Elektronikus számlázás: egy ide, egy oda
Míg a számviteli törvény már több mint két éve lehetővé teszi az elektronikus bizonylatok kibocsátását és felhasználását a beszámoló alátámasztásához, ennek mindeddig kevés gyakorlati jelentősége volt, hiszen az adójogszabályok alkalmazásában számlaként (tehát az adóbevallást megalapozó bizonylatként) csak a hagyományos, papír alapú iratok voltak elfogadhatók. Legkésőbb az uniós csatlakozás miatt ugyanakkor lehetővé kellett tenni, hogy az elektronikus számlák az adózásban is elfogadottak legyenek, bár ezt diktálják a piaci elvárások is. Az elektronikus számlázás ugyanis jelentős költségmegtakarítást eredményezhet.
Május elsején lépett hatályba az általános forgalmi adóról szóló törvénynek az a módosítása, amely a számla fogalmába már az elektronikus számlát is beleérti. Az elektronikus számla tartalmi követelményei ugyanazok, mint a papíron kibocsátottakéi, tehát a gazdasági eseményt ugyanazzal a részletességgel kell tanúsítaniuk. A különbség annyi, hogy a számlának kizárólag elektronikus változata létezik, ennélfogva kizárólag elektronikus úton jut el a kibocsátótól a befogadóhoz. A részletes szabályokat a törvény egy pénzügyminiszteri rendeletre bízza. Az áfatörvény csak annyi követelményt támaszt az elektronikus számlával kapcsolatban, hogy alkalmazásáról az eladónak és a vevőnek előzetesen meg kell állapodnia. Ez a megállapodás nincs alakszerűséghez kötve, tehát elméletileg meg lehet kötni szóban, sőt akár ráutaló magatartással is, célszerű azonban a vitás helyzetek elkerülése érdekében a megállapodást írásba foglalni.
Szintén a törvény határozza meg azt a két lehetőséget, ahogyan az elektronikus számla esetében az eredet hitelességét, a tartalom sértetlenségét, illetve a dokumentum olvashatóságát biztosítani lehet. Az egyik lehetőség az elektronikus aláírás és időbélyegző használata, a másik pedig az úgynevezett electronic data interchange (elektronikus adatcsere - EDI) nevű rendszer alkalmazása.
Az első esetben az elektronikusan kiállított számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni. Ekkor tehát az elektronikus aláírás bizonyítja a számla hitelességét, az időbélyegző pedig kiállításának időpontját.
A végrehajtási rendelet lehetővé teszi, hogy a számla kibocsátója, ha ugyanannak a vevőnek vagy megrendelőnek szállít, úgynevezett elektronikus számlaköteget állítson ki. Ez a számlaköteg több számlát tartalmaz, de az azonos adatokat (mint például a vevő neve és címe) elegendő egyszer feltüntetni, feltéve, hogy az összes számla valamennyi adata egyébként hozzáférhető. Ilyen esetben elegendő magát a számlaköteget ellátni elektronikus aláírással és időbélyegzővel.
Kissé körülményesebbnek tűnik a második eset, amikor a számla kibocsátója az EDI-rendszert alkalmazza. Kétségtelen ugyanis, hogy ekkor nem szükséges az eseti elektronikus számlákra sem elektronikus aláírás, sem időbélyegző, ugyanakkor a számla kibocsátójának havonta papír alapú összesítő dokumentumot kell kiállítania, két példányban. Ebben pedig külön fel kell tüntetni a vevők nevét, címét és adószámát, a kibocsátott elektronikus számlák azonosítóját, továbbá a termékértékesítések és szolgáltatásnyújtások összesített adóalapját, adómértékek szerinti bontásban, végül az áthárított áfa összegét. Tekintettel arra, hogy
az áfatörvény az ilyen papír ala-pú összesítő dokumentumokra egyébként a számviteli törvény szabályait rendeli alkalmazni, ezeket a dokumentumokat végül mindenképpen el kell látni hagyományos aláírással, ellenkező esetben a hitelessége nem bizonyított.
A jogszabályi lehetőség tehát már megvan az elektronikus számlák kibocsátására és felhasználására, nem megoldott ugyanakkor még a számlák elektronikus archiválása, holott részben a törvényi előírások, részben a költséghatékonyság miatt a piac ezt is régóta várja már. A helyzet megoldása azonban ezúttal csak részben múlik az államigazgatási bürokrácián.
A Tel-e-jog korábbi számaiban már beszámoltunk az elektronikus aláírásról szóló törvény tervezett módosításáról, amely egyebek mellett önálló szolgáltatásként szabályozná az elektronikus archiválási tevékenységet. Az akkor még csak kormány-előterjesztés szintjén lévő tervezet azóta megjárta az Országgyűlést is, ahol a fiaskó bekövetkezett. A május 10-i zárószavazáson ugyanis a kormány indítványát a Ház nem fogadta el. Ennek azonban nem az az oka, hogy szakmailag megalapozatlan lett volna: a parlamenti adatokból kiderül, hogy a zárószavazáson nem volt jelen a szükséges számú kormánypárti képviselő, így az igen szavazatok végül kisebbségben maradtak.
Hogy mennyire nem a szakmaiság volt a parlamenti bukás oka, azt jelzi, hogy a törvénymódosítási javaslatot később két kormánypárti képviselő benyújtotta, mégpedig a kabinet korábbi előterjesztésével azonos szövegezéssel. E sorok írásakor a képviselői indítvány a zárószavazásra vár.
A kérdés azért fontos, mert az adózásban általános szabály, hogy a bevallást megalapozó bizonylatokat, számlákat és egyéb dokumentumokat az elévülési idő végéig meg kell őrizni, a számviteli törvény pedig esetenként még ennél is hosszabb, tízéves megőrzési kötelezettséget ír elő.
Ami az elektronikus számlák megőrzését illeti, a végrehajtási rendelet ennek szintén két módját ismeri. Az egyik mód, hogy a megőrzésre kötelezett - jellemzően a számla befogadója - a kötelezettségének maga tesz eleget, a másik pedig, hogy ezzel megbíz egy "külön törvény szerinti" archiválási szolgáltatót. Ez a bizonyos külön törvény az, amelyről fentebb volt szó, és amelynek a sorsa a képviselők kezében van. Ha viszont az illető maga őrzi meg a számlát, akkor azon időbélyegzőt kell elhelyeztetni olyan szolgáltatóval, amely e szolgáltatást minősített szolgáltatóként végzi. (Az időbélyegzőt is olyan biztonsági követelményeknek eleget téve kell előállítani, amelyekről nem áll rendelkezésre információ.) Az elektronikus számlák megőrzésének szabályai azonban a közeljövőben várhatóan módosulnak. Az informatikai és hírközlési miniszternek ugyanis rendeletet kell alkotnia az elektronikus archiválás részletes szabályairól, s ennek megszületése után már ezek a szabályok lesznek irányadók.
