Javítható a belső kommunikáció

Egy vállalatnak általában egy-két évente érdemes felülvizsgálnia belső kommunikációs rendszerét. Akkor követhet el egy cég annak átalakításakor hibát, ha egyrészt előzetesen nem forintosítja a felmerülő ötletek megvalósításakor előálló végeredményt, másrészt ha a vezetőség úgy kötelezi el magát az újítás mellett, hogy nem rendel mögé erőforrásokat.

A jó információáramlási rendszerből fakadó előnyök kiaknázásához érdemes figyelni a formális és az informális kommunikációra egyaránt - magyarázza Szabó Márta. A Consero Vezetési Tanácsadó és Informatikai Szolgáltató Kft. humánpolitikai igazgatója hozzáteszi: előbbi csatornák lehetőséget nyújtanak a vállalati célok és stratégia ismertetésére a szervezeti kultúra közvetítéséhez, míg például a dolgozói elégedettség felmérése vagy a teljesítményértékelési rendszer keretében a dolgozóknak módjuk van arra, hogy ötleteikkel, konstruktív kritikai megjegyzéseikkel hozzájáruljanak a cég problémáinak megoldásához, ezáltal erősítve az együttműködési szellemet. A látszólag "csak közérzetjavító" kapcsolatfejlesztési lehetőségek megteremtése, mint például a kávészünet a kávézóban, vagy a közös bowlingozás növeli a bevontság és elkötelezettség élményét, a motiváltságot, támogatja a csoportmunkát.

Egy vállalatnak, a tervezési ciklusuknak megfelelően, általában évente érdemes generáljavítást végezniük a belső kommunikációs rendszerükön, de ha az szorosan kötődik informatikai megoldásokhoz, elég 2-3 évente megújítani - véli Arany Tóth László. Az azonban alapvető követelmény, hogy akár szervezési kérdésről van szó, akár informatikai támogatottságról, a kommunikációs rendszer illeszkedjen a vállalati kultúrához - húzza alá a P & Merlin Kommunikációs Kft. ügyfélkapcsolati igazgatója. Egy nagyvállaltnál általánosnak mondható az intranet használata, de egy kisebb cégnél lehet, hogy az írott szabályok és személyes konzultációk célravezetőbbnek bizonyulnak.

Sokszor előfordul, hogy vannak ötletek, amiken változtatni kellene, de elmaradnak a következményeket forintosító felmérések - mondja a szakember. Egy két-három ezer kapcsolódási ponttal bíró intranet átalakításának költsége például 10 és 20 millió forint közé esik, s évente tízmilliós nagyságrendű, de akár 35 millió forintos megtakarítás is elérhető vele. Hibát követ el a vállalat akkor is, ha a vezetők elkötelezik magukat a változtatás mellett, de nem rendelnek mögé erőforrásokat, annak ellenére, hogy az átalakításban aktívan részt vevő alkalmazottak és feletteseik számára idővel és fáradsággal jár a folyamat. Az is elengedhetetlen, hogy a munkavállalókat a változtatás minden lépésébe - az ötletgyűjtéstől kezdve a közelítő számításokon és a tesztelésen keresztül a konkrét javaslat megvitatásáig - bevonják.

Megfelelően motivált munkatársak általában igénylik a kommunikációs rendszer javítását, ennek ellenére a legtöbb esetben a vezetésnek kell felismernie az információáramlási fekete lyukakat. Ebben azonban érdemes támaszkodni a belső vagy külső humán tanácsadókra - húzza alá Szabó Márta.