Új típusú outsourcing

Az outsourcing fogalma a hazai szakemberek számára is egyre ismerősebben cseng. Külső erőforrások bevonásával megváltozhat egy cég működési mechanizmusa, jelentős javulás érhető el a vállalat működésének hatékonyságában, sőt akár a teljesítményben is. Magyarországon elsősorban a hagyományos outsourcing folyamatát ismerik a vállalatok, amikor egy-egy terület: munkaügy, bérszámfejtés, help desk, logisztika, műszaki üzemeltetés kerül kiszervezésre. Amerikában és Európában azonban megszaporodott azon cégek száma is, amelyek az úgynevezett vállalatátalakítást célzó outsourcingot veszik igénybe. Itt a kiszervezés elsődleges célja nem feltétlenül az adminisztrációs munka csökkentése, vagy a hatékony munkavégzés újraszervezése, hanem a versenyképesség növelése, vagy akár az adott terület rentábilissá tétele lehet.

A vállalati szintű outsourcing kezdeményezések története alig több mint egy évtizedre nyúlik vissza, amikor is az Eastman Kodak Company azzal a bejelentésével hozta izgalomba az üzleti köröket, hogy egy 10 évre szóló, 250 millió dolláros üzletet kötött teljes informatikai hátterének külső partnerek révén történő üzemeltetésére. E kezdeményezés fő célkitűzése a költségcsökkentés és egyfajta "feladattisztítás" volt, hogy a vállalatvezetés a lényegi tevékenységekre összpontosíthasson. Azóta a külső erőforrások bevonásával kapcsolatos ügyletek száma - és persze értéke is - magasba szökött. 2000-ben például egy tanulmány szerint (Doyle, 2000) világszerte 1000 milliárd dollárt költöttek az ilyen jellegű szolgáltatások igénybevételére.

A hagyományos outsourcingben a vállalaton belül működtetett műveletek elvégzését (például bérszámfejtés) bízzák rá egy outsourcing cégre, amely mind hozzáértése, mind pedig lehetőségei révén versenyképesen tudja ellátni a rábízott feladatokat. A kiszervezett folyamat azonban nem kapcsolódik az adott cég elsődleges tevékenységi köréhez. A vállalat és a megbízott outsourcing partner közösen határozzák meg a teljesítménymutatókat, egyértelműen megjelölik a költségcsökkentésre és szolgáltatási szint javítására vonatkozó elképzeléseket, megírják a szerződést, megalkudnak az elvégzett munka után járó díjban. Mivel az outsourcing cég a tevékenységek csak egy bizonyos részét látja át, ehhez kell igazítani a felelősség vállalását és ellenőrző szerepét is. A vállalatátalakítást célzó outsourcing mutatóinak kialakítása már bonyolultabb dolog. Nehéz piaci helyzetben lévő, gyakran a csőd szélén álló vállalkozások bízzák meg az outsourcing cégeket, hogy vegyék át a sürgős "javítást" igénylő feladatokat és folyamatokat. Sok esetben ezen feladatok teljesítménymutatói nem relevánsak, sőt, sok esetben gyengék, vagy egyáltalán nem is léteznek. Nemrég például egy angliai telekommunikációs cég új outsourcing partnere arra jött rá, hogy a cég 7 különböző osztálya foglalkozik számlázással, és közülük egy sem mérte még soha saját teljesítményét.

Az Accenture's Institute for Strategic Change 260 olyan vállalatvezetőt kérdezett meg, akik már komoly tapasztalattal rendelkeztek az outsourcingről. A vállalatvezetők által képviselt szervezetek 73 százaléka a versenyszférában, 27 százaléka pedig a közszférában tevékenykedett, 65 százalék észak-amerikai székhelyű volt, 35 százalék pedig európai vagy ázsiai. A válaszadók 65 százaléka azért döntött úgy, hogy együttműködik outsourcing partnerekkel, mert komoly költségcsökkentést és a szolgáltatási szint javítását szerették volna elérni a vállalaton belül. A megkérdezettek 52 százaléka állította, hogy az outsourcing célja nem más, mint hogy a folyamatos belső ellenőrzést fel lehessen cserélni az átláthatósággal.

Míg Nyugat-Európában szinte evidenciának tartják a hr-tevékenység adminisztratív folyamatainak kiszervezését, az outsourcing mértéke ezen a területen mintegy 80 százalékra tehető, addig Magyarországon épphogy elindult a folyamat.

