Alapos projekt-előkészítés kell

A projektmenedzsment az erőforrások szervezésével és irányításával foglalkozó szakterület, s az a célja, hogy az erőforrások felhasználásával egy adott időtartam alatt, illetve meghatározott költségkereten belül sikeresen teljesítse a projektet. Minden projektmenedzsernek előre meghatározott korlátok (idő, költség, feladatkör) figyelembevételével, az erőforrásokat optimálisan és integrált módon hasznosítva kell a tervezet célját megvalósítania.

A projektfolyamat mindig egy indítási (előkészítési) szakasszal kezdődik, ennek célja az igények, feladatok, kockázatok felmérése – hangsúlyozta Farkas Hajnalka, a DTZ üzletágvezetője. Mint írta: ezt követi a részfeladatokat pontosító és összefogó tervezési szakasz. A végrehajtási szakaszban a tervek alapján történik a projekt irányítása, folyamatos teljesítményértékeléssel. Az ellenőrzési szakasz tulajdonképpen a végrehajtásival párhuzamosan fut, hiszen a tervezett és tényleges eredményeket össze kell vetni, s ha szükséges, változtatni. A zárószakaszban történik a projekt adminisztratív és pénzügyi elszámolása.

A DTZ-t tavaly bízta meg egy nemzetközi amerikai cég, hogy Budapesten létrehozandó regionális pénzügyi központjuk számára keresse meg a legmegfelelőbb irodát, és alakítsa ki a teljes irodabelsőt, amely 40-45 fő munkahelyéül szolgál majd. Az időbeli korlátot reálisan jelölték ki, hiszen a cég a nyár végi beköltözést tűzte ki célul, nyolc hónapot biztosítva a projekt teljesítéséhez.

Megismerve a cég igényeit és elvárásait, az anyagi erőforrások számításaink szerint elegendőnek bizonyultak – vélte a szakértő. A projektmenedzser feladatköre magában foglalta az irodaterület teljes építészeti és gépészeti kiépítésének a felügyeletét, a gyengeáramú rendszer (integrált telekommunikációs hálózat, biztonsági rendszer) megtervezését és kivitelezésének szervezését, az irodabútorok kiválasztását, megterveztetését, megrendelését, a növényzet, illetve néhány irodai eszköz beszerzését. A terület fizikai és műszaki adottságainak a felmérése után elkészültek a leendő iroda építészeti és gépészeti tervei, bútorozási alaprajzai, látványtervei és a gyengeáramú rendszer teljes műszaki specifikációja. A megvalósulási ütemterv befejezésekor nem várt adminisztratív nehézség adódott a megbízó részéről, s ez veszélyeztette a projekt sikerét. A helyzet elemzése után a projektmenedzser a végrehajtási helyett az előkészítési szakaszhoz kényszerült visszatérni – emlékeztetett.

Az első két szakasz újbóli – a korábbiakhoz képest gyorsabb ütemű – teljesítése után a végrehajtási és az ellenőrzési viszonylag zökkenőmentesen zajlott. A projektmenedzser a munkaterületen történt látogatását jegyzőkönyvben dokumentálta, és folyamatosan egyeztetett az egyes szakterületeken dolgozó szakemberekkel. A megbízónak küldött folyamatos visszacsatolást – a kontinensnyi távolság miatt – a rendszeres heti telefonos konferenciabeszélgetésekkel, illetve az elektronikusan küldött fényképekkel dokumentált beszámolókkal oldotta meg a DTZ.

A projekt időben, az előre megállapított költségvetési korláton belül, és ami a legfontosabb, a megbízó minőségi elvárásainak megfelelően teljesült, amely nagymértékben megkönnyítette az adminisztratív és pénzügyi lezárást, értékelést. A kijelölt csoport a végrehajtási szakasz előtt közvetlenül fellépő problémára, illetve a projekt egészére vonatkozóan levonta a további megbízások során is kiválóan alkalmazható tanulságokat.