Még távolinak tűnik a papírmentes világ az irodákban

„Hiába jósolták évekkel ezelőtt, hogy egyre jelentősebb lesz a papírmentes gondolkodás az irodai munkákban, a jelenlegi tendenciák szerint a papír felhasználása egyre inkább nő” – mondta lapunknak a T-Systemshez tartozó KFKI Rendszerintegrációs Zrt. ICT-megoldások nyomtatóüzletágának szakértékesítési menedzsere. Sódar György arra emlékeztetett, hiába van egyre több olyan elektronikus alkalmazás, szolgáltatás, amely miatt például kevesebb iratot kell kinyomtatni, a papíralapú dokumentumok száma növekszik. A kisebb cégeknél még működhet a papírmentes világ, a nagyobbaknál kevésbé. „A cégek többsége papíron is akarja látni a számlákat, hiába van már elektronikus számlázás” – hangoztatta a szakértékesítési menedzser.

A T-Systems elemzései szerint Magyarországon a dokumentumkezelés piaca mintegy 100 milliárd forintos lehet. Ebből a hardvereszközökkel kapcsolatos rész aránya mintegy 30 milliárd forint. A nagyobb részt a dokumentumkezeléshez kapcsolódó szolgáltatások, kellékanyagok teszik ki. A cég korábban nem foglalkozott ezzel a szegmenssel, pár hónapja kezdték kiépíteni ezt a kompetenciát, és megjelenítették a portfóliójukban. Az outputmenedzsment infrastruktúra-szolgáltatásait tekintik a fő területnek a dokumentumkezelésen belül. Ezeket a szolgáltatásokat akár outsourcing konstrukcióban is nyújthatják az ügyfeleknek, főként a közép- és nagyvállatoknak és az államigazgatásnak. A jelenlegi trendek szerint egyre több cég dönt a költségek megtakarítása és a hatékonyság növelése miatt a dokumentumkezelés kiszervezése mellett. A KFKI-t magas szintű ICT-üzemeltetési kultúrája és kimagaslóan jól képzett szakembergárdája különbözteti meg az üzemeltetési szolgáltatások piacán.

Az ügyfelek általában a lehető legegyszerűbb elszámolást akarják, felhasználásarányosan, csak annyit fizetni, amennyit fogyasztottak a tényleges nyomatszám alapján. Számukra mindegy, hogy a kiszervezett szolgáltatást milyen eszközökkel valósítják meg. Nem szeretnének semmiféle alapdíjat, köteles példányszámot. A szolgáltatónak úgy kell elszámolnia, hogy abban benne legyen az eszközöknek a finanszírozása vagy bérlete, a teljes körű üzemeltetése, papírral, festék kellékanyagokkal való ellátása, a kopó, forgó alkatrészek cseréje, a szerviztámogatás biztosítása.

A kiegészítő szolgáltatások közé tartozik a monitoring, amely megvalósítható hardver- vagy felhasználói szinten is. „Adott időszakokra megnézhető, a cég melyik részlege vagy akár egyetlen alkalmazottja melyik gépen mennyit nyomtatott vagy fénymásolt” – mondta a szakértékesítési menedzser. Egy teljes körű szolgáltatásba bármikor be lehet avatkozni, lehet cserélgetni a gépeket az igények és a hatékonyság szerint.

„A KFKI egyik gyártó mellett sem kötelezte magát, így az ügyfeleknek a legjobb megoldást tudjuk megtalálni” – mondta Sódar. Egy audit során felmérik, hogy melyik technológia a legalkalmasabb az ügyfél számára, akár a már meglévő eszközök alkalmazásával is. A KFKI több céggel is leszerződhet, máshonnan szerezheti be a kis asztali nyomtatókat, míg mástól a multifunkciós gépeket a legjobb megoldást összeállítva. Több gyártóval is megállapodtak, hogy márkakereskedőjükké válnak, minden ehhez tartozó támogatással együtt. Viszont nincs megkötve a kezük, hogy csak bizonyos termékekből vagy szoftverekből lehet választani.