Tesztrendszer a levéltárban
A Magyar Országos Levéltár törvényi kötelezettsége, hogy - az adathordozó típusától függetlenül - a maradandó értékű köziratokat átvegye. Ma már a kormányzati iratok 90 százaléka elektronikusan keletkezik: többnyire számítógépen, szövegszerkesztővel készülnek. Ezért a levéltár 2001 novemberében elhatározta, hogy kiépít egy elektronikus levéltárat modellező kísérleti rendszert.
A Magyar Országos Levéltár jelenleg 800 intézménytől vesz át iratokat. Az elektronikus levéltár megvalósításának célja, hogy az iratok átadására kötelezett szervek az eredetileg elektronikus formában keletkező dokumentumokat (levelezést, adatbázisokat, nyilvántartásokat) elektronikusan továbbítsák a levéltárnak, ahol azokat a megfelelő formában digitálisan tárolják.
Szakmai kontroll híján az elektronikus levéltári anyag akár a keletkezésétől számított néhány éven belül kezelhetetlenné, olvashatatlanná válhat a számítástechnikai eszközök és alkalmazások állandó változása miatt, ezért az átvett elektronikus iratok hosszú távú megőrzése új feladat elé állítja a levéltárakat. Mágnesszalagon már a nyolcvanas évek végén kerültek elektronikus iratok a levéltárba, ma azonban szinte lehetetlen az elolvasásuk, mert a két évtizeddel ezelőtti technika már eltűnt. Az elektronikus levéltár koncepciója hosszú távú. Az elektronikusan tárolt dokumentumokat évszázadok múltán is el kell érni, így az elektronikus levéltár bővíthető, biztonságos, szabványos iratkezelési technológián alapul, kizárja az utólagos módosításokat. Az elektronikus levéltári rendszer lehetővé teszi az állomány fogadását, rendszerezését, tárolását s a kutatói igények kiszolgálását akár webes felületen is.
A kísérleti elektronikus levéltári rendszer kipróbálása során három különböző hivataltól vettek át állományokat, melyeket indexadatokkal láttak el a kereshetőség érdekében, majd egy tizennégy szintű levéltári nyilvántartási hierarchia megfelelő részében helyezték el őket. A kísérleti elektronikus levéltár több mint kétszázféle adatformátumot képes kezelni, köztük e-mail, html, MS Office-fájlokat. A dokumentumok távolról is elérhetők.
A levéltár a rendszert kiépítő IBM Magyarországgal és a Haitec céggel a projekt során Európában egyedülálló, működő archiváló rendszert hozott létre az elektronikus iratok hosszú távú levéltári megőrzésére. A tapasztalatok alapján a levéltár szerint megvalósítható az államigazgatásban keletkező elektronikus iratok levéltári átvételét, megőrzését, feldolgozását és használatát biztosító végleges rendszer kialakítása, melyre megfelelő kormányzati döntés esetén kerülhet sor.
