Távkönyvelés: kkv-nak is megéri

A jelenlegi gazdasági helyzetben érződik igazán, mennyire sok múlhat azon, hogy egy cégvezető milyen minőségű információt és milyen gyorsan tud kritikus helyzetben pénzügyi döntéseihez felhasználni. Korábban a vállalatirányítási információs rendszerek (ERP) bevezetése 30 százalékban azért hiúsult meg, mert a bevezetést tervező vállalat nem tudta előteremteni a szükséges erőforrást, vagy úgy gondolta, hogy az egyszeri, nagy összegű beruházás nem térül meg. Az online felhasználások terjedése azonban olyan megoldást hozott, amely a költségszint mérséklése mellett a középvállalkozások hatékonyságát is javítja – hívja fel a figyelmet az RSM DTM Hungary tanácsadó cég.

A hatékony információs és döntéstámogató rendszerek a közép- és kisvállalatok számára is vonzók, ugyanakkor ezek költségeit a cégek alacsonyan kívánják tartani. A cégvezetők ekkor szembetalálják magukat a döntés szükségességével: megérett-e a helyzet egy integrált rendszer bevezetésére? „Elvárásaik között hangsúlyosan jelenik meg, hogy a rendszer rugalmasan kövesse a cég igényeit és a változó szabályozási környezetet – kedvező árazás mellett. A korábbi nagyvállalati konstrukciók kkv-kra szabott változata helyett egy új megoldást hozott az online távkönyvelési szolgáltatás és az ERP rendszer összekapcsolása, amely egy havidíjas bérleti konstrukció alkalmazása mellett akár negyedévente képes követni a kapacitási igényeket” – emeli ki Héhn Miklós, az RSM DTM Hungary számviteli csoportjának a vezetője.

A rendszerfejlesztés forrásigénye korábban sok esetben meghaladta egy kkv képességeit, hiszen a licencek akár többmilliós beruházást is igényeltek, s így nem maradt más választásuk, mint elhalasztani a fejlesztést, vagy egy kisebb tudású és olcsóbb rendszer mellett döntve kompromisszumot kötni. Azonban a közép- és kisvállalatok számára is alkalmazható ERP rendszerek ma már egy hosszú távú bérletkonstrukcióval és külső hozzáféréssel is elérhetővé váltak. „Korábban a legjelentősebb belépési korlátként a költségekkel, a felkészült szakember biztosításával és a változások folyamatos nyomon követésének kérdésével kellett megbirkózniuk a vállalkozásoknak. Az új megoldással a külső számviteli szolgáltatói szerverkörnyezetben üzemeltetett hardverhez mind az adott társaság, mind a külső pénzügyesek biztonságosan hozzáférnek, egy időben jelennek meg a bevitt információk. Ez nagyot lendíthet a cég hatékonyabb működésén, hiszen így azonnal többféle elemzés, előrejelzés is elérhető a vállalkozásról” – fűzi hozzá Héhn Miklós.

Adott esetben ez akár versenyelőnyt is jelenthet a vállalkozás számára, hiszen az ERP naprakész információkat nyújt a vállalat belső működéséről, pénzügyeiről, illetve üzleti környezetéről, így a cég tevékenysége öszszehangolható az üzleti lehetőségekkel. Így például egy több telephellyel rendelkező forgalmazó társaság folyamatosan naprakész adatokat láthat adott telephelye múltbeli és várható kapacitáskihasználtságára, forgalmára vonatkozóan, s ennek megfelelően alakíthatja bérleti szerződését, erőforrásait.

Sőt, egyes távkönyvelési programok alkalmasak a jelenlegi és a tervszámok párhuzamos vezetésére is, így gyakorlatilag egyetlen pillantással felmérheti a cégvezető, hogy mennyiben tért el a kitűzött céloktól vagy teljesítette túl azokat, hogyan alakul a következő időszakban a társaság likviditása. Ráadásul a kimutatások alapján könnyen megmondható, hogy mely kiadások esetében lenne érdemes „meghúzni a nadrágszíjat”.

Az utóbbi időben a cégvezetők számára felértékelődött annak jelentősége, hogy a vállalkozás pénzügyi adataihoz bármikor hozzáférhessenek, a kritikus információk akár automatizáltan előállíthatók. Az ERP rendszer távkönyveléssel a korábbiaknál magasabb szintű számviteli és elemzési szolgáltatást biztosít, hiszen a társaság működése akár napi szinten monitorozható, nyomon követhetők a termelési folyamatok, a költségtervezés, optimalizálható a cash flow, az üzleti aktivitás. VG