Kulcsfontosságú az FM informatikai támogatása

Ahány ház, annyi szokás, azaz ahány szervezet, annyiféle megközelítés: mindenhol sajátos folyamatok alakultak ki a létesítménygazdálkodási feladatok kezelésére, illetve alapjában más és más feladatok merülnek fel. Bár sok hasonlóságot találhatunk az egyes szervezetek FM-folyamatai között, mégis más lesz egy kórház, egy irodaház vagy például egy logisztikai központ "létesítménygazdálkodása" - hangsúlyozták az FM Projekt Létesítménygazdálkodási Tanácsadó és Szolgáltató Kft. szakértői.

Eltérnek a vélemények azzal kapcsolatban, hogy mely területnagyságnál érdemes számítógéppel támogatott FM rendszeren (CAFM) gondolkozni, és milyen területnagyság felett válik gazdaságossá egy nagyobb CAFM rendszer használata. Általánosságban elmondható: az ingatlanokhoz kapcsolódó számtalan folyamat néhány ezer négyzetméterig még viszonylag jól áttekinthető hagyományos módszerekkel is, több százezer négyzetméter esetén pedig már elengedhetetlen egy fejlett CAFM rendszer alkalmazása. Érdemes azonban a fenti csoportosítástól elrugaszkodni - tanácsolják a kft. szakértői -, és azt is figyelembe venni, hogy az adott szervezetre nézve milyen feladatokat kell ellátni, támogatni, miben különböznek a szervezetek igényei, milyen kérdésekre várnak választ egy CAFM rendszertől.

Pontosan mennyi ingatlannal rendelkezünk, és ez mekkora alapterületet jelent összesen? Ebből mennyi saját tulajdon, és mennyi bérelt? Mekkora területet kell takarítani ezekből? Az irodákban mennyi munkatárs helyezhető el? Átépítések esetén hol találhatók a legfrissebb alaprajzok, léteznek-e digitális formában, kinél, melyik szerveren? Milyen tervezett karbantartá-

sokkal kell számolni az elkövetkező időszakban, illetve milyen javítási, felújítási munkákat tervezünk? Kik a bérlőink? Milyen feltételekről szól a szerződésünk? Hogyan történik a közüzemi díjak megosztása, és beérkeznek-e időben a különböző díjak? Hol van épp kiadatlan üzlethelyiség? Hol vannak reklámtáblák elhelyezve? Hogyan alakulnak az ingatlanportfólió pénzáramai? Mekkora jelenleg az ingatlanok könyv szerinti és becsült piaci értéke?

A létesítménygazdálkodás feladatainak támogatására számos megoldás létezik. Ez lehet néhány excel táblázat is, vagy az ismert, kifejezetten FM célra fejlesztett komplex rendszerek egyike. Ennek megfelelően a CAFM rendszereket, megoldásokat is több szempont alapján lehet csoportosítani. Céljuk szerint: a kapcsolódó feladatcsoportok közül melyeket támogatják, illetve melyekre helyeznek nagyobb hangsúlyt (pl. területmenedzsment, karbantartás-menedzsment, eszközgazdálkodás, üzemeltetés, vagyongazdálkodás, bérlőmenedzsment stb.) Rajzkezelés szerint: a piacon lévő megoldások között megtalálható bármely változat; bizonyos megoldások nem támogatják a rajzok szerkesztését vagy a digitális alaprajzhoz való adatkapcsolást, de létezik olyan is, amelyben 3D-s épületmodelleken is dolgozhatunk. Rugalmasságuk (testreszabhatóságuk) szerint: kész, "csomagolt" megoldások, amelyek szerkezetén változtatni nem, vagy csak kismértékben lehet, illetve a teljes mértékben az egyedi igényekhez igazítható megoldások.

Ez utóbbiakkal kezdetben több munka van a szoftverfejlesztés, illetve testreszabás szakaszában, azonban hosszú távon inkább megfelel a felhasználók elvárásainak. Nem szükséges kompromisszumokat kötni, és a később felmerülő új igények is jobban kezelhetők. A kész megoldások választásakor ugyan kevesebbet kell gondolkozni, de ennek eredményeképpen nem feltétlenül azt kapjuk, ami a szervezet céljaihoz leginkább igazodna.

A szervezetnek, mielőtt egy CAFM rendszer bevezetésébe kezd, tisztáznia kell a létesítménygazdálkodási rendszerrel kapcsolatos céljait, elvárásait. Sok esetben ez nem könnyű, mivel nem feltétlenül ismertek a CAFM rendszerek által nyújtott lehetőségek, pedig ehhez mérten lehet megfogalmazni az elvárt funkciókat. Ezek közül néhány fontosabb elem például:

? összetett adatmanipulációk (öszszegzések, riportok, szűrések, logikai műveletek, számítások, döntést előkészítő információk kinyerése stb.)

? archiválási lehetőségek

? history, azaz korábbi állapotok visszakereshetősége

? több felhasználó is dolgozhasson egyszerre

? digitális rajzok, képek, alapraj-zok kezelése, szerkesztése

? adatok rajzokhoz kapcsolása, valamint a rajzon történt módosítások adatbázisban történő megjelenése

? automatikus figyelmeztető üzenetek küldése (pl. opció lejártának dátuma előtt megadott idővel stb.)

? adatok exportálása, importálása, kapcsolat lehetősége más, pl. pénzügyi rendszerekkel

? jogosultságkezelés.

A kitűzött szervezeti célokhoz igazítva a CAFM rendszer valóban segítséget jelenthet, nem csupán öncélú munka. Kérhetjük például a bevezetendő CAFM rendszertől, hogy képezze le pontosan jelenlegi üzleti folyamatainkat. Azonban azt is észre kell vennünk, hogy az új FM rendszer új lehetőségeket is ad, amelyek segítségével átalakulhatnak, egyszerűbbé válhatnak maguk az üzleti folyamatok is. Nem kell feltétlenül teljes körű BPR-projektre gondolni, inkább arra, hogy például az eddig "kézzel" előállított jelentések, riportok egyszerűbbé válnak, vagy nem szükséges másik szervezeti egységet kérdezgetni például az alaprajzokkal vagy egyéb adatokkal kapcsolatban, hanem egy központi adatbázis elérhetővé teszi azokat, természetesen a kiosztott jogosultságok szerint.

Mindenképpen ajánlatos megismerni a piacon megtalálható szoftvereket és az ezek fejlesztésével foglalkozó cégeket. Ezt követően az alábbi szempontokat is érdemes mérlegelni a CAFM rendszerrel kapcsolatban, melyeket a majdani árajánlatok értékelésekor is figyelembe kell venni:

? funkcionális megfelelés

? a testreszabás lehetőségei

? kapcsolat lehetősége egyéb vállalati rendszerekkel

? felhasználók lehetséges és szükséges száma

? webes felület

? jogosultságkezelés

? a rajzkezelés milyensége

? help desk, további fejlesztések lehetősége

? a fejlesztő cég megbízhatósága és rugalmassága.

Egyes szervezetek egyáltalán nem szeretnének foglalkozni a testreszabás lehetőségével, és inkább kész megoldásokat várnak, míg máshol inkább több energiát szentelnek a specifikációkra a rendszer bevezetése előtt (pél-

dául akkor fontos ez, ha egyedi, nem általános igények merülnek fel a rendszerrel szemben). Míg kisebb vállalatoknál egyetlen irodában fog működni a CAFM rendszer, másoknál alapelvárás, hogy egyszerre több helyről, esetleg különböző városokból is naprakészen minden adat elérhető legyen.