Házhoz jön a Copy General

- Hogyan illeszkedik a Copy General szervezeti felépítésébe az új üzletág?

- A Copy General Outsourcing Services jogilag önálló, szolgáltatási projektjeinknél azonban rendelkezésünkre állnak a Copy General erőforrásai, és a dokumentumkezelés területén a hazai piacon szerzett másfél évtizedes tapasztalat.

- Mikor kezdte meg tevékenységét a részleg?

- A Copy General szinte indulása óta foglalkozik erőforrás-kihelyezéssel, de komolyabban az év elejétől kezdtünk foglalkozni az outsourcinggal, ekkor merült fel egy önálló üzletág létrehozásának gondolata, amely a dokumentumkezelés-kiszervezéssel foglalkozna. Az üzletág hivatalosan szeptember elején kezdte meg működését.

- Mi indokolta egy kimondottan a dokumentumkezelési feladatokhoz kapcsolódó outsourcing szolgáltatásokat nyújtó üzletág létrehozását a Copy Generalnál?

- Tény, hogy a vállalatoknál lévő dokumentum kezelési eszközpark - másolók, nyomtatók, faxok - üzemeltetése, azoknak kellékanyaggal történő ellátása, karbantartásuk ütemezésének megszervezése, igen nagy befektetett erőforrást igényel. Ezért, a folyamatosan bővülő eszközpark, egy idő múlva áttekinthetetlenné, korszerűtlenné, majd azoknak menedzselése a cég számára teherré válik. A tapasztalatok szerint, egy új iroda létrehozása vagy egy meglévő irodai környezet egy felhasználóval történő kibővítése, egy újabb eszköz beállítását, illetve annak beszerzését vonja maga után. A géppark szükségtelen bővítése azonban növeli a helyi költségeket, ráadásul a teljes rendszer áttekinthetetlenné válik. Minden egyes eszközbeszerzés, valamint azoknak üzemeltetése, fenntartása, menedzselése anyagi és emberi erőforrás oldalról a vállalatok számára jelentős terhet jelent. Bonyolítja a helyzetet, hogy számos esetben, a napi, heti munkafolyamatok során igényként jelentkeznek nyomtatási, illetve másolási teljesítmény csúcsok. Ezeknek az igényeknek a cégen belüli kezelése legtöbbször a meglévő eszközök túlterhelésével, többletköltségekkel oldható meg. Ami még általános, hogy ezen teljesítménycsúcsokra tervezik a nyomtató beruházást, így jelentősen nő a cégek havi költsége. Ezen költségektől szabadítjuk fel ügyfeleink cash flow-ját úgy, hogy elég egy kisebb gép beszerzése, a nyomtatási csúcsokat pedig már a meglévő Copy General üzletekben oldjuk meg, kihasználva az óriási géppark előnyeit. Bizonyos esetekben már rendelkezésre áll központi sokszorosító helyiség, de legtöbbször a kinyomtatott vagy sokszorosított dokumentumok utólagos, úgynevezett befejezési munkáinak elvégzésére - például kötészet, spirálozás, stb. - nem áll rendelkezésre a megfelelő, vagy az optimális erőforrás, vagy ezek túl vannak méretezve, ami magas fix költséget jelent a vállalatoknak. Az új üzletág létrehozásával az a célunk, hogy ezekben a feladatokban segítsük a hozzánk forduló cégeket.

- Mi az önök által kínált konstrukció lényege?

- Az általunk on-site szolgáltatásnak hívott konstrukció lényege, hogy nem az ügyfélnek kell felkeresnie valamelyik Copy General üzletet, hanem házhoz visszük a szolgáltatást, ami magában foglalja a komplex irodai rendszerek és a változó igényekhez kapcsolódó szolgáltatások megtervezését, azok megvalósítását és üzemeltetését is. Projektjeink megvalósítása során az összegyűlt nemzetközi tapasztalatokra, a szigorú belső minőségbiztosítási politikára alapozunk, a magyarországi piac sajátosságait szem előtt tartva. Ennek köszönhetően hatékonyabban tudjuk elérni fő célunkat: az ügyfeleink egyedi igényeinek megfelelő, testre szabott, teljes körű megoldások, on-site szolgáltatások biztosítását.

