Önműködő dokumentumok
Miközben a cégvezetőknek komoly fejfájást okoz, hogyan vegyék rá munkatársaikat arra, hogy minél kreatívabbak legyenek, a dolgozók munkaidejének jó részét különféle űrlapok monoton kitöltögetése, javítása, ellenőrzése és továbbítása emészti fel. Ráadásul a szabványosított kérdőíveken a rubrikák jó része azonos.
Ezen a problémán segíthetnek az automatizált dokumentumok. Ezek abban térnek el a hagyományos állományoktól, hogy a különféle adatokat nem statikusan rögzítik, hanem aktív kapcsolatot hoznak létre a mögöttes adatbázisokkal.
A megoldás kulcsa a fájlokat leíró XML nyelv, amely képes különféle állandó elemekből és hivatkozásokból felépíteni egy-egy dokumentumot. Így az állomány megnyitója mindig a legfrissebb verziót látja.
Emellett a nyelv képes bizonyos utasítások rögzítésére is, így a kitöltött űrlap - igény szerint - automatikusan korrigálja a hibákat, elküldi önmagát az előre megadott címekre, vagy archiválja saját tartalmát.
Ha a rendszer mögött komoly integrált vállalati tudásbázis áll, az ilyen állományok használata komoly költség- és időmegtakarítással jár. Egy amerikai ingatlaniroda például ügynökei adatait és a közvetített ingatlanok jellemzőit önálló adatbázisba rendezte. Így amikor a vevőjelöltek látogatásának adminisztrálását kell intézni, elegendő az űrlapra csak a megfelelő azonosítókat felvinni, azok alapján a nyomtatvány kitölti önmagát, így mindössze a látogatás egyedi vonásait (tapasztalatok, megjegyzések, megállapodások, ígéretek) kell feljegyezni.
Miközben számos bank nála vezetett folyószámla meglétéhez köti a különféle jelzáloghitelek folyósítását, gyakori, hogy az igénylőlapokon az ügyfél személyes adatait is kérik, bár azok elvileg már rögzítve vannak a hitelintézetnél. Az automatizált dokumentumok révén nemcsak ezen lehet segíteni - elkerülve a rögzítési hibákat -, de egy-egy űrlap kitöltése után képes magát a megfelelő elbírálóhoz továbbítani, majd a jóváhagyási hierarchiát végigjárva eljut az éppen soron következő banki alkalmazotthoz.
Termelővállalatoknál, ha a különféle részlegek megrendeléseiket a beszerzési osztálynak ilyen dokumentumok használatával küldik el, a jóváhagyás után értesítést kaphatnak a megrendelt cikkek várható megérkezéséről is. Így egy brit cég huszonötről hétre tudta csökkenteni a szabványosított megrendelőlapon azon sorok számát, amelyet az igénylőnek önállóan kellett kitöltenie. Ezzel a cégnél lényegében megszűnt az időnyerés érdekében az adminisztratív rendszer megkerülésével sokszor hibásan végrehajtott beszerzés.
Az önműködő állományok segíthetnek a különféle katalógusok frissen tartásában is. Ha ilyen állományokból építik fel a tudásportálok anyagait, elegendő egyetlen helyen javítani az elavult adatokat ahhoz, hogy a teljes rendszer naprakész legyen. (VG)
