A mai világban már szinte mindent el lehet intézni online. Ezt a folyamatot különösen felerősítette a világjárvány, aminek ha haszna más nem is, ennyi volt, hogy oly sok mindenről kiderült, hogy el lehet végezni elektronikusan. Nem kivétel ez alól a könyvelés sem. 
Sok vállalkozó számára lehet teher a könyvelővel való kapcsolattartás és a számlázás, hiszen elsősorban nem ez a szakmája, ez a vállalkozó léttel jár. Az online könyvelés azonban leegyszerűsíti a dolgunkat, egész pontosan a könyvelővel való kapcsolattartás macerásabb részeit.

Fotó: unsplash.com

Az online könyvelés során egy erre kifejlesztett szoftvert vagy könyvelőprogramot használunk, amely a számláinkat egy olyan felhő alapú felületen kezeli, ahol a könyvelő könnyen hozzáfér. Az online könyvelő program a számlázóprogramból és a banki kivonatokból automatikusan a felhő alapú könyvelőrendszerben rögzíti az adatokat, amelyeket aztán a könyvelő dolgoz föl: ellenőrzi a számlák helyességét, elkészíti az adóbevallást, valamint beszámolókat, riportokat készít. 
A könyvelési folyamat során alapvetően háromféle módszer van az online könyvelésben. Vagy a számlaképet rögzítjük, vagy a bizonylat adatait visszük be a rendszerbe, a harmadik esetben pedig, amikor mindkettőt: a számlaképet és a bizonylat adatait egyaránt rögzítjük a könyvelőprogramban. 
A mi teendőnk csak annyi, hogy a könyvelőnkkel egyeztetve regisztráljunk a programban, és beállítsuk a vállalkozásunknak megfelelően. Ebben természetesen a könyvelőnk a segítségünkre lesz. Egyébként is érdemes tisztázni a könyvelővel a legelején, hogy mik a mi elvárásaink, hiszen ez nem csak üzleti, hanem bizalmi kapcsolat is. Fontos tudnunk, mi az, amiben a könyvelő a segítségünkre tud lenni, és melyek azok a dolgok, amelyek nem az ő feladatai. Így később ez nem okoz majd problémát, ha adódik valami probléma vagy félreértés. Valamilyen szinten tehát nekünk is feladatunk van vele, de korántsem annyi, mint a digitális könyvelés előtti korszakban volt.

Időt és pénzt nyerünk

Ez az első nagy előnye: nem kell postára járnunk, annak minden nyűgjét (telefonálás, visszahívás, nyitvatartási időbe beleférés, sorbanállás) kikerülhetjük, hiszen néhány kattintással bárhonnan elküldhetjük a könyvelőnknek az egyébként is elektronikusan létrehozott számlákat. Ezzel időt és pénzt egyszerre spórolunk. 
Ráadásul, mivel a rendszer automatizált, kevesebb a hibalehetőség, a program fejben tartja a dátumokat és határidőket, és még szól is, ha valami fontos vagy határidőre elintézendő dolgunk van.

Földrajzi rugalmasság

Az online könyvelés bárhonnan végezhető, nem kell egy városban, de még csak egy országban sem tartózkodnunk a könyvelővel, így akár nyaralás vagy hosszabb külföldi tartózkodás során is néhány perc alatt elintézhetjük a papírmunkát - mely már nem is annyira papírmunka.

Környezettudatosság

Ha már a papírnál tartunk: az online könyveléssel vége a felesleges oldalak kinyomtatásának, amely óhatatlanul együtt jár a klasszikus papírmunkával - melynek már a neve is unalmat és nehezen kezelhetőséget sejtet. Ez tehát környezettudatos választás is egyúttal: a saját lelkivilágunk és bolygónk erdői fognak fellélegezni, ha nem a hagyományos papír alapú könyvelést választjuk, az oly sok lap hagyományos kinyomtatásával szemben. Vége a káosznak, az asztalon tornyosuló papírhalmoknak: a bárhonnan elérhető online programban minden rendszerezve a könyvelőnk és a mi rendelkezésünkre áll.

