Tudni illik, hogy mi illik

Napjainkban egész nemzedék képviselőinek okoz gondot a kulturált viselkedési szabályok megismerése és gyakorlati alkalmazása - ez igaz mind az üzleti, mind a hivatali élet szférájában. Ennek egyik oka, hogy az elmúlt évtizedekben az illemkódex előírásainak betartását - és így oktatását is - feleslegesnek tartották. Napjainkban - szerencsére - azonban a figyelem ismét a ráirányul a kulturált viselkedés szabályaira.

A mindennapi feladatok elvégzéséhez nélkülözhetetlen a kor igényeinek megfelelő protokolláris ismeretek elsajátítása. Ennek igazát egyre többen ismerik ma már fel, hiszen látják, a társasági és az üzleti élet ilyetén szabályainak ismerete előnyt jelent számukra. Gondot okoz azonban, hogy miközben a protokoll kifejezés terjedőben van, sokan nincsenek tisztában jelentésével. Le kell szögeznünk: a protokoll nem viselkedéskultúra, hanem nem más, mint egy szertartásrend, egy óriási rendezvényszervező munka. Segítségével adunk kulturált keretet minden üzleti tárgyalásnak, rendezvénynek, konferenciának. S tegyük hozzá: az általános és közéleti viselkedéskultúra szabályainak ismerete hozzátartozik az általános műveltséghez, amely minden szakmának az alapját képezi. A protokollnak is több fajtája van. Az állami tisztségviselőkre és a diplomáciai testület tagjaira vonatkozó szabályokat tartják a legmagasabb szintűnek, de ma már a protokollt alkalmazzák a nemzetközi gazdasági kapcsolatokban részt vevő szervezetek is. Igaz ez utóbbi kevesebb kötöttséget, a szokásos szabályokon, a kölcsönösen elismert udvariassági rangsoron némileg lazítva, kisebb formalitást ír elő, mint az állami protokollban.

Álljanak itt konkrétumok!

Az üzleti élet illemkódexének egyik alapszabálya, hogy a férfiakat és a nőket egyforma udvariasság és tisztelet illet meg. A nyugati országokban elterjedt úgynevezett "business etikett" értelmében a nők egyenrangú partnernek érzik magukat a férfiakkal, és sértésnek veszik például ha átadja valaki a helyét, vagy felsegíti kabátjukat. A női vezetőnek elsősorban a rangja az elsődleges szempont, hivatalos ültetési rend készítésekor is ezt kell figyelembe venni.

Igaz ugyan, hogy a tárgyalások érdemi része a tárgyalóasztalok mellett dől el, de annak korrekt szakmai alapokon nyugvó, pontos szervezőmunkával, illetve alapos előzetes felkészüléssel kell kiegészülnie. Miután rengeteg múlik-múlhat azon, hogy milyen színvonalon vesszük fel a kapcsolatot a partnerrel, és hogyan vezetjük a tárgyalást, ajánlatos - már a hivatalos tárgyalások előtt - tanulmányozni a partner országában elfogadott magatartási normákat, illetve a hozzájuk kapcsolódó tárgyalási szokásokat.

Ami a tárgyalás előtti feladatokat illeti, tudjunk meg minél többet partnerünkről, szerezzük be a szakmai életrajzát, háttér-információs anyagokat. Legyenek készenlétben azok a munkatársak, akik a vezető segítségére lehetnek a tárgyaláson. A tárgyalópartner jelenlétében tilos a főnököt vagy a vállalat más beosztottját a keresztnevén szólítani. Aki magunk között Pista, az a tárgyaláson a cégünk vezérigazgatója.

Külföldi vendég esetén ne feledkezzünk el tolmács biztosításáról, ha előzetesen tisztáztuk, hogy a partner nem hoz magával. Ne feledjük, a tárgyalás sikere nagyban függ a tolmács szaktudásától! Praktikusan is jó tanács, hogy soha ne tegyünk megjegyzést a vendégre, s nemcsak azért, mert nem illik, hanem azért is, mert a külföldi vendégek között mindig ért valaki magyarul. Ne meséljünk vicceket, mert azok értelmét nehéz visszaadni idegen nyelven!

A hivatalos tárgyalás helyszínét virágdekorációval tehetjük hangulatossá. A tárgyalóasztalra lapos ikebanát helyezzünk el, mert a magas virág eltakarja a tárgyaló partnereket.

