Kihelyezett dokumentumkezelés

Akár 20-25 százalékos költségmegtakarítást is elérhetnek a dokumentumkezelés során azok a hazai vállalatok és intézmények, amelyek külső szolgáltatót bíznak meg az ilyen feladatok elvégzésével – mondta el érdeklődésünkre Sódar György, a Copy General Outsourcing Services kereskedelmi igazgatója. Mielőtt bármilyen konkrét megoldásról lehetne beszélni, feltétlenül szükséges a leendő ügyfélnél elvégezni egy teljes körű auditot. Tény, hogy a vállalatoknál lévő dokumentumkezelési eszközpark – másolók, nyomtatók, faxok – üzemeltetése, azok kellékanyaggal való ellátása, karbantartásuk ütemezésének megszervezése igen nagy befektetett erőforrást igényel. Ezért a folyamatosan bővülő eszközpark egy idő múlva áttekinthetetlenné, korszerűtlenné, majd azok menedzselése a cég számára teherré válik. Egy új iroda létrehozása vagy egy meglévő irodai környezet egy felhasználóval való kibővítése egy újabb eszköz beállítását, illetve annak beszerzését vonja maga után. A géppark szükségtelen bővítése azonban növeli a helyi költségeket, ráadásul a teljes rendszer áttekinthetetlenné válik. Minden egyes eszközbeszerzés, valamint azoknak üzemeltetése, fenntartása, menedzselése anyagi és emberierőforrás-oldalról a vállalatok számára jelentős terhet jelent.

Bonyolítja a helyzetet, hogy számos esetben a napi, heti munkafolyamatok során igényként jelentkeznek nyomtatási, illetve másolási teljesítménycsúcsok. Ezeknek az igényeknek a cégen belüli kezelése legtöbbször a meglévő eszközök túlterhelésével, többletköltségekkel oldható meg. Általános jelenség a hazai vállalatoknál, hogy ezen teljesítménycsúcsokra tervezik a nyomtatóberuházást, így jelentősen nő a havi költségük.

A Copy Generalnál a múlt év elején kezdtek el komolyabban foglalkozni az outsourcinggal, ekkor merült fel egy önálló üzletág létrehozásának gondolata, amely a dokumentumkezelés-kiszervezéssel foglalkozna. Az üzletág hivatalosan 2005. szeptember elején kezdte meg működését. Eddig az elvárásoknak megfelelően alakult a tevékenység, sokan érdeklődnek a konstrukció iránt, és már több átvilágítást is elvégeztek a potenciális ügyfelek számára – közölte Sódar György. A Copy General Outsourcing Services most azon dolgozik, hogy az új irodaházak üzemeltetőinek partnereként dokumentumkezelési szolgáltatások is megjelenjenek a felső kategóriás irodákhoz kapcsolódó ajánlatokban.

A nyugat-európai dokumentumkezelés-kiszervezési piac 2009-re 27 milliárd eurósra bővülhet, ez évente átlagosan 6,7 százalékos növekedést jelent – derül ki az InfoTrends/CAP Ventures előrejelzéséből. A leggyorsabban bővülő terület a dokumentumfeldolgozási folyamatok kihelyezése lesz, amely 2009-re 2,2 milliárd eurósra nő, átlagosan 31 százalékos éves növekedési szint mellett. Főként Nagy-Britanniában és Németországban kapott nagy lendületet ez a szegmens, de gyorsan terjed Franciaországban is.