És ha valami nem világos, és kérdésem lenne?

Természetesen lehetnek olyan esetek, hogy valamit szóban, vagy esetleg személyesen kell megbeszélni a könyvelővel. Ennek továbbra sincs akadálya, a telefon, a videóbeszélgetés (zoom, google meet, skype, viber vagy bármely más felület), és természetesen a személyes találkozás továbbra is opció a könyvelés során. Ezen kívül van lehetőség írásban kérdezni a könyveléssel, bérszámfejtéssel kapcsolatos kérdéseket a személyes üzenőfalon, esetleg emailben, amelynek előnye, hogy pontos, részletes, érthető, és - nem utolsósorban - visszakereshető választ kapunk a kérdésünkre. 
Ha pedig valami könyveléshez kapcsolódó informatikai kérdés merülne fel, a könyvelő nemcsak válaszol, de segít is a probléma megoldásában, például igény esetén az online számlázó rendszer és a NAV rendszerének összekapcsolása során felmerülő gondok megoldásában is tud segíteni.

Folyamatos hozzáférés az adatokhoz

További előnye az online könyvelő rendszernek, hogy az adatok folyamatosan kerülnek feldolgozásra, és amint a könyvelő feldolgozta a beérkezett számlákat, már hozzá is lehet férni az adatokhoz, a nap bármely órájában. Nincs tehát szükség arra, hogy a hó végét vagy az év végét várjuk azért, hogy megállapítsuk, mi a helyzet a vállalkozásunk pénzügyeiben és számláiban, az információ innentől kezdve bármikor és bárhol elérhető számunkra - csak internet legyen és térerő.

Könnyen kezelhető

Külön előny, hogy az online könyvelőprogram felülete könnyen kezelhető, nem kell technikai zseninek lenni hozzá, egyszerű felhasználói szintű ismeretekkel könnyedén el tudjuk küldeni a megfelelő dokumentumokat, és hozzá tudunk férni a számunkra szükséges információkhoz, például a könyvviteli vagy bérszámfejtési adatainkhoz, vagy az adóbevallásunkhoz. Talán ez az egyetlen pont: egy új rendszer megtanulása, ami elsőre esetleg ijesztő lehet, de számtalan ügyfél tapasztalata alapján bizton állíthatjuk, hogy még a technikában járatlanok is hamar belejönnek az online könyvelésbe - különösen, ha megtapasztalják az előnyeit. 

Biztonságos

Tévednénk, ha azt gondolnánk, hogy ennyi előny mellett talán pont a biztonság a hátulütője ennek a rendszernek. Adatainkat a könyvelő programban titkos jelszavak védik megbízhatóan, ráadásul a könyvelő cégnek általában felelősségbiztosítása is van. Ez azt jelenti, hogy ha valami kár érne minket anyagilag a könyvelő hibájából, nem kell azt a hosszas procedúrát végigjárni, hogy kifizetjük a büntetést, majd polgári úton bepereljük a könyvelőt. A felelősségbiztosításnál egyből sokkal hamarabb visszakapjuk a pénzünket, mint hogy felfognánk, hogy valami hiba történt.

Mennyibe kerül az online könyvelés?

A könyvelés szolgáltatása általában havi 10.000 forintról indul, az összeg azonban egyéni megbeszélés tárgyát képezi, hiszen bármilyen típusú vállalkozásban számtalan tényező van, amely azt befolyásolja. Az elektronikus forma, vagyis maga az online könyvelés inkább a kapcsolattartás és az információfeldolgozás módjára vonatkozik. Az azonban bizonyos, hogy az eddig postán elküldött számlák beküldésének az árát a továbbiakban nyugodtan a zsebünkben hagyhatjuk.