Infokommunikációs megoldások

Az infokommunikációs technológiára épülő, komplex, üzleti megoldások megtervezése és megvalósítása csaknem valamennyi iparág vállalatainak aktuális problémája - mondta Prónay Gábor az előadás bevezetőjében. Az üzleti folyamatok automatizálása fontos összetevője a hatékony gazdálkodásnak és a versenyképességnek. A megvalósítandó megoldás stratégiai jelentősége és bonyolultsága miatt a projektmenedzsment módszertanának alkalmazása nélkülözhetetlen. A szakember szerint előadása megértéséhez látni kell, hogy a nagyméretű magyarországi projektek többnyire nem kiélezett versenykörnyezetben valósulnak meg, és a történelmi hagyományoknak megfelelő vállalati munkakultúrákat nem hatja át az eredmény- és együttműködés-orientáció, kockázat- és felelősségvállalás. Egy projekt sikerének nélkülözhetetlen feltételeit az előadó öt tézisben fogalmazta meg.



- 1. tézis: Szolgáltató vállalatoknál a projektmenedzsment és a funkcionális menedzsment (line management) hosszú távú együttélésére kell felkészülni

Az infokommunikációs technológiák támogatásával megvalósuló szolgáltatások (pl. e-commerce) 7x24 órás működtetése (földrajzi kötöttségek nélkül), meghatározott minőségi követelményeket és katonai fegyelmet igénylő rutinszerű munkát követel, amit - magas színvonalon - a hierarchikus szervezésű funkcionális szervezet képes elvégezni.

Ugyanakkor az erőteljes versenykörnyezetben szolgáltató vállalatoknak a versenyelőny megszerzéséhez szükségük van új üzleti folyamatokra (a vevőkiszolgálást gyorsabbá és hatékonyabbá tevő), új szervezeti felépítésre (a vállalati kultúrának és stratégiának jobban megfelelő), új szolgáltatásokra (sok esetben komplex megoldásokra a csökkenő lojalitású vevők megtartására). Mindezen feladatok megoldása innovációt jelent, ami csak dinamikusan szerveződő, hálózati együttműködésű, de a vállalati folyamatokba integrálódó projektmenedzsmenttel végezhetők el eredményesen és hatékonyan.

A funkcionális és projektmenedzsment együttélése konfliktusokat jelent a vállalat vezetése számára, ami csak olyan vállalati kultúra fejlesztésével mérsékelhető, ahol a legfontosabb prioritás a vevők kiszolgálása és az ezt támogató, együttműködésre irányuló eredményorientáció és kockázatvállalás.

- 2. tézis: A vállalat legfelső vezetőjének projektmene-

dzsmenti ismerete és ebből származó támogatása nélkül nincs projektsiker

Az egyedi, időszakos, dinamikusan változó projekt a statikusan működő, hierarchikus vállalatban erőteljes "védelmet" igényel. Ennek felismerése és elfogadása jelenti elsősorban azt, hogy a felső vezető mennyire ismerte fel a projektmenedzsment szerepét, lehetőségeit. A projekt legfontosabb védelmét az jelenti, hogy a projekt célja a vállalat stratégiai célkitűzéseiből keletkezett. A stratégiai célok végrehajtásának egyszemélyi felelőse a legfelső vezető. Ő az, akinek a támogatása - ha közvetve is, de - erőteljesen kapcsolódik a projekt sikeréhez.

Ugyanakkor a vállalati erőforrásokért folytatott küzdelem legfőbb bírájaként, a vállalati kultúra legerőteljesebb befolyásolójaként a legfelső vezető sokat tehet a projektek professzionális tervezéséért és megvalósításáért (a projektfolyamatok vállalati folyamatokba illesztésével, megfelelő hatalmi viszonyokkal párosuló felelősségek átruházásával, a vállalati rendszerbe illeszkedő hatékony kommunikációs és érdekeltségi rendszer kialakításával).

