Magasabb szintű hatékonyság

Egy idealista elméjében a ránk zúduló mindennapos információhalmaz egyet jelent a hatékonysággal: gyorsan és egyszerre sok eseményről tájékozódhatunk, a világhálón keresztül akár a munkahelyi asztal mellett ülve is. A szkeptikusok tartanak az óriási mennyiségű ismerettől, segítségért kiáltanak és számítógépnek hívják. Kitűnő eszköze ez az információk feldolgozásának. A realistának már gépe is van, a fontos információk azonban éppen hogy eltűnnek a szeme elől.

Kiss Judit: A modern technika elviekben arra hivatott, hogy alkalmazóját a gyorsabb és hatékonyabb munkavégzéshez segítse. Ezzel ellentétben amerikai kutatások kimutatták: a munkával töltött átlagos órák száma nem hogy csökkenne, de még nőtt is az elmúlt években. A számítógépek és az internetes kommunikáció korszakában az információáramlás olyan sebességre kapcsolt, amit az ember egyedül már-már képtelen feldolgozni. A számítógép kitűnő segítség lehet, megfelelő szoftveres felület hiányában azonban csak a felhasználó fejében kialakult kuszaság rögzítésére képes.

Szekeres Katalin: Évek óta hallani a vállalati tudásmenedzsment fontosságáról, a szervezetekben rejlő szellemi kapacitás hatékony hasznosításának szükségéről. Ehhez képest megfelelő képlet a megvalósításra továbbra sincs, számos hatékonytalan berögződés, megszokott, de rossz folyamatok uralják a vállalatok életét.

VG: Eközben óriási mennyiségű hasznosítható információ halmozódik fel ezekben a szervezetekben. Hol rejtőznek ezek?

Kiss Judit: Ma még e-mailekben, azok csatolmányaiban, az irodák között keringő lapokon teljesen ellenőrizhetetlenül és átláthatatlanul. Az információ akkor érték, ha a megfelelő időben és helyen alkalmazni is tudjuk. Egy-két héttel ezelőtti levélhez csatolt Excel-táblázat már rég elvész a többi között, mire valóban hasznát vehetnénk. Nem beszélve arról, hogy korántsem biztos, hogy a legfrissebb verziót sikerül előhalásznunk.

Szekeres Katalin: Kicsit általánosabban az információk két nagy csoportját különböztethetjük meg. Az, amit mi strukturált információnak hívunk, már évek óta megfelelő informatikai támogatással kezelt. Ide tartozik például a könyvelés, amelyhez kitűnő könyvelő szoftverek nyújtanak segítséget. Ilyen a logisztika is és számos egyéb vállalati terület. Ehhez képest a hasznos információknak egy jelentős hányada strukturálatlan: e-mailek formájában kering, vagy éppen csak szóban hangzik el, de már rövid idő elteltével is nehezen visszaidézhető, manipulálható.

VG: Milyen jövőképpel számolhatunk? Teljes káosz, vagy a most még rendezetlen információtömeg megtalálja majd a megfelelő helyét?

Kiss Judit: A legtöbb cég hamarosan felismeri majd az igényt a ma még kallódó ismeretanyag menedzselésének. Mint minden előrelépés ez is kisebb szemléletbeli váltást igényel, az alapok azonban erősek, van mire építkezni. A XXI. századi kommunikációs csatornákat – az e-mailen túl a különböző chat-programok, nettelefonok – ma már széles körben ismerik és alkalmazzák. Ezek persze nem alkalmasak egy vállalaton belüli kooperáció és kommunikáció felépítésére, már csak biztonsági aggályok miatt sem. Ezért mi az ezen rendszerek előnyeit megőrző, felhasználóbarát és biztonságos rendszert, az E-Synergyt ajánljuk.

Szekeres Katalin: A mi feladatunk a struktúrának megfelelő kereteket adni. Az Exact évek óta fejleszti és használja E-Synergy rendszerét, amit a már említetteken túl éppen erre a célra, a strukturálatlan információk rendszerezésére szánunk.