Az ingatlantól függ az FM jellege

A létesítménygazdálkodás (facility management) mint szakma nem tekint túl hosszú múltra vissza. Míg a vagyongazdálkodás (és ezen belül a facility management) általában mint komplex tevékenységrendszer a tulajdonos számára az adott vagyontárgy maximális hozadékának előállítási folyamata, addig a hagyományos értelemben vett ingatlankezelés - és ezen belül a társasházkezelés is - többnyire rövid távú döntéseknek megfelelően, annak keretei között biztosítja az ingatlan (lakóépület) meghatározott célra történő optimális hasznosítását. Mindezeket természetesen az épület alapfunkciójának minél teljesebb kielégítésének igénye determinálja.

Legyen a társasház funkciója lakóépület, irodaház vagy akár bevásárlóközpont, a társasháztulajdon sajátos jellegéből és épület mivoltából adódó tulajdonosi elvárások egyaránt jól megfogalmazhatók. Akár a nyújtható FM-szolgáltatások körét, akár az alkalmazható korszerű FM-technikákat tekintjük, figyelembe kell venni a lakóingatlanok (elsősorban a társasházi vagy lakásszövetkezeti lakások) más ingatlanoktól eltérő sajátosságait - mutattak rá a Város fM Kft. szakértői.

Elemzésükben kiemelték: míg a klasszikus FM-tevékenység keretei között általában a tulajdonosnak nagyszámú ingatlana van, és kialakítja hozzá FM-szervezetét, addig egy társasháznak (lakásszövetkezetnek) sok tulajdonosa van, és a kezelő szervezet általában nem is a tulajdonosi körből kerül ki. Emellett a társasházi lakók körében az egész ingatlanra kiterjedő tudatos tulajdonosi szemlélet, különösen a privatizált épületek esetében, még nem érhető mindenütt tetten. Az elmúlt évtizedekben a jelenlegi lakástulajdonosok bérlői mivoltukban nem gyakorolhatták az ingatlan fenntartásával összefüggő tulajdonosi jogokat és kötelességeket, e gyakran látens igények megfogalmazása, tudatosítása, majd kielégítése is a kezelő feladata kell legyen.

További eltérő sajátosságok az FM-tevékenység céljaiban, hatásában lelhetők fel. Míg az így elért eredmények általában naturálisan mérhetők, legyenek azok akár egy gyárban a termelési mutatók, vagy egy egészségügyi létesítményben a fenntartott kórházi ágyak számának változása, addig lakóépületek üzemeltetése esetén a hatás nem ilyen nyilvánvaló.

Lakóingatlanok esetén az FM-mel érintett tevékenység maga a "lakhatás", illetve a lakhatás feltételeinek megteremtése, folyamatos fenntartása és fejlesztése. E tevékenység a lakhatás feltételeinek mind magasabb szintű kielégítése érdekében szükséges ráfordítások növelése, illetve az üzemeltetés költségeinek csökkentése által jelentkező tendenciák optimális összehangolását, kielégítését is feltételezi.

Az üzemeltetési költségeket azonban csak részben kell adottságként elfogadni, azok nagysága szakszerű munkával, gondos odafigyeléssel kézben tarthatók, ezáltal jelentős költségmegtakarítások érhetők el. A költségcsökkentést mint a lakhatás feltételeinek javítását szolgáló eszközt középpontba állítva dolgozta ki a Város fM Kft. a Takarékos társasház programját.

Takarékos társasház program

?olcsóbb üzemeltetés racionális energiafelhasználással

?folyamatos műszaki állapotellenőrzés

?külső pénzügyi források bevonása

Társasházkezelés ma már elképzelhetetlen korszerű informatikai rendszer alkalmazása nélkül, ezért a Város fM Kft.-nél elkezdődött egy vevőközpontú, az informatika által komplexen támogatott, a társasházak problémáit proaktívan kezelő szolgáltatási modell felállítása. A szoftver és az új modell arra törekszik, hogy a rutinfolyamatok jelentős részét automatizálja, a felesleges tevékenységeket kiküszöbölje, ezáltal több időt teremtsen az érdemi kezelési feladatokra. Kialakításánál törekedni kell arra, hogy az információ annak keletkezési helyétől és időpontjától függetlenül egyszer kerüljön be a rendszerbe, és azt követően az - a folyamatszabályozás követelményeinek megfelelően - mindenki számára elérhető legyen. A társasházi folyamatok jelentős része informatikai eszközökkel jól támogatható, ez megfelelő szoftver- és hardverhátteret igényel, melynek megtervezésénél és kialakításánál az alábbi elvárásokat célszerű megfogalmazni:

?adjon módot a társasház gazdálkodásának és pénzforgalmának éves tervezésére, a terv és a tényalakulás időszakos elemzésére

?végezze el a társasház könyvelését, lehetővé téve akár a kettős könyvelés alkalmazását a zártság és a teljeskörűség figyelembevételével

?adjon módot a kedvezőtlen cash-flow-folyamatok korai észlelésére, a szükséges intézkedések meghozatalára

?a könyvelésből kiindulva integrálja a kezelési és képviseleti reálfolyamatokat

?szolgáljon alapul az üzemeltetési, karbantartási és fenntartási tevékenységek irányításához, a pontos elszámoláshoz

?biztosítson pontos és naprakész hátteret a tulajdonosokkal, külső szervekkel való egyeztetésekhez, tegye lehetővé az áttérést a "papír alapú" ügyfélfogadásról a korszerű, internet alapú kommunikációhoz (banki terminál, elektronikus ügyintézés stb.)

?rugalmasan alkalmazkodjon a társasházak eltérő adottságaihoz, működési szabályaihoz.

Jelenleg a társasházkezelés területén csak kevés olyan vállalkozás található, amely hatékonysági, minőségi mutatói alapján kiemelkedik a mezőnyből. Hosszú távon azok a szervezetek lesznek sikeresek, amelyek a korszerű FM-technikák alkalmazásával standard minőségi szolgáltatást tudnak nyújtani.