A szakértő szemével
Vegyük? Építtessük? Vagy inkább béreljük az irodát? Ez a három kérdés merül fel a cégvezetők előtt, ha a vállalat irodai elhelyezéséről van szó. Érdemes alaposan megvizsgálni, milyen előnyökkel, hátrányokkal és kockázatokkal jár egyik vagy másik megoldás.
A cég elhelyezésének szempontjából a legrugalmasabb megoldás az irodabérlet. Egy jól megtervezett és minden szempontból megfelelő bérlet a cég életének minden moz-gásához alkalmazkodik – véli Konthur Adrienne, a CB Richard Ellis Nemzetközi Ingatlantanácsadó Kft. ügyvezető igazgatója. Ki kell kötni az előbérleti opciót és – bizonyos pénzügyi büntetések mellett – a területek visszaadásának a lehetőségét is.
A feleslegessé váló irodaterületekkel kapcsolatban az egyik leginkább alkalmazott módszer az albérletbe adás. Ennek legnagyobb kockázata az, hogy az albérlőért a bérlő felel. A bérleti szerződésben meg kell határozni azt is, hogy milyen okkal tagadhatja meg a bérbeadó az albérletbe adást. Előre meg kell határozni a hosszabbítási opciót, jelezve a feltételeket is – érvelt az igazgató.
A legfontosabb egy bérleti jogviszony megkezdése előtt a megfelelő alaposságú tervezés. Ebben a szakaszban a lehető legpontosabban fel kell mérni a következő 3-5 évet és a várható területváltozási kockázatokat. Az alkalmazottakén kívül számításba kell venni a beszállítók, az ügyfelek és a versenytársak szempontjából fontos elhelyezkedési igényt, emellett azt, hogy milyen minőségű és elhelyezkedésű épület hordozza leginkább a cég sajátosságait, mekkora büdzsé áll rendelkezésre és hogyan szeretnénk a saját irodánkat látni.
Felhívta a figyelmet a szakértő, hogy az előzetesen elvárt m2-ben kifejezett területi igény nem minden ingatlanban azonos. Elképzelhető, hogy az ingatlan sajátosságai miatt 100 fő az egyik irodaházban 1400, a másikban csak 1200 m2 területet igényel. A legsikeresebb irodabérleti projektek akkor születnek, ha egy professzionális ingatlan-tanácsadó mellé esetleg egy belsőépítész és egy projektmenedzser is csatlakozik.
Mi a helyzet egy vásárolt vagy épített ingatlannal? Ott a területek általában végesek, és a létszámcsökkenés esetén sem megoldott a bérletbe adás, hiszen a saját ingatlanok általában nehezebben szeparálhatók. A bérlőnek pedig elsőrendű követelménye a kizárólagosan használt terület. A saját ingatlan másik hátránya az üzemeltetés idő- és a forrásigénye és az ezzel járó költségek számviteli kezelése. Amíg a bérleti díj egyszerű költségként jelentkezik, addig a saját tulajdonú ingatlant eszközként kell nyilvántartani. Mindez jelentős tőkelekötést eredményez, amely már az adott ág üzleti tevékenységétől von el forrást.
Elengedhetetlen, hogy a lehetőségek vizsgálatakor a bérleti összköltségeket hasonlítsuk össze, azaz mindazt a költséget, amelyet a bérleti idő alatt az adott helyszíneken a cég elhelyezésére fordítunk. Csak így kaphatunk pontos képet az irodaterületek valódi különbségeiről. A pénzügyi alku folyamán a következőkre érdemes kitérni:
– milyen arányban fizeti a kiépítést a bérlő és bérbeadó
– esetleges bérletidíj-mentes időszak
– az üzemeltetési költség tartalma és díja
– parkoló és raktárterületek díja
– a bérleti és üzemeltetési költségek változásának rendje (inflálódás)
– a készpénzletét vagy bankgarancia hátrányai és előnyei
– melyik társasággal szeretnénk egy házban látni cégünket