- 3. tézis: Szolgáltató vállalatoknál tisztán infokommunikációs projektek nem léteznek

Az infokommunikációs technológiák forradalmi fejlődése egy évtizeddel ezelőtt oda vezetett, hogy a technológiát felhasználó vállalatok felső vezetése, műszaki-technikai ismeretek hiányában az üzlet fejlesztéséhez, a működés automatizálásához kapcsolódó infokommunikációs beruházásokat az informatikai menedzserekre bízták. Ez sok esetben oda vezetett, hogy a vállalat üzleti érdekei háttérbe szorultak a műszaki-technikai szempontokkal szemben, és ez sok esetben a projektek sikertelenségét (a felhasználó elégedetlenségét) jelentette. Ezért - az előadó szerint - rendkívül fontos kimondani, hogy a vállalati stratégiai célokhoz kapcsolódó projektek célja sosem egy infrastruktúra létrehozása (ezt lehet megvalósítani infokommunikációs technológiákkal, szoftverekkel, hardverekkel), hanem egy üzleti megoldás megvalósítása.

A tézisben megfogalmazottak elfogadása természetesen következményekkel jár az infokommunikációs technológiákat tartalmazó megoldás szállítója és felhasználója számára - mondta Prónay Gábor. A megoldást megvalósító projektben nem elég a műszaki-technikai ismeret, a szakmai együttműködésben helyet kell kapniuk üzleti-gazdasági, szervezetfejlesztési, jogi-szabályozási, marketingismeretekkel bíró tanácsadók, rendszerintegrátorok és az üzleti megoldás felhasználóinak is.

- 4. tézis: A projektek megvalósításának egyszemélyi felelőssége elkerülhetetlen

Gyakran tapasztalható, hogy nagy beruházási projektek (sok esetben projektnek nevezett alprojektek) szállítói és vevői oldalon egymással párhuzamos menedzsmentszervezettel működnek, ami a megfogalmazott tézist kérdőjelezi meg. Ilyen szerkezetű sikeres projekt esetén a tézis értelmében csak két eset lehetséges (sikertelen projekt esetén a tézis igazsága könnyen bizonyítható). Egyik szerint a projektben megvalósított feladat olyannyira rutin jellegűvé vált (lásd vállalati ERP rendszer bevezetése), hogy a hatékony projektfelépítéstől való eltérésnek semmiféle hatékonyságot csökkentő hatása nincs. A másik esetben a kettős irányítás csak látszólagos, ugyanis a "mélyben" - a szociálpszichológiai törvényeknek megfelelően - érvényesül az egyszemélyi irányítás. Az irányításhoz szükséges hatalmat az azt megszerző elkötelezett munkájával, észrevétlenül ragadja magához (önként átvállalva a másik "felelős" feladatait és így felelősségét is). A tézis figyelmen kívül hagyása különösen olyan munkakultúrák esetén jár nagy veszéllyel, ahol a felelősség vállalásának a feltételei, lehetőségei és hagyományai nincsenek meg.

- 5. tézis: A projekteknek kiemelkedő kommunikációs igényei vannak

Az egyedi, ideiglenes, különböző szervezeti egységeket érintő projekteknek egy statikusan, hoszszú ideje működő szervezetben kell sikeresnek lenniük. A "befogadó" vállalatoknak is nagy mennyiségű, magas szintű kommunikációt kell folytatniuk a stratégiai célok megvalósításához nélkülözhetetlen vállalati belső egység megteremtéséért és a piacon való elfogadtatásukért.

Milyen időzítésű, dinamikájú és hatékonyságú kommunikációja legyen az ideiglenesen létező projektnek, melynek nemcsak a projekten belül a dolgozók felé, de a projektet alkotó vállalatok projekten kívüli szervezeti egységei felé, és sokszor a vállalaton kívülre, az ügyfelek felé is hatnia kell? A kérdésből is érzékelhető - mondta az előadó -, hogy a projekt háromszintű kommunikációjának tervezését nagy gonddal kell elvégezni. A kommunikáció tervezésénél arra is figyelni kell, hogy a hagyományos kommunikáció összhangban legyen a nem hagyományos, közvetett kommunikációval (ilyen például: kiválasztott projektvezető értékrendje/célrendszere, az alkalmazott érdekeltségi rendszer, a projekttervezés színvonala stb.). Amennyiben az összhang nem valósul meg, a mindenki számára érthető közvetett kommunikáció lerontja a hagyományos kommunikációs célokat, ami a projekt sikerét nagymértékben veszélyeztetheti.