Versenyelőny a jó titkárnő
A számítástechnikai ismeretek, az idegennyelv-, a gépírás-, a gyorsírástudás, a levelezés, illetve az irodai háttérkultúra megléte olyan szakmai kompetenciák, amelyek nélkül nem képzelhető el egy jó titkárnő, vagy aszszisztens. A gyakorlat további előny, de jó, ha van valami fogalma az asszisztensnek a különböző szintű kommunikációs, gazdasági, szervezési, marketing, jogi, titkári, protokoll, gasztronómiai, valamint hoszteszismeretekről is. Mindezek azonban kevesek ahhoz, hogy valakiből jó ügyviteli munkatárs legyen, a munkahely-specifikus ismeretek ugyanis nélkülözhetetlenek. A munkatársnak átfogó ismeretekkel kell rendelkeznie a munkaadó cégről, ismernie kell a vállalat termékeit, szolgáltatásait, sőt, egy jó asszisztens a vállalat vezetőit, kulcsembereit és azok kompetenciáit is kitűnően ismeri - derül ki abból a tanulmányból, melyet az Oktatási Minisztérium készíttetett.
A hazai cégeknél elsősorban olyan ügyviteli munkatársakat keresnek, akik angolul jól beszélnek, hiszen a megkérdezett vállalatoknál ez a leginkább használt idegen nyelv (60-70 százalék), de jelentős a német nyelv iránti igény is. Kevés munkahely "bizonyítványcentrikus", elvárás viszont, hogy a munkakörnek megfelelő szintű írás- és beszédkészséggel rendelkezzen a munkatárs.
A tanulmány kiemeli a személyes adottságok fontosságát, hiszen ezek általában nem taníthatók. Ilyen többek között a magabiztos, nyitott, érett magatartás, idetartozik a konfliktusok kezelése, a pletykálkodás kerülése is, ennek határain belül a megbízhatóság, lojalitás a munkatársak, főnökök irányában, a biztos fellépés, az ápoltság, valamint a pontosság, a precizitás és a felelősségvállalás. A jó kommunikációs érzék, illetve a jó szervezőkészség szintén nélkülözhetetlen, de a cégek a munkatársak kiválasztásánál figyelik a motiválhatóságot, a terhelhetőséget, az együttműködési készséget, valamint a csapatmunkára való alkalmasságot.
Több munkahelyen szinte teljesen eltűnt a hagyományos ügykezelési módszer, helyette teret kapott az elektronikus feldolgozás, számlakezelés, küldemények digitalizálása, újfajta eszközök használata, így fontos, hogy az asszisztens, vagy épp a titkár, titkárnő használni tudja ezeket.
Az adott cég színvonalához, kultúrájához illő öltözködés, viselkedés is alapkövetelmény.
Titkári munkakörben sokan dolgoznak főiskolai vagy egyetemi diplomával. Ennek oka, hogy a cégek az átlagosnál nagyobb általános műveltséget várnak el a titkároktól, titkárnőktől. A titkár frontember, sokszor ő kerül először kapcsolatba külső ügyfelekkel, a belső vállalati kapcsolatrendszerben pedig kulcspozícióban van. Fontos, hogy meglévő kompetenciáit folyamatosan fejlessze a vállalat.
