Exact siker a Rába Energiaszolgáltatónál

A kitűzött cél a vállalati adminisztráció leválasztása volt a korábbi tulajdonos Rába rendszeréről, de emellett igényként fogalmazódott meg az ügyviteli folyamatok házon belülivé tétele és mind teljesebb automatizálása is. A folyamatot katalizálta, hogy az EETEK Hungary is évek óta Exact rendszert használt, és a vállalatcsoport egészére kiterjedően egységes informatikai környezetet kívánt megteremteni. Az új bevezetés kitűnő lehetőséget biztosított az Exact ERP rendszere legfrissebb verziójának megismerésére is, az EETEK ugyanis ettől függően kívánt dönteni saját szoftvere frissítéséről - mutatta be a projektet Dinnyés Mónika, a rendszert bevezető munkatárs.

Az EETEK nemzetközi társaság, Magyarországon kívül számos kelet-közép-európai országban van képviselete, a tulajdonába került Rába Energiaszolgáltató Kft. maga is számos telephellyel és közel 90 alkalmazottal működik. A felállás, mely szerint egy nemzetközi vállalatcsoport magyarországi leánya igényel vállalatirányítási megoldást, tökéletesen illik az Exact "parenting stratégiájába".

Az Exact által kimunkált hatékony és minőségi munkára alapozó ROI5 bevezetési metodológia jól bevált eszközt jelentett, kihívások persze ennél a projektnél is adódtak. Közülük talán a legkomolyabb az ügyfél-vállalatirányítási rendszerek használata terén szerzett negatív tapasztalata volt. A korábbi tulajdonos igényeihez igazodva a Rába Energiaszolgáltató is a piacon kapható prémium rendszerek egyikét alkalmazta, bevezetése során a személyre szabás, a felhasználók megfelelő felkészítése azonban elmaradt. A felhasználók az ERP rendszereknek csak hátrányait látták, az Exact szakembereinek ezért a bevezetési munka mellett a szemlélet formálására is komoly energiát kellett fordítaniuk.

Kihívást jelentett a bevezetés során az időben szűkre szabott menetrend is. A projektindító megbeszélést 2004. november végén tartották a felek, egy hónappal később pedig a rendszer már indulásra kész volt. A gyors munka hatékony együttműködést és teljes odaadást igényelt mindkét fél részéről. Az Exact és a Rába Energiaszolgáltató közös erővel, projektvezetési támogatással projektcsapatokban dolgozott a bevezetésen. Segítséget jelentett, hogy a Rába csapatában az Exact rendszereket jól ismerő szakember is akadt. A munka nemcsak helyben folyt, de folyamatosan figyelemmel követték azt a tulajdonosok is. A jellemzően 3-4 hónapos bevezetési idő lerövidítése érdekében fontos volt, hogy az ütemtervet mindkét fél elfogadja és szigorúan tartsa magát az abban leírtakhoz, a hibák kiszűrését pedig beépített ellenőrzési pontok tették lehetővé.

A projektindító megbeszélést követően a blueprintnek nevezett bevezetési fázisban a Rába projektcsapata megismerkedett a szoftverrel, az Exact pedig az általános munkafolyamatokkal, illetve az adatmigrációs igénnyel. Ezt a törzsadatok feltöltése követte, a rendszerparaméterek végső beállítása, amely a leghosszabb és legtöbb tevékenységet magában foglaló implementációs fázis volt. A bevezetési folyamatot a végső teszt, illetve a felhasználók tréningje zárta.

Az eltelt közel fél év az együttműködés sikeréről tanúskodik. A Rábánál korábban megfigyelhető távolságtartás az ERP rendszerekkel szemben mára eltűnt, a felhasználók jól megértve, hatékonyan használják az alkalmazásokat. Erről tanúskodik az Exact supportrészlegéhez érkező megkeresések alacsony száma is, amelyek túlnyomórészt a nehezebb és összetettebb kérdésekből állnak. A bevezetés vállalatcsoporton belüli sikerének másik mutatója, hogy az azóta tapasztaltak alapján az EETEK is saját Exact rendszerének frissítése mellett döntött.