Ocskay Szilárd, a Nexon Kft. ügyvezető igazgatója szerint ez elsősorban azzal magyarázható, hogy a nagyvállalatok többsége nem ismeri elég jól az outsourcing előnyeit, míg a manuális és kevésbé elektronikus ügyvitelre berendezkedett kis- és középvállalatok számára nem is túl jelentős az elérhető költségmegtakarítás. A szakember szerint a versenyhelyzetben lévő, ezért a költségekkel és az erőforrás-ráfordítással óvatosan bánó cégeknél hamarabb előtérbe kerül az erőforrás-kihelyezés gondolata az alaptevékenységhez szorosan nem tartozó munkafolyamatokra vonatkozóan. Hasonló a helyzet azoknál a szervezeteknél is, ahol már okozott gondokat a nem megfelelő szakértelem, elsősorban a humánerőforrás-gazdálkodás, bérszámfejtés területén.

A Malév és a Flextronics egyaránt outsourcing szolgáltatást vesz igénybe, elsősorban az alaptevékenységhez nem kapcsolódó terhek, a munkaidő-nyilvántartás és -feldolgozás, illetve a munkaszervezés területén. A British American Tobacco számára a bérszámfejtés és a cafetéria, azaz a béren kívüli juttatások rendszerének kezelése egyaránt outsourcing project. Ocskay Szilárd, a Nexon Kft. ügyvezető igazgatója úgy véli, a hazai vállalatoknál a kiszervezés mellett szóló komoly érv, hogy a hatóságoknak történő adatszolgáltatási, -karbantartási és jogszabály-követési munkák jelentős hányada nem a cég munkatársait terheli.

Magyarországon elsősorban a hagyományos erőforrás-kihelyezést ismerik a cégek, bár egy hazai, a csőd szélén álló termelő cég potenciális angol befektetőpartnere állítja, sok anyagi nehézséggel birkózó cég számára nyújthatna megoldást a vállalatátalakítást célzó outsourcing. Az angol cégvezető úgy véli, egy ilyen átalakításnak kettős célt kell szolgálnia. Egyrészt a szükséges befektetéseket a lehető legkedvezőbb tőkeköltséggel lehet finanszírozni. Másrészt a közös célok kialakításával, a kockázatviselés megosztásával és vonzó jutalmazási rendszerrel ösztönözni kell és lehet az outsourcingben részt vevő partner elkötelezettségét. Az innovatív finanszírozási rendszerek széles skálája ismert.

Egyes vállalatok közös beruházásokba kezdenek. A vállalat és az outsourcinget biztosító partner külön erre a célra közös céget hoz létre azok számára, akik a kritikus folyamatok átalakításában részt vesznek. Az outsourcing partner lízingre tőkeeszközöket is vásárolhat az őt megbízó cégtől, amely mérlegkimutatásából tőkeeszközöket tüntet el, ami a cég eredménykimutatásában javulást idéz elő. Egy üzlet általában a várt eredmények függvényében képes vonzani a befektetőket - különösen akkor, ha az outsourcing partner ígéreteinek valóra váltása megfelelően dokumentált. Egy elismert kereskedelmi hitelező finanszírozta meg a Family Christian Stores (Grand Rapid - Michigan állam) informatikai hátterének átalakítását. A 350 üzlethelyiséggel rendelkező cég számára nagy segítséget jelentett a hitelező bevonásához, a kedvező finanszírozási feltételek elnyeréséhez, illetve az átalakítás költségeinek a profitnövekedésből történő visszafizetéséhez az, hogy elismert outsourcing partnerrel dolgozott együtt.

A hagyományos outsourcing célja, hogy jelentős javulást érjen el a költségek, a szolgáltatási színvonal és a kisegítő kapacitások terén, a vállalatátalakítást célzó outsourcing pedig egyértelműen olyan szervezeti eredményekre fokuszál, amelyeket a részvénytulajdonosok - és a versenytársak is - érzékelhetnek. Ilyen lehet a profit növelése vagy a domináns piaci pozíció elérése.

Az Accenture's Institute for Strategic Change kutatása azt bizonyítja, hogy a mai, gyorsan változó üzleti környezetben a vállalatvezetőknek gyakrabban kell változtatniuk cégük működési modelljén. Épp ezért a kutatásban részt vevők azt javasolták a csőd szélén álló cégeknek, hogy fontolják meg az outsourcingben, elsősorban a vállalatátalakító outsourcingban rejlő lehetőségeket. Az esetek többségében a cégek egy-egy outsourcing partner bevonásával többlet szakértelemhez és kapacitáshoz jutnak, így jobb esélyekkel nyerhetik meg a piaci "játszmákat".