Szervezni is tudni kell

A vállalati tudás nem csak olyan kézzelfogható formában jelenhet meg, mint egy ügyféllista vagy termelési technológia. Egy társaság működését, hatékonyságát döntően befolyásolja ugyanis annak szervezeti és működési rendszere, amelynek optimalizálása komoly értéket teremthet - összegezte többéves tapasztalatát Maróti Márta, a BSIS9 Informatikai Szolgáltató és Tanácsadó Kft. ügyvezetője.

A vállalatoknak rendszeres időközönként át kellene tekinteniük üzleti folyamataikat, hogy az esetleges redundanciákat, illetve hiányosságokat észlelni és orvosolni tudják. A működési rendszer feltérképezésére és modellezésére leggyakrabban a különféle vállalatirányítási rendszerek telepítése előtt kerül sor, amikor a folyamatok részletes leírására az informatikai rendszer sikeres testreszabásához van szükség. Hasonló igény merül fel a különféle minőségirányítási rendszerek bevezetésekor, illetve rendszeres auditáláskor is.

Ez a folyamat lényegében a folyamatszervezésben megtestesülő tudás rögzítését jelenti. Bár ez igen komplex feladat, mégis sok cég papír alapon végzi el a munkát. A hosszú hetek munkájával létrejövő dokumentum végül épp a tudás rögzítésének klasszikus követelményeit nem teljesíti: nehezen áttekinthető, korlátozottan elérhető és a változások átvezetése is nehézkes. A működési rendszer térképét az elektronikus vállalati tudásmenedzsment részévé téve viszont jóval könnyebb a hibák felderítése, s egyszerűbb a módosítások átvezetése is. Maróti Márta szerint az ehhez kapcsolódó informatikai többletköltségek gyorsan megtérülnek, és a megszerzett ismeretek szétosztása, felhasználása is jóval könynyebb.

A grafikus alapú ARIS rendszer például folyamatábrák rögzítésére ad lehetőséget, miközben az egyes elemek jellemzőit adatbázisban tárolja. Így - az áttekinthetőség megőrzésével - különféle szempontok alapján készíthetők jelentések: nemcsak azt lehet megtudni, hogy egy-egy kollégának milyen feladatai és jogosultságai vannak, hanem arra is fény derülhet, ha valamilyen tevékenységnek nincs felelőse, vagy esetleg ugyanazt a munkát - egymástól függetlenül - többen is végzik.

Egy cégnél például így derült fény arra, hogy egyazon adatbázisba több helyen is rögzítik a beszállítók alapadatait. A rendszer részletes vizsgálatakor ki is derült: néhány partner adata - eltérő nevek alatt - többször szerepel.

Más alkalommal a működési folyamatok lehetséges racionalizálására irányították rá a figyelmet. Egy szolgáltató vállalatnál írásban, telefonon, e-mailben és személyesen is be lehetett jelenteni a különböző meghibásodásokat, s mindegyik csatorna végén másik munkatárs vette a jelzéseket. Így előfordult, hogy ugyanazon panaszt többször is rögzítették, s feleslegesen terhelték a hibaelhárító csapatot is.

Nemcsak a költségcsökkentésben, de a nagyobb érték előállításában is segít a rendszer. Az ügyféladatok széttagolt kezelése nyomán ébredtek rá egy vállaltnál, hogy egy-egy vevővel akár 3-4 munkatárs is tartja a kapcsolatot, attól függően, hogy árajánlat-küldésről, kiszállításról, számlázásról vagy reklamációról volt szó. Ez ösztönözte az egykapus ügyfélszolgálati rendszer kialakítását, amely lényegesen egyszerűbbé tette partnereiknek ügyeik intézését.

A vállalatok folyamatrendszerű átvilágítása a munkatársak szemléletén is sokat változtathat. Sokszor ma még csak szervezetekben gondolkodnak az alkalmazottak, nem látva tovább saját részlegük határainál. Maróti Márta tapasztalatai szerint, amennyiben felismerik, hogy munkájuk egy nagyobb folyamat része, az összefüggéseket megismerve hatékonyabban tudnak dolgozni és nő a munkavégzés rugalmassága is.