőséget teremt a vállalat által fontosnak tartott értékek növelésére: legyen az munkavállalói elkötelezettség, a lemorzsolódás csökkenése, rugalmasság, gyorsabb piacra lépés, kisebb adminisztráció.

Ablonczy Balázs,

az SAP Hungary Kft. ügyvezető igazgatója