A protokoll sértő is lehet

Sokan gondolják azt tévesen, hogy a protokoll egyfajta viselkedéskultúra. Az általános és közéleti viselkedéskultúra szabályainak ismerete azonban hozzátartozik az általános műveltséghez, amely minden társas érintkezés alapját képezi. Idetartozik a köszönés, a bemutatkozás, a megszólítás, a névjegycserélés szertartása, a telefonálás illemtana, de a pontosság és a vendég ültetése a gépkocsiban is. A protokoll ehhez képest komoly szervezőmunka, amelynek a segítségével kulturált keretet kap minden hivatali, üzleti tárgyalás, rendezvény vagy konferencia.

„A viselkedési szabályokról általában elmondható, hogy azok belerögződnek az emberbe a nevelés, a hagyomány, a megszokás, a közösségi kapcsolatok révén, így típushelyzetekben is biztosítják a kapcsolatteremtést – mondja dr. Vámos Lászlóné igazságügyi főtanácsos, protokollszakértő. – A protokollal nagyon meg lehet tisztelni embereket és nagyon meg lehet sérteni valakit. Alapszabály például, hogy adjuk meg a tiszteletet a helyi és a nemzetközi szokásoknak megfelelően. Bizonyos hivatali beosztásoktól felfelé mindenkit a hivatali rangján kell megszólítani: például vezérigazgató úr, polgármester asszony, nagykövet úr. A megszólításnak is van társadalmilag elismert rangja. Az ön a legudvariasabb forma, megkülönböztetett tiszteletet fejez ki. A riporterek gyakran használják a maga kifejezést, amelynek használatában nincs ugyan sértés, de nem kifejezetten udvarias.”

Egy rossz entrée-n is sok múlik – állítja a szakember. Az egyik legnagyobb baj, hogy a magyarok általában nem pontosak. Pedig a hivatalos kapcsolatoknak ez az egyik legfontosabb szabálya, kifejeződik benne a partner tisztelete és a saját megbízhatóságunk. „A sikeres fellépés ott folytatódik, hogy milyen ruhában van az illető, tud-e az alkalomhoz illően öltözködni – mondja a protokollszakértő –, és csak ezután következik az, hogy megszólal. Sokan sajnos ennek ellenére sem tudnak különbséget tenni az utcai és a hivatali öltözet között.”

Az illemszabályok között a tegezés-magázás ügye az egyik legkényesebb. Általánosságban elmondható, hogy az összetegeződésre semmiféle illemszabály nincs, noha azt általában a nők kezdeményezik. Alkalomtól, helyzettől függően azonban javasolhatja akár férfi is. Az azonos neműeknél általában az idősebb ajánlja fel, s nem is jelent illetlenséget visszategezni az idősebbet, ha erre előzőleg felhatalmazást kaptunk. A főnök és titkárnője is tegezheti egymást, de ebben az esetben sem illik visszaélni a lehetőséggel. Hivatalos helyzetben a titkárnő áttérhet egy semleges megszólításra, például a „főnököm, keresik telefonon” tökéletes megoldás.

„A tegezés kezdeményezése elfogadható, kikerülhető vagy akár udvariasan vissza is utasítható – teszi hozzá Vámos Lászlóné –, de ha a hivatal vezetője tegeződik a beosztottjaival, az alkalmazottak ne éljenek vissza ezzel. Hivatalos tárgyalások alkalmával pedig magázódva illik beszélni.”

S hogy változtat-e a fenti helyzeten, ha nő-férfi viszony is bonyolítja a kapcsolatot? A protokoll szerint nem: az üzleti, hivatali életben nem a nő és férfi viszonya, hanem a hivatali rang és a beosztás az elsődleges szempont. „Az üzleti élet illemkódexének szabálya, hogy a férfiakat és a nőket egyenrangú félként, egyenrangú munkatársként kell kezelni.”

