Átgondolt szerződés szükséges
A létesítménygazdálkodás mint tevékenység lényegét alapvetően nem érinti, hogy a szolgáltatásokat a vállalat saját szervezetén belül szervezi meg, vagy pedig külső szolgáltatótól veszi igénybe. Lényeges különbség azonban, hogy az utóbbi esetben egy (vagy több) szerződés határozza meg a szolgáltatás kereteit és tartalmát. Egy alaposan átgondolt és részletesen kimunkált szerződés tehát elengedhetetlen előfeltétele egy mindkét fél számára gyümölcsöző együttműködésnek - fejtette ki dr. Perlaki Szabolcs ügyvéd, a Dezső és Társai Ügyvédi Iroda munkatársa.
A szakértő utalt arra, hogy a szerződés célját gyakran a puszta költségcsökkentésben határozzák meg. Egy profi szolgáltató azonban ennél lényegesen többet kínál: a megrendelő alaptevékenységéhez teremt hozzáadott értéket. Egy FM-szerződés megkötése előtt a megrendelőnek tisztáznia kell, hogy mit is vár a szolgáltatótól. Mivel az FM a maga teljeségében igen változatos és széles körű tevékenységet ölelhet fel, az első és legfontosabb kérdés, hogy mik azok a tevékenységek és szolgáltatások, amelyeket külső szolgáltatótól kíván igénybe venni. Ez nemcsak gazdasági, hanem stratégiai kérdés is, amely nagyban függ a cég alaptevékenységétől. Eleinte tipikusan a házfelügyelet, a tervezés, a kertészet, a költöztetés, az őrzés és a karbantartás tartozott ebbe a körbe. Később ez a szolgáltatási kör bővült, és a szerződéseket már sok esetben műszaki és infrastrukturális üzemeltetésről kötötték. Ma már azonban a fejlettebb gazdaságokban nem ritka az integrált FM-szolgáltatásokról kötött szerződés sem, amely lehetővé teszi, hogy a vállalat, illetve a menedzsment szinte kizárólag alaptevékenységére koncentráljon, és minden mást külső specialisták végezzenek.
Ezek a szerződések már a gazdálkodási, üzleti funkciót is a szolgáltatóhoz telepítik. Céljuk már nem egy vagy több ingatlan működtetése, hanem egy ingó és ingatlan elemekből álló vagyonnal történő professzionális gazdálkodás, valamint a főtevékenység teljes körű támogatása. A technológia és a gazdaság fejlődésével (pl. PPP) az integrált
FM-szolgáltatásokra vonatkozó igény mind nemzeti, mind nemzetközi szinten növekedni fog.
Hazánkban is megtörténtek az integrált FM-szolgáltatások irányában az első lépések, bár az ilyen szerződés még ritka kivétel. A piacon ma a sok kis szolgáltatóé a fő szerep, ezek nem nyújtanak komplex szolgáltatásokat. Jellemző azonban, hogy a cégek szolgáltatási köre folyamatosan bővül. A szerződések tehát egyre bonyolultabbak, öszszetettebbek.
Minden szolgáltatási szerződés sarokpontja a szolgáltatási szint és a díjazás meghatározása. Komplex tevékenységről lévén szó igen bonyolult a tevékenységek részletes szabályozása. Célszerűbb ehelyett a munka elvárt eredményének a definiálása. Sokkal egyszerűbb például meghatározni, hogy milyen hőmérséklet legyen az adott létesítményben, vagy hogy a bérbe adható területek hány százaléka állhat éves átlagban üresen, mint a klímaberendezés üzemeltetésének vagy a bérbeadás módjának a meghatározása. A megrendelőt alapvetően az eredmény érdekli, melyet a teljesítménymutatók tesznek mérhetővé. Ilyen lehet például az üzemzavarok havi száma.