A virág a figyelmesség és az udvariasság jelképe, külföldi hölgyvendéget illik virággal fogadni a repülőtéren, a pályaudvaron. Ugyanakkor ne vigyünk virágot étterembe szóló meghíváskor, hivatalos megbeszélésre, üzleti tárgyalásra, interjúra, vagy ha díszvendégként vagyunk hivatalosak.

A pontosság a nemzetközi hivatalos kapcsolatok egyik legfontosabb szabálya, kifejeződik benne a partner tisztelete és a saját magunk megbízhatósága. Üzleti tárgyalásra, üzleti ebédre, vacsorára pontosan illik érkezni. Az egymást jól ismerő partnerek a késést elnézőbben kezelik. Ám korábban sem illik érkezni, zavarba hozhatjuk vele a partnerünket. Fogadáson, koktélpartin megengedett a 10-15 perces késés, de minimum fél órát illik ott maradni. A meghívón megjelölt tól-ig időponton túl nem illik maradni.

Ha nem tudunk a meghívásnak eleget tenni, elfogadható indokkal le kell mondani. Nem szabad a meghívót másra átruházni a vendéglátó tudta nélkül. Váratlanul, meghívás vagy előzetes bejelentés nélkül nem illik elmenni sehova, azt itthon és külföldön egyaránt kerülni kell!

A kapcsolatteremtés első eleme, a legáltalánosabb és leggyakrabban használt társadalmi érintkezési forma a köszönés, amely hazánkban a napszakhoz igazodik. A bemutatkozást mindig az érkező, a belépő kezdeményezi rangra, nemre, korra való tekintet nélkül. Gyakori probléma, hogy mindketten egyszerre mondják a nevüket. Ilyenkor célszerű rákérdezni valamilyen udvarias formában a másik nevére.

A kézfogás alkalmazkodjon a vendéghez. A japán üzleti partnerek meghajlással üdvözlik egymást, amely a tisztelet jele, de ismerik az európai szokásokat, és elfogadják a kézfogást, amely lágy a mi szokásainkhoz képest. Íróasztal fölött nem illik átnyújtani a kezünket, legalább el kell lépni az asztaltól. A kézcsók a hivatalos, üzleti kapcsolatokban bizalmaskodásnak számít.

Ha tárgyalásra megyünk, ne üljünk az ajtóval szemben lévő fotelba vagy székre, mert az mindig a vendéglátó helye.

A névjegy a hivatalos és az üzleti élet elengedhetetlen eszköze, nagyon hatékony kommunikációs eszköz. Rövid idő alatt sok hasznos információt szerezhetünk tárgyalópartnerünkről, például nevének írásmódját, rangját és beosztását, a képviselt cég címét és telefonszámát. Ha valaki átnyújtja a névjegyét, azt illik elolvasni és viszonozni.

Az üzleti tárgyalásokon a mozdulatok, a testtartás, a tekintet hűen tükrözik az érzéseket, a szándékot és sokszor a tekintélyt is. Például a karba tett kéz, a keresztbe tett láb a visszautasítás jele. Ügyeljünk tehát erre is.

A józan ész is sokat segíthet, hiszen az általános és közéleti viselkedéskultúra érvényes az üzleti, hivatali közegben is, ennek fényében a helyi és a nemzetközi szokásoknak megfelelően kell megadnunk a tiszteletet partnerünknek. Bizonyos hivatali beosztástól felfelé mindenkit a hivatali rangján kell szólítani, például vezérigazgató úr, polgármester, mérnök úr.

Nem szabad egyértelmű nemmel elutasítani valakinek a kérdését, ehelyett illendő segíteni az üzleti partnernek, a külföldi vendégnek. Még ha nem is tudunk segíteni, a jó szándékot értékelni fogják, és az udvarias elutasítást is elfogadják.

Általános követelmény, hogy legyünk mindenben mértéktartóak. Vonatkozik ez a hangerőre, az étel- és italfogyasztásra, de akár az öltözködésre.

Egy vezető soha ne korholja a beosztottját mások előtt. Ha valamilyen kifogása van a munkával kapcsolatban, azt négyszemközt beszélje meg.

Ha partnerünk tárgyalás közben kényszerül felvenni a telefont, akkor mélyedjünk el az iratainkba, és ne figyeljünk arra, kivel és mit beszél. Ha hosszabb lélegzetű dologról kívánunk tárgyalni, kérdezzük meg hogy alkalmas-e az időpont. Ha nem, kérjünk egy újabb időpontot.