Milyen egy optimális elrendezésű iroda?

Egy épület élettartama évtizedekben mérhető, ez alatt a használati és üzemeltetési módok többször is megváltozhatnak: az épületgépészet, a felszerelések és a belső burkolatok egyaránt elavulhatnak, amortizálódhatnak. Amerikával ellentétében Magyarországon radikális belső átépítésekre alig van példa, ezért a legjobb megoldást az jelenti, ha a tervezés fázisában az építész mellett a létesítménygazdálkodó (Facility Manager) is jelen van. Ezáltal a használat és az üzemeltetés sajátos szempontjai már a tervezéskor érvényesülhetnek, hiszen az eltérő jellegű irodák használata a belsőépítészetben, a térképzésben, a bútorozásban, s az üzemeltetésben egyaránt eltérő követelményeket fogalmaz meg.
 
Milyen előnyökkel jár az irodaház tervezésekor a létesítménygazdálkodó jelenléte? Azon túlmenően, hogy koordinálja az épület, a munkahelyek, a munkatársak munkáját, támogatja a szervezet termelékenységét a szükséges infrastruktúrák és szolgáltatások (például eszközök beszerzése, takarítás, raktározás, flottamenedzsment, biztonságtechnika, garázsfelügyelet, recepció) biztosításával. A jó létesítménygazdálkodó legfőbb erőssége a hatékony ügykezelés, emellett tisztában kell lennie az épületgépészeti, biztonságtechnikai, üzemeltetési, ingatlanjogi, pénzügyi ismeretekkel is. A létesítménygazdálkodás egy vállalat életében folyamatos kiszolgáló funkcióként van jelen. Esetenként azonban önálló létesítménygazdálkodási projekteket is indítanak, ilyen lehet például egy nagyobb költözködés, az épület felújítása, avagy az új autópark bevezetése. 
 
Iroda: integrált egység
Ahhoz, hogy ideális munkakörnyezet várja az alkalmazottakat, ismerni kell a vállalat működési struktúráját, és az egyes szervezeti egységek igényeit is, melyhez segítséget jelentenek az egyes osztályok vezetőivel készített interjúk. A létesítménygazdálkodás hatása azonban nem napokban mérhető, a vállalat mindennapjaiban mindvégig szerepet kap, s a végső eredmény eléréséhez a tapasztalatok szerint 2-3 év szükséges. Persze ez idő alatt is igazítani kell a folyamatosan változó környezethez, a munkakultúrához, hiszen a létesítménygazdálkodásnak, mint vállalati kiszolgáló funkciónak, a vállalati folyamatok köré kell szerveződnie. Emellett a vállalati számítástechnikai rendszert sem szabad figyelmen kívül hagyni, hiszen olyan, létesítménygazdálkodást támogató számítástechnikai megoldást kell alkalmazni, amely a meglévő környezetbe jól beilleszthető.
 
Az optimális térrendezés
„A létesítménygazdálkodás talán legláthatóbb alapfeladatai, közé tartozik az optimális berendezhetőség megteremtése „- emeli ki Hajnal István, a Biggeorge''s-NV vezérigazgatója. A belső tér kialakításánál, így például burkolati elemek kiválasztásánál, fontos számításba venni az épület élettartamát és energiahatékonyságát, üzemelési költségeit, használati értékét, illetve a fizikai munkakörnyezet kialakítására vonatkozó jogszabályi előírásokat. Ez utóbbi térképzési - minimum 1 négyzetméternyi mozgási területet kell kialakítani a munkavállalónak - és munkaegészségügyi - például a munkaeszközökre, a zajártalomra és a munkahelyi dohányzásra vonatkozó - szempontokat takar. S kulcskérdés, hogy a változó igényeknek és területhasználatnak megfelelően mód lehessen a későbbi változtatásokra is. Az épületek megtervezésénél hatékony és optimális helykiválasztásnak kell érvényesülnie. Napjainkban a tervezési irányelvek egyik fő eleme az „ültethetőség”, más szóval, hogy az épület bruttó területének egy egységére hány dolgozót lehet elhelyezni. Az építész formai szabadsága a homlokzaton, az előcsarnokban jelenik meg, míg az irodaterek tervezésénél elsősorban a hatékonyságra kell koncentrálnia. Az irodák kihasználhatóságát számos tényező alakítja, így a gépészeti vezetékek elrendezése, az épület mélysége, az elektromos ellátás, a fűtés-hűtési rendszerek, illetve az irodahasználat módja.
 
Az iroda használatát, stílusát pedig az épületben dolgozók munkastílusa, a vezetési elvek, a részlegek nagysága és a közöttük lévő kommunikáció dönti el. Nincs egyértelmű és követendő irodahasználati koncepció, elrendezés, a szervezet a maga sajátosságainak megfelelően kell, hogy megkeresse az adott épületnek a számára legkedvezőbb hasznosítását, belső elrendezését. Az alapvető irodai formák közé a szobákra osztott (celluláris) irodahasználat, illetve a nagyterű irodák („open space”) és az „irodatáj” tartoznak, jóllehet a globalizálódó világ új irodahasználati koncepciókat vezetett be, úgy mint az „osztott asztal” (desk-sharing rendszer, melyben nincs állandó asztala a dolgozónak), a távmunkahely, illetve az otthoni munkahely („teleworking”). Az ingatlan területfüggő költségének csökkentése a költségtakarékosság legfőbb iránya, ennek megfelelően az új munkavégzési koncepciók egyre nagyobb teret nyernek a jövőben, különösen az elektronikus kommunikáció további fejlődésének eredményeként.