Informatikai támogatás

Ez elmúlt évtizedben a legtöbb magyarországi nagyvállalat megtette az első lépéseket a projektszerű működés feltételeinek megteremtése felé. Létrejöttek a projektmenedzsment támogatásáért vagy ellenőrzéséért felelős szervezetek, a munkatársak megkapták a szükséges tréningeket, megszületett a projektek kezdeményezésének, irányításának szabályozása, esetleg elkészült a projektmenedzsment módszertani kézikönyve.

Az utóbbi időszakban a fentieken túl a projektmenedzsmentért felelős vállalati vezetők egyre gyakrabban keresnek informatikai támogatást is a projektmenedzsment-folyamatok hatékonyabb megvalósításához. A vállalati projektmenedzsment informatikai támogatásának egyik hazai specialistája a 2002-ben alakult Quart it Kft. Az általuk ajánlott, és egyre több nagy- és középvállalatnál bevezetett informatikai eszköz a Microsoft Office Project 2003 szoftvercsalád.

Ez az eszköz immár nem kizárólag a projektvezetők munkáját támogató, bizonyos kalkulációkat automatizáló célalkalmazás, hanem egy olyan komplex kliensszerver-megoldás, amely a projektmenedzsment valamennyi szereplője számára hasznos üzleti szolgáltatásokat biztosít. A menedzsment könnyen átlátható projektportfólióhoz jut, könynyen tudja a célok elérését, a keretek felhasználását kontrollálni. Kritikus kérdésekben tényadatok alapján gyorsan tud dönteni.

Az erőforrásokért felelős szervezeti vezetők számára láthatóvá válik a hozzájuk tartozó erőforrások tényleges terhelése, és mindazok az elvárások, amelyeket a projektek az erőforrásokkal szemben a jövőben támasztanak majd. A projektek minőségbiztosítását leginkább azzal támogatja az eszköz, hogy kikényszeríti a folyamatok egységes végrehajtását a szervezet egészében. A minőségbiztosításért felelős szervezetek munkáját speciális elemzésekkel teszi egyszerűbbé. A projektekben dolgozó munkatársakat pedig az alkalmazás naprakész és személyre szabott projekt- és feladatlistával támogatja.

A Microsoft Office Project 2003 nemcsak a projektek megszokott alapadatainak kezelését biztosítja, hanem a projektdokumentumok, kockázati, problémalisták nyilvántartását is. A rendszer valamennyi felhasználója magyar nyelvű intranetes felületen jut hozzá a rendszer szolgáltatásaihoz.

Visnyovszki Ádám, a Quart it Kft. ügyvezetője elmondta, hogy az eszközt összetettsége miatt mindenképpen több iterációban, fokozatosan érdemes bevezetni. Ez egyrészt azért fontos, mert a használat tapasztalatai alapján a megrendelők a bevezetési projekt hatókörét még korrigálni tudják, másrészt azért, mert az iterációk időt biztosítanak a vállalat számára, hogy kulturálisan is befogadja az eszközt, a munkatársak a módosult folyamatokat megismerjék és megszokják.

A bevezetés során a legfontosabb feladat az elérendő, valós értékeket hordozó üzleti célok kiválasztása és az azokat megvalósító szolgáltatások testreszabása. Ilyen cél lehet a teljes erőforrástérkép kialakítása, a projektjelentési rendszer automatizálása vagy éppen a projektdokumentumok kezelésének formalizálása.

A szakember szerint a hazai bevezetési projektek tapasztalatai alapján elmondható, hogy a Microsoft Office Project 2003-at szolgáltatásai alkalmassá teszik arra, hogy helyes szkópválasztás és egy iteratív megközelítés mellett áttekinthető projektportfólióhoz, mérhető és számszerűsíthető eredményekhez jusson az informatikailag támogatott projektmenedzsment mellett voksoló vállalat.