A közéletben gyakori hiba, hogy a szereplők összemossák a magánéletet és a társadalmi életet. Tudomásul kell venni például, hogy nem minden meghívás szól két személyre. Akit nem hívtak, ne menjen a társasági rendezvényekre, viszont, ha nem tudunk részt venni, elfogadható indokkal le is kell mondani a megjelenést. A társasági rendezvényeknek nem az étkezés és italfogyasztás a lényege, hanem a kapcsolatteremtés, az információgyűjtés, az üzleti, hivatali, politikai életben jártas emberekkel való beszélgetés. Az érintkezésekkor tabutémák is vannak, amelyek szinte mindenhol érvényesek: nem illik érdeklődni a partner magánélete és jövedelmi forrása felől, hogy milyen vallású vagy melyik párt tagja. Tiszteletben kell tartani a vallási szokásokat is: például ortodox zsidó rabbival vagy iráni vendéggel egy nő ne fogjon kezet, mert vallási okokból ők ezt elutasítják. „A hasonló hibák kivédésének érdekében a vezetők néhány fontos protokolláris kérdésről időnként információt kérhetnének a nemzetközi kapcsolatokban és protokollban járatos szakembertől – mondja Vámos Lászlóné. – Sajnos, erre nagyon kevés vezető, politikus és országgyűlési képviselő fordít időt.”

A levelezésnél ügyelni kell a címzett nevének pontos leírására, a neki járó rangok megadására a címzésben és a megszólításban egyaránt. Fontos szabály, hogy a levélbeli megszólításban minden főnevet nagy kezdőbetűvel írunk: Tisztelt Vezérigazgató Úr!

A hivatalos levelezés másik szabálya, hogy itt nem tegeződünk, még akkor sem, ha a felek ismerik egymást és élőszóban tegeződve intézik az ügyeiket.

A levél legyen tömör, lényegre törő, semmiképp ne legyen terjengős, és még a hivatalos levelekben is kerülni kell a hivatalos légkört árasztó szavakat, kifejezéseket. Ha valakinek olvashatatlan az aláírása, akkor helyezzen névjegyet a levél mellé.

A levelezésnél ügyelni kell a címzett nevének pontos leírására, a neki járó rangok megadására a címzésben és a megszólításban egyaránt. Fontos szabály, hogy a levélbeli megszólításban minden főnevet nagy kezdőbetűvel írunk: Tisztelt Vezérigazgató Úr!

A hivatalos levelezés másik szabálya, hogy itt nem tegeződünk, még akkor sem, ha a felek ismerik egymást és élőszóban tegeződve intézik az ügyeiket.

A levél legyen tömör, lényegre törő, semmiképp ne legyen terjengős, és még a hivatalos levelekben is kerülni kell a hivatalos légkört árasztó szavakat, kifejezéseket. Ha valakinek olvashatatlan az aláírása, akkor helyezzen névjegyet a levél mellé. Udvariatlan, aki nem mond köszönetet Az ajándékozás a hivatalos kapcsolatok része. Az állami, udvariassági ajándék mellett a lekötelező ajándék fogalma is ismert, bár ez utóbbi elfogadását az emberek erkölcsi érzéke többnyire gátolja, s gyakran a szakmai és etikai kódexek is tiltják.

A hivatalos ajándékot azonban illik megköszönni. Vagy szóban, az átadás alkalmával, vagy utólag, írásban. A köszönetnyilvánítás elmaradása nagy udvariatlanság, jóllehet a magyaroknál nem szokás például az írásbeli megköszönés. Pedig a köszönő leveleknek kapcsolaterősítő hatása is van!

Akkor is illik kifejezni a hálánkat – akár szóban, telefonon is –, ha valaki segítette a munkánkat, közbenjárt az ügyünkben, vagy kötelességén felül tett valamit értünk. Alapszabályok l Mindig az köszön előre, aki belép a helyiségbe.

l Aki előre köszön, annak meg kell várnia, amíg a másik kezet nyújt.

l A bemutatkozást is mindig az érkező, a belépő kezdeményezi, így van ez rangra, nemre, korra való tekintet nélkül.

l A kézfogás mindig alkalmazkodjon a másik fizikai állapotához (neméhez).

l A névjegy hatékony marketingeszköz, ezért ajánlott a partnerekkel cserélni. Amikor átveszi valaki, el kell olvasni, nem illik azonnal zsebre vágni.

l Gépkocsiban a jobb hátsó ülés az első számú hely. Ide ültetjük a vendéget.

A második számú hely a hátsó bal oldali ülés, itt foglal helyet a magyar vagy külföldi vendéglátó.

A gépkocsivezető mellett foglal helyet a kísérő vagy a tolmács.-->