Az ismeretlen meghódítása
A kontrolling és az informatika önálló tevékenységként szinte egy időben, a nyolcvanas években jelent meg a vállalatokban – emelte ki Drótos György, a Corvinus Egyetem docense. Miközben azonban az utóbbihoz nyitottsága révén egyre közelebb kerültek a hagyományos vállalati tevékenységek, az it „fekete doboz” maradt. Márpedig egy friss felmérés szerint a hazai cégek – szemben az 1999-es egy százalékkal – mostanság árbevételük átlagosan 2,2 százalékát költik erre a célra, így tetemes összeg felhasználása marad ellenőrizetlen. Alighanem ez az egyik oka annak, hogy számos informatikai beruházás nem váltja be a hozzá fűzött reményeket. Egy másik felmérés szerint ugyanis az ilyen projektek 80 százaléka sem az eredeti időkeretbe, sem a tervezett költségvetésbe nem fér bele – tette hozzá Kerekes Antal, az IFUA Horváth & Partners Kft. vezető tanácsadója. Tipikus hiba az is, hogy az ilyen projektekben a teljesítménymérés és a visszacsatolás egyaránt elmarad. Így például nem derül ki, hogy valóban hozza-e az indításkor beígért és remélt költségcsökkentést vagy árbevétel-növekedést egy üzleti folyamat informatikai támogatásának javítása.
Ugyanakkor manapság a cégek kezdik felismerni a változtatás szükségességét. A téma népszerűségét jól mutatja, hogy az IFUA egy hónapon belül a napokban immár másodszor szervezi meg informatikai kontrollingképzését. A jó it-konrollernek speciális szakismeretekkel kell rendelkeznie, ezért mindenképpen az a helyes megoldás, ha nem az általános kontrollingosztály valamelyik munkatársa kapja a feladatot, hanem e célra külön szakembert alkalmaznak. Neki ugyanis nemcsak az erre a részterületre leginkább alkalmazható, speciális kontrolling eszköztárát kell ismerni, de értenie kell valamilyen szinten az informatikához is. Az az ideális, ha az it-kontroller szakmai felügyeletét az általános kontrollingvezető látja el ugyan, de ő maga közvetlenül az informatikai terület vezetője mellett dolgozik, segítve annak döntéseit.
Az it-kontrollingnak több klasszikus problémát is meg kell oldania. Ezek közül is kiemelkedik a belső elszámolóárak, illetve informatikai szolgáltatási díjak helyes megállapítása. Jellemző hiba például, hogy a telefonos segélyvonal használatáért egy-egy részlegnek a hívások száma alapján „számláznak”, noha a költségek jó része bizonyos keretek között független az érdeklődők számától. A helytelen árazási képlet viszont odavezet, hogy költségtakarékosságból a munkatársak inkább egymás segítségét kezdik kérni, s végül senki sem hívja a segélyvonalat, miközben a munkatársak szájhagyomány útján igyekeznek az it-rendszerben boldogulni. Ez pedig a lehető legrosszabb kimenetel.
A szakosított kontrolling sokat segíthet a gazdaságossági számításoknál és a projektek ütemezésénél is. A legjobb megoldás a szakemberek szerint az, ha az kisebb, 5–50 nap közti fejlesztési igényt támasztó feladatok végrehajtási sorrendjét egy külön erre a célra létrehozott bizottság, nem pedig az informatikai egység határozza meg. A kontroller döntő szerepet játszhat a különféle szolgáltatások pontos specifikálásában is. Bár ez nem feltétlenül az ő feladata lenne, de a különféle informatikai szolgáltatások részletes körülírása nélkül hatékonyan azok teljesítését sem lehet ellenőrizni.
Különösen fontos, hogy az elérhető szolgáltatások skálázhatók legyenek, azaz minden igényt különböző szinteken és díjakért legyen képes kiszolgálni az informatika. Ehhez természetesen megfelelő árazási rendszernek kell társulnia: az előre lekötött kapacitásért fix díjat célszerű kérni, míg a tervezetthez képest pluszban igényelt szolgáltatásért arányos felárat kell kiszabni.
Az it-kontrolling bevezetése, a különféle szolgáltatások belső árazása sok helyütt igen nehezen illeszthető a vállalati kultúrába. Általában ott megy ez könnyebben, ahol az it eddig is önálló szolgáltató központként működött, vagy bizonyos tevékenységeket a cég már kiszervezett külső vállalkozásokhoz. Ennek megfelelően, bár a ráfordítások alapján már a közepes cégeknél is szükség volna szakosított ellenőrző és monitoringtevékenységre, mégis inkább olyan nagy cégek az úttörők ezen a területen, mint a BAT vagy az Audi.
Annak, hogy számos informatikai beruházás nem váltja be a hozzá fűzött reményeket az az oka, hogy az it „fekete doboznak” számít a cégeknél. A projekteknek mindössze húsz százaléka fér bele a tervezett idő-és költségkeretbe.
