A pályázat útja tizenegy lépésben

A pályázati menedzsment csak úgy lehet teljes, ha az elejétől a végéig egy felkészült és szakmailag megfelelő csapat végzi a lebonyolítást. A pályázatok utómunkálatai ugyanis számos esetben sokkal több munkát is jelenthetnek, mint maga a pályázatírás. Ugyanakkor a mérleg másik oldalán látnunk kell a célt, és azt a vissza nem térítendő támogatási lehetőséget, amely nagy léptékben fölpezsdíti vállalkozásunkat a hazai és az uniós piacon egyaránt.

1. Beérkezés

A beérkezést követően megvizsgálják:

>> a benyújtási határidővel kapcsolatos feltételek betartása

>> a pályázat megfelelő példányszáma (1 eredeti + 3 másolat)

>> a formanyomtatvány megfelelő formátuma (alakjában nem változtatható, kézírással nem lehet kitöltve)

>> a formanyomtatvány 1 példányának benyújtása elektronikus formában (kizárólag CD-n) is megtörtént.

2. A pályázó és a pályázat jogosultságának vizsgálata

Ebben a szakaszban megvizsgálják a pályázó és a pályázat jogosultságát, áttekintik jogi megfelelősségét és alkalmasságát a pályázók köre, valamint a támogatható tevékenységek és a megítélhető költségek szempontjából.

3. A pályázat elemei teljességének vizsgálata

Itt a következőket vizsgálják:

>> a pályázó a formanyomtatvány valamennyi pontját maradéktalanul kitöltötte-e, illetve az őt nem érintő pont(ok)nál feltüntette-e, hogy "pályázatomra nem vonatkozik"

>> a pályázó a formanyomtatvány minden oldalát ellátta-e cégszerű aláírásával

>> a formanyomtatványt CD-n is beküldte-e (vagy ahogy a kiírás megköveteli), a csatolt CD-n levő adatok épek és használhatók-e

>> a pályázó valamennyi előírt mellékletet - megfelelően kitöltve - csatolta-e

>> a pályázathoz csatolt minden adatlapot egy eredeti példányban beküldte-e, és azt az előírásoknak megfelelően töltötte-e ki.

4. Esetleges és megengedett hiánypótlások jelzése a pályázó felé

A pályázat formai hiányossága esetén a pályázót kizárólag írásban, egyszeri alkalommal értesítik, és maximum 15 naptári nap határidő kitűzésével formai hiánypótlásra szólítják fel. Amennyiben a pályázó nem tesz határidőre eleget a felszólításnak, a pályázati elbírálásból kizárják.

5. A pályázat befogadása (a kiírásnak való megfelelés)

Amennyiben a pályázat - a fenti szempontokat figyelembe véve - megfelel a jogosultság és a teljesség feltételeinek, a pályázatot befogadják. A befogadás tényéről a pályázó írásban értesül. A befogadónyilatkozat tartalmazza:

>> a pályázat benyújtásának időpontját,

>> a pályázat azonosítójelét,

>> a pályázat befogadásának tényét és időpontját.

A befogadónyilatkozat csak és kizárólag a pályázat formai megfelelőségét igazolja, nem jelenti a támogatás megítélését.

6. A pályázat tartalmi elemzése az elbírálási szempontrendszer alapján

A pályázat tartalmi elemzése annak megállapítására irányul, hogy a pályázatban szereplő információk az elbíráláshoz szükséges részletességgel és tartalommal bírnak-e.

7. Döntés a támogatás odaítéléséről vagy egyéb rendelkezés

A pályázatok elbírálására minden kiíró és elbíráló szerv bírálóbizottságot hoz létre. A bírálóbizottság javaslati alternatívái az alábbiak lehetnek:

>> a projektet a pályázatban megfogalmazottakhoz képest változatlan tartalommal és feltételekkel támogatja

>> a projektet a nem elszámolható költségelemek kivételével támogatja

>> a projektet elutasítja

>> a bizottságnak - szükség szerint - joga van a javaslattételt elnapolni.

8. Kedvező döntésnél a támogatási szerződés kiküldése és aláírása

A támogató levél tájékoztatja a pályázót arról, hogy a bírálóbizottság a pályázatot támogatandónak értékelte.

