El kell dönteni: belülről, vagy kiszervezve

A szervezettől és annak méretétől függ, hogy a vállalat vezetői milyen tevékenységekre nem szeretnének összpontosítani. A cég által végezni nem kívánt munkák között van néhány "népszerű" terület, mint például a takarítás vagy az épületüzemeltetés, de manapság egyre inkább az összes olyan terület, ami nem tartozik szorosan az alaptevékenységhez. Általánosságban elmondható, hogy az előnyök és hátrányok együttes mérlegelésével alakítható ki az a működési forma, amely az adott vállalat belső kultúrájának és igényeinek a legjobban megfelel.

Az outsourcing szempontjából az első lehetséges szervezeti forma a közvetlenül a munkára orientálódott szervezet, amelyben a kiszervezés minimális részarányú. A nagy létszámú szervezeti egységben túlnyomó többségben vannak a szakemberek és a képesített munkások - mutatta be az első formát Hajnal István, az Európa Ingatlanalap szakértője, aki oktatja is a facility management különböző szakterületein szükséges ismereteket.

Összegzésében a második forma az, amelyiknél a jelleg azonos az előzővel, ám eltolódnak az arányok. A nagyon jól szakképzett kollégák (mérnökök, technológusok) a szervezeten belül maradnak, és a szakterületüknek megfelelő fizikai munkát, ha lehet, kiszerződik. Így a takarítást, az épület-karbantartást és más, kékgalléros munkákat külső vállalkozók látják el. Ez ma a helyzet nagyon sok magyar vállalatnál.

A harmadik felállás az előzőnek további kiegészítése azzal, hogy bizonyos tevékenységi ágakat azok műszaki, technikai vezetésével együtt szerződnek ki. Ilyenkor a szakemberek is házon kívülre kerülnek, és a kapcsolatot valamely összekötőn keresztül tartják fenn. Jellemző hazai példa erre a gépkocsiparkok egyre gyakoribb kiszerződése lízingcégeknek, akik az üzemeltetést, a biztosítási ügyintézést, az elszámolásokat egyaránt intézik, és ezekről állandó beszámolókat küldenek.

A következő, negyedik lehetőség már a teljes ellátás (kizárva annak stratégiai fontosságú részeit) kiszervezése. Ennek két lehetősége van: a kereskedelmi szerződés és a menedzsmentszerződés. A kereskedelmi szerződésben meghatározott díjazásért egy szolgáltató az összes feladatot ellátja: helyet biztosít, postáz, beszerez. Az igényeket a tervezés időszakában összesítik, és ennek alapján határozzák meg a díjazást.

A megoldás veszélye az, hogy a tervezés nem tért ki minden igényre, illetve a partner nehezen ellenőrizhető - figyelmeztetett a szakértő. A menedzsmentszerződés esetében a költségeket közvetlenül a vállalatra terhelik, és a vállalat (esetleg a költségcsökkentéssel premizált) díjat fizet az ügyvivő, lebonyolító outsourcing cégnek. Ezekben az esetekben a vállalatot egy központi szereplő képviseli.

A legfejlettebbnek tartott ötödik megoldás során a vállalatot nem egy vezető, hanem egy "intelligens ügyfél" funkció képviseli. Ez lehet egy személy vagy egy kisebb (akár független, külső) szervezet, amelynek az a feladata, hogy a változó vállalati igényekhez hozzárendelje a kívülről kapott szolgáltatásokat.

Folyamatosan feldolgozva mindkét oldalról a visszajelzéseket, ez az "intelligens ügyfél" kidolgozza a költségcsökkentő javaslatokat és gondoskodik a végrehajtatásukról; folytonosan figyelemmel kíséri a vállalat termelési politikáját, s ahhoz rendeli hozzá és alakítja az FM stratégiáját. Ez a funkció már nem foglalkozik a napi ügykezeléssel, problémamegoldással, erre az outsourcing szervezetben megfelelő erőforrások állnak rendelkezésre.