- Milyen szolgáltatásokat nyújtanak ügyfeleiknek?

- Mielőtt bármilyen konkrét megoldásról beszélnénk, ügyfeleinknél feltétlen szükséges teljes körű Auditot végezni. Ekkor feltárjuk a jelenlegi dokumentum-kezelési területük működési költségeit, megvizsgáljuk a jelenlegi rendszerük hatékonyságát is. Az audit során már javaslatot teszünk egy új, korszerű és költséghatékony megoldásra. A főbb szolgáltatásaink közé tartozik többek között az irodai és tervrajz-nyomtatás- és fénymásolás- szolgáltatás kihelyezése - teljes outsourcing minden dokumentum kezelő rendszerre - helyi copy shopok üzemeltetése, kihelyezése. Kihelyezett gépparkjainkat szolgáltatásainkat folyamatosan felügyeljük, üzemeltetjük korszerű költségmenedzselő és teljesítménymenedzselő rendszer felhasználásával. Lehetőséget tudunk biztosítani iktató és archiváló rendszerek kihelyezése is. Szolgáltatásainkat minden esetben igyekszünk SLA keretein belül nyújtani.

- Milyen kiegészítő elemei vannak az on-site szolgáltatásnak?

- Véleményem szerint a szolgáltatások igénybevétele és nyújtása önmagában kevés egy rendkívül erős partneri kapcsolat, hosszú távú sikeres együttműködés biztosításához. Ezért olyan elemekkel egészítettük ki az on-site szolgáltatásainkat, kihelyezett rendszereinket és az azt körülvevő teljes struktúrát, amelyben ügyfeleink szolgáltatásunkról folyamatos visszacsatolást és anyagi garanciát kapnak. Ezért szolgáltatásainkat két igen fontos pillére helyeztük, az egyik a vezetői felülvizsgálat, a másik a kötbér-kötelezettséget megvalósító Copy General on-site garancia.

- Mit tartalmaznak ezek a szolgáltatások?

- A vezetői felülvizsgálat során visszacsatolást adunk a szolgáltatásainkkal kapcsolatban. A felülvizsgálat alkalmával, a megbízó felelős döntéshozói, képviselői és a szolgáltatásért felelős vezetőink kiértékelik a vizsgált időszak során a szolgáltatással kapcsolatban kialakult tapasztalatokat, közösen ellenőrzik és értékelik a szolgáltatási szinteket, költségeket és szolgáltatási minőséget, definiálják a jövőbeli feladatokat. A Copy General On-site garanciában a bizalmi kapcsolat erősítése céljából a szerződésben rögzített időkre (például: reakcióidő, illetve rendelkezésre állás), annak mindenkori betartására, illetve nem teljesülése esetére kötbér-kötelezettséget vállalunk ügyfelünk felé, amelynek mértékét és arányát a szerződéses összeg határozza meg. - Milyen méretű cégek számára éri meg igénybe venni a szolgáltatásaikat?

- Korábban úgy tűnt, hogy a legalább 40-50 számítógépes felhasználóval dolgozó cégeknek éri meg igazán a dokumentumkezelési feladatok kiszervezése, de a tapasztalatok azt mutatják, hogy akár az egészen kisméretű vállalatok számára is komoly előnyt jelenthet ez a konstrukció.

- Milyen terveik vannak a közeljövőre vonatkozóan?

- Rendkívül kedvező fogadtatásra talált ügyfeleink körében szolgáltatásaink csomagba szervezése, és az, hogy a telephelyen válik elérhetővé. Emiatt, és a jelenlegi piaci viszonyok ismeretében úgy gondolom, hogy akár már két éven belül is komoly mértékben járulhat hozzá az üzletág a Copy General bevételeihez. Célunk egyébként, hogy megbízásaink között növeljük az ügyfeleink számára is kedvezőbb, hosszabb távú szerződések arányát.