Az e-beszerzés már stratégiai kérdés

A világpiacon globális verseny van kibontakozóban, melyben túlélési esélye annak van, aki valamilyen speciális szegmenset tud meghódítani, vagy aki lényegesen tudja csökkenteni költségeit. Ezen erőfeszítések leglátványosabb területe az anyagköltségek csökkentése. A leggyakoribb módszer a globális stratégia kiterjesztése: nagy mennyiségben (=olcsóbban) kell a világpiacon vásárolni, azt saját hazai vagy más országbeli céghez kell szállítani, fel kell dolgozni, majd értékesíteni a világ minden táján.

Ma már egyre több vállalat használja az internetet a beszerzés területén: rendelések feladására a vállalatoknak 38 százaléka, ajánlatkérésre pedig már több mint 50 százaléka.

A hazai középnagyságú termelővállalatoknál készített belső felmérések alapján a beszerzéssel kapcsolatban az alábbi két legsúlyosabb kritikát fogalmazták meg a beszerzéssel napi kapcsolatban álló emberek.

1. A beszerzési folyamat átfutási idejének hosszúsága.

2. A nyomon követhetőség hiánya, azaz nehezen jutnak információhoz folyamatban lévő igényeikkel, rendeléseikkel kapcsolatban.

Az ideális megoldás a beszerzési logisztikai folyamat optimalizálására az e-business nyújtotta lehetőségek alkalmazása. Egy e-beszerzési rendszer bevezetésével a beszerzésigénylés költsége és a folyamat időtartama drasztikusan csökken. Ezt támasztja alá az Aberdeen Group felmérése is, mely szerint:

- az igénylés feldolgozási költségei átlagosan 73 százalékkal csökkennek;

- a feldolgozás időtartama 70-80 százalékra, kb. egy héttel lerövidül;

- a túlköltekezés mértéke pedig 51 százalékkal csökken;

- az elsősorban kitüntetett beszállítóktól beszerzett termékekért átlagosan 5-10 százalékkal kell kevesebbet fizetni;

- az árunyilvántartás költsége 25-50 százalékkal csökkenthető.

Az integrált vállalatirányítási rendszerek megadják annak az elvi lehetőségét, hogy a hosszú, buktatókkal teli jóváhagyási folyamatot felváltsuk egy lényegesen gyorsabb, minimális adminisztrációt igénylő és teljes egészében kézben tartható, ellenőrizhető megoldással. A megoldás erre: a korábbi manuális, a kinyomtatott rendelési igényt asztaltól asztalig továbbító ügyviteli rendszer felváltása egy olyan alkalmazással, mely a rendelési igényt a számítógépes hálózaton utaztatja a jóváhagyási helyek között.

A B2B (business to business) vállalatok közötti elektronikus kereskedelmet jelöl. Az értékek -pénz, áru, szolgáltatás, információ - elektronikus csatornákon keresztüli cseréje korábban nem látott lehetőségeket kínál mindazok számára, akik élnek vele.

Az ötlet alapja, hogy a világhálót mintegy virtuális "árverési csarnokként" alkalmazva a tender jellegű beszerzési igényeinket mindig az adott piaci helyzetben és időpontban legoptimálisabb áron, illetve a lehető legjobb minőségben, a számunkra fontos egyéb feltételek biztosítása mellett elégíthetjük ki. A legtöbb e-beszerzési megoldás a forráskutatás színhelyévé az internetet teszi, így lehetővé válik, hogy a vásárolni szándékozó szervezeteknek ne kelljen foglalkozniuk költséges és fáradságos adminisztratív feladatokkal az árajánlat-alapú forráskereső folyamatokban.

Az eszköz talán legfontosabb előnye az időtakarékosság, hiszen a beszerzőnek nem kell árajánlatkérések elküldésével, azok követésével, elemzésével foglalatoskodnia. A licit során kényelmesen, számítógépének monitorán követheti figyelemmel a megadott termékféleségekre érkező ajánlatokat, és így tudja kiválasztani az optimális beszállítót. A szükséges informatikai háttér biztosítása után a rendszer alkalmazása már csak a pontos, mindenre kiterjedő alkalmazási szabályzat megalkotásától és betartásától függ.

A B2B üzleti kapcsolatok fejlődése évtizedes múltra tekint vissza, az EDI-kapcsolatokkal indult, jelenleg a B2B-piactér kialakulása van folyamatban, vertikálisan egy-egy vezető cég köré, horizontálisan iparágfüggetlen módon. A vevő számára az előnyök az információn alapuló beszerzési döntésben, az öszszehasonlítás lehetőségében, a hatékonyabb, hibamentes üzleti folyamatokban mutatkoznak meg, a tranzakció és a szolgáltatások költsége 30-50 százalékkal csökken. Az eladók számára az előnyök a kiterjedt vevőkörben, az alacsonyabb marketingköltségekben, az átláthatóbb és kisebb tranzakciós költségekben, a flexibilis árképzésben nyilvánulnak meg.

Sok eladó és vevő azért nem veszi igénybe az elektronikus médiát a szerződéskötéshez, mert nem látják biztosítottnak a szerződés és felelősségi jog kérdéseinek rendezését.

A következőkben ezért essék néhány szó ezekről a kérdésekről:

Melyik ország joga érvényes a szerződésre?

A nemzetközi kereskedelemben a jogválasztási záradékban határozzák meg a felek a szerződésre érvényes jogot. A szabad jogválasztás alapelv.

Ha a szerződő felek nem rendelkeznek a jogválasztásról, akkor annak az államnak a jogát kell alkalmazni, amelyik a szerződés tartalmával a legszorosabb kapcsolatban áll. Vagyis annak az államnak a jogát alkalmazzák, amelyikben a meghatározó teljesítést nyújtó fél székhelye van.

Az interneten közölt, az országhatárt meghaladó teljesítésekre vonatkozó szerződések esetében tehát a bécsi adásvételi egyezmény tagállamai az egyezmény jogát alkalmazzák (Magyarország is). A digitális dokumentumok bizonyító erejét eddig még nem tisztázták. Az uralkodó felfogás szerint ezeket szabad bírói bizonyítékértékelésen keresztül lehet figyelembe venni.

Hogyan pótolható a saját kezű aláírás?

Elektronikus aláírás és irat szabályozásáról szóló törvény célja, hogy az egymástól távol lévő felek közötti üzenetváltások megbízhatóak, az elektronikus úton tett szerződéses nyilatkozatok jogilag érvényesíthetőek legyenek. A törvény szerint a digitális aláírás az elektronikus okirat védelmét szolgáló, titkos aláírási kulccsal készített digitális jelsorozat, amely a hozzá tartozó időbélyegzővel és hitelesítési tanúsítvánnyal azonosítja az aláírási kulcs tulajdonosát

és biztosítja a letagadhatatlanságot, a keltezésigazolást, a sértetlenséget és a hitelességet.

Kecskés Kinga az LLP Budapest üzletfejlesztési munkatársa