A legpazarlóbb szektor

Az alkalmazottak átlagosan 32 oldalt is kinyomtatnak naponta – derül ki a Lexmark különböző irodai részlegek nyomtatási szokásait vizsgáló tanulmányából. Az Ipsos közreműködésével készült felmérés szerint a listát a logisztikai osztályok alkalmazottai vezetik napi 48 oldallal, ez 50 százalékkal több, mint az átlagos mennyiség.

A Lexmark tanulmányából kiderül továbbá az is, hogy a logisztikai osztályok mellett a HR-, az adminisztrációs és a pénzügyi osztály is jelentős papírmennyiséget használ fel a nyomtatáshoz: esetükben ez fejenként 38-39 oldalt jelent naponta. Ezek az adatok nem csupán az alkalmazottak pazarlásáról tanúskodnak, hanem a munkakörükhöz kapcsolódó adminisztrációs elvárásokról is. Ezek természetesen elengedhetetlenek a mindennapi munkavégzéshez, de mi a teendő a felesleges nyomtatásokkal?

Ahogy a logisztikában dolgozók is beismerték, előfordul, hogy figyelmetlenségből hibás vagy nem megfelelő oldalt nyomtatnak ki. A felmérés szerint a felesleges oldalakat tekintve az informatikai részlegen dolgozók vezetnek napi kilenc lappal, de nem sokkal maradnak le a HR-részleg alkalmazottai sem. Ők napi nyolc oldalt pazarolnak el.

Danny Molhoek, a Lexmark közép- és kelet-európai régiójának ügyvezető igazgatója szerint eljött az idő, hogy a szervezetek nagyobb felelősséget vállaljanak a nyomtatásaikért, hiszen ennek nem csupán pénzügyi, hanem környezeti hatásai is vannak. Elmondta, vállalatuk a környezettudatosság elkötelezett híve, ezért olyan szolgáltatásokat biztosítanak, amelyek lehetővé teszik a környezetbarát nyomtatást. „Nyomtasson kevesebbet, spóroljon többet!” szemléletükkel és a megfelelő nyomtatási infrastruktúrák kialakításával nem csupán időt és pénzt takarítanak meg, de a környezetükkel is jót tesznek.

A cég regionális vezetője a következő tanácsokkal szolgál a pazarlás megelőzésére. Ösztönözzük munkatársainkat a kétoldalas nyomtatásra. A felmérésben részt vevők közül csupán minden harmadik szervezet (34 százalék) használja ki mindkét oldalt. A nyomtatási előnézetet nem véletlenül találták ki – mondta –, sokat segíthet, hogy valóban csak a megfelelő oldalakat nyomtassuk ki. A szakember szerint a technika is segíthet az irodai környezettudatosság kialakításában, azt javasolja, használjunk olyan multifunkciós készülékeket, amelyek tudnak másolni, szkennelni, faxolni, illetve nyomtatni is. Ezeket a gépeket előre be lehet programozni a kétoldalas és a fekete-fehér nyomtatási funkciókra.

A munkafolyamatokat nagyban meggyorsíthatják az olyan nyomtatóeszközök, amelyeken keresztül a dolgozók e-mailt küldhetnek, elektronikus mappákba helyezhetik a dokumentumokat, illetve rendelkeznek elektronikus tartalommenedzser-alkalmazással. A regionális vezető a szervezeteknek nyomtatási előírás létrehozását javasolja, hogy a munkatársak tudatosabban használják a készülékeket. A dolgozói okos kártya és PIN-hozzáférés például hatékonyabb ellenőrzést tesz lehetővé. A felmérés szerint a megkérdezett cégek 15 százaléka állította, csökkentették nyomtatóeszközeik számát, továbbá minden tizedik vállalat bevezette a kártyás, illetve PIN kódos nyomtatási rendszert.