Amennyiben a bírálóbizottság a pályázatot elutasítja, úgy a kezelőszervezet a döntés kézhezvételét követő 15 naptári napon belül írásban, elutasító levélben értesíti a pályázót arról, hogy pályázatát nem támogatják. Az értesítésnek tartalmaznia kell az elutasítás indokát. Ha a pályázat nem elszámolható költségelemeket is tartalmaz, a csökkentett mértékű támogatás megítélése esetén a pályázónak nyilatkoznia kell arról, hogy vállalja-e a projekt megvalósítását a megváltozott támogatási feltételek mellett.

9. Pénzügyi elszámolás elindítása és a finanszírozás folyamatának meghatározása

Az elszámolást, a támogatás folyósítását a vissza nem térítendő támogatások esetében a kedvezményezett kezdeményezi, egy éven belül legfeljebb - általában - 6 alkalommal. A kedvezményezett támogatási szerződés alapján a projekt - szerződésben meghatározott - befejezését követő 60 napon belül pénzügyileg és műszakilag is el kell számolnia a finanszírozást végző szervezetnél, az alábbi dokumentumok benyújtásával:

>> pénzügyi beszámoló (a projekt megvalósítását tanúsító, bizonylatokkal és hatósági engedélyekkel alátámasztott elszámolást tartalmazó dokumentum)

>> a helyszíni munkálatok megvalósulásának fényképpel is igazolt dokumentálása

>> a végelszámolás után esetlegesen fennmaradó, fel nem használt támogatás összegéről történő lemondónyilatkozat.

10. Ellenőrzések

Az ellenőrzések célja a következő:

>> a támogatási szerződésben meghatározott projekt tényleges megvalósulásának ellenőrzése

>> a számlák és az azzal azonos bizonyító erejű könyvelési dokumentumok ellenőrzése

>> a nemzeti és közösségi szabályok, különösen a költségek elszámolhatóságára, a közbeszerzésre, az állami támogatásokra, a környezetvédelemre, az esélyegyenlőségre, a tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó szabályok betartásának ellenőrzése

>> a szabálytalanságok megelőzése és feltárása

Az ellenőrzésekről mindig jegyzőkönyv készül, ezt a kedvezményezett aláírja, és ha a megállapításokkal kapcsolatban van észrevétele, él ezzel a lehetőségével. Az ellenőrzések zavartalan lebonyolítása érdekében a projekt végrehajtása során keletkező dokumentumokat elkülönített módon szükséges tárolni és nyilvántartani, ez alapfeltétele az ellenőrzési jogosultság érvényesítésének. A 1260/1999. EK rendelet 38. 6. cikke értelmében a projekt megvalósítására, ellenőrzésére és finanszírozására vonatkozó dokumentumokat - a program záróegyenlegének az Európai Bizottság által történő kifizetését követő - 3 évig kell megőrizni. A programok záróegyenlegének kifizetésére várhatóan 2009 második felében, illetve 2010-ben kerül sor, így a dokumentumokat 2013. december 31-ig kell megőrizni.

11. Folyamatos monitoringadatok szolgáltatása a megvalósítás és a fenntarthatóság időszakában

A következő adatok szolgáltatására kell felkészülni:

>> A fejlesztésből származó többlet nettó éves árbevétel (e Ft)

>> A fejlesztésből származó többlet éves exportárbevétel (e Ft)

>> A fejlesztésből származó többlet adózott eredmény (e Ft)

>> A fejlesztéssel létrejött új munkahelyek száma (db)

>> A fejlesztéssel megőrzött munkahelyek száma (db)

>> A fejlesztéssel bevezetett új termékek (termékcsoportok, szolgáltatások) száma (db)

>> A fejlesztéssel bevezetett új exporttermékek (termékcsoportok, szolgáltatások) száma (db)

>> A fejlesztéssel bevezetett új eljárások száma (db)

>> Ebből csúcstechnológiának minősülő eljárás (technológia) (db)

>> Beruházás megvalósítására felhasznált magánforrás (e Ft)

>> Bruttó hozzáadott érték (e Ft)

>> A létrehozott (épített) ingatlan (m2) (Forrás : www.gkm.hu )