Tudásmenedzsment: több mint informatika

Napjaink egyik slágerkifejezése a tudásmenedzsment (tm): nincs konferencia, szakkönyv vagy cikk amelyben ne kerülne elő, miközben a vállalatvezetők többsége nemigen tudja hová tenni a fogalmat. A legtöbben úgy vélik, csupán arról van szó, hogy az informatikai cégek új, még komplexebb vállalatirányítási, információkezelési szoftvereik eladásához találták ki ezt a szlogent.

Pedig a tudásmenedzsmentet oroszlánrésze nem is az informatikáról szól. A különféle adatbázisok, programok csupán a kapcsolódó adminisztrációt, tárolást egyszerűsítik, de a legfontosabb elemek kívülről kerülnek a rendszerbe. Ezért van az, hogy a legtöbbször azok a tudásmenedzsment-projektek végződnek kudarccal, ahol a bevezetést nem előzte meg a szervezeti igények felmérése, és a szükséges képzés, illetve szemléletváltás is elmaradt.

A sikeres tudáskezelés kulcsa ugyanis éppen a szemlélet. A legtöbb hagyományos szervezetben a munkavállalók vonakodnak megosztani tudásukat kollégáikkal, mivel attól tartanak, hogy ezzel nélkülözhetőkké, pótolhatókká válnak, így könnyen elbocsáthatják őket. Ez a jelenség jól tetten érhető az újonnan felvettek és a kezdők igencsak felszínes és vontatott betanításán is.

A koncepció lényege azonban az, hogy a cég által különböző forrásokból megszerzett tudást valamilyen formában minden érintett számára elérhetővé tegyék, s ezáltal hatékonyabban használhassák azt. Ehhez először fel kell kutatni a szervezet különböző részeiben, eltérő módokon tárolt ismereteket.

Nem elegendő az értékesítési vagy raktárkészletadatokat egy felületen elérhetővé tenni, ugyanoda kell gyűjteni a munkavállalók személyes adatait, szaktudásuk pontos leírását, vagy az ügyfeleink jellemzőit is.

Ehhez először a felgyülemlett adatokat rendszerezni kell, hogy azokból kinyerhessük az adott döntéshez szükséges információkat.

Az ilyen információk gyakorlati felhasználása, alkalmazása a tudás, így a szoftveres tudásmenedzsment-rendszereknek is túl kell lépniük a különféle adatbányászati, lekérdezési megoldásokon. Ezzel párhuzamosan olyan ösztönzőrendszert, vállalati kultúrát kell kiépíteni, amely érdekeltté teszi a tudásbirtokost abban, hogy ismereteit megoszsza a többiekkel, s egyúttal minden dolgozót arra ösztönöz, hogy a tetemes költséggel létrehozott tudásrendszert ténylegesen használja is mindennapi munkájában.

A nyugaton mintegy tíz esztendeje megjelent tudásmenedzsmenttrend ma már az érintettek körének kiszélesítése felé mutat. Így mind több cég hoz létre olyan rendszert, ahol bizonyos adataihoz beszállítói vagy vevői is hozzáférhetnek, így sokkal közvetlenebb kutatás-fejlesztési kapcsolat, vagy "éppen időben" rendszerű szállítás építhető ki például egy ellátási lánc elemei között.

Természetesen a vállalati tudás nemcsak az adott cégnek, hanem konkurenseinek is komoly érték lehet. Éppen ezért fokozott figyelmet kell fordítani a belső működést mindenben kiszolgáló tudásrendszerek védelmére is. A hozzáférési jogosultságok pontos szabályozása mellett nem szabad elfeledkezni arról, hogy gyenge emberierőforrás-menedzsmentnél sokkal egyszerűbb versenytársainknak valamelyik alkalmazottunkat néhány ezer forintos béremelést ígérve elcsábítani, mint drága speciális berendezéseket alkalmazva klasszikus ipari kémkedéssel megszerezni titkainkat.