Jobb felkészülni, mint megijedni
Már a tervezéskor érdemes bevonni a létesítménygazdálkodási szakembereket egy-egy irodaház, bevásárlóközpont vagy raktárbázis projektje kapcsán. Így főleg az üzemeltetés válik könynyebbé, de az egyéb adminisztratív feladatok vagy a későbbi funkcióváltás előkészítése is egyszerűbb és átláthatóbb, jogilag tisztázott lehet. A létesítménygazdálkodási és az ingatlanos tanácsadó szakemberekkel való konzultálás akkor is hasznos, ha felújítanak egy objektumot vagy ráépítenek egy irodaházat.
Tibor Béla, a Cushman & Wakefield Healey & Baker nemzetközi ingatlanközvetítő vagyonkezelési részlegének vezetője a nemzetközi gyakorlatra utalva azt mondta: sokszor előfordul, hogy csak menet közben derülnek ki a szerződésekben lévő buktatók. Tulajdonképpen a fejlesztő felelőssége, hogy leüljön konzultálni az üzemeltetésben érdekelt cégek szakembereivel, az ingatlan-tanácsadókkal, illetve a szolgáltatásokat megszervező létesítménygazdálkodási vállalatokkal.
A cégvezető választása, hogy belülről oldja meg a létesítménygazdálkodási feladatokat, egyes részterületeken külön megbízást ad vagy a komplex palettát felkínáló csomagot, tehát létesítménygazdálkodási, üzemeltetési, tanácsadási, értékbecslői, jogi stb. szolgáltatást egyszerre felajánlani képes nagy nemzetközi céget választ – fejtette ki. Az üzemeltetésre kevéssé figyelő nagy nemzetközi ingatlanalapok általában az egész üzemeltetést kiadják egy ingatlankezelő cégnek, s az ezután létesítménygazdálkodási társaságokat bíz meg a részfeladatokkal.
Az Astoriánál lévő, 1991-ben az első korszerű irodaháznak számító East West Business Center átalakításával összefüggésben hangsúlyozta, hogy három feladatot különítettek el. A műszaki munkák tervezését, illetve a felújítás pénzügyi költségvetését az EC Harrisnek adták ki. A jogi szempontok kezelését, a szerződések újratárgyalását stb. pedig a Cushman végzi. Ennél a projektnél a Cushman a tulajdonos oldalán állva működik, és végig nyomon kíséri a felújítás alatti napi gondok megoldását is.
Tanácsadóként azt vallják, hogy jobb végig ott lenni, mert így elkerülik a meglepetéseket. Az irodaházban komoly átalakításokat kezdenek, bővítik a belső teret, áthelyezik a liftet, és a tizenöt évvel ezelőttihez képest sokkal hatékonyabb üzemeltetést vezetnek be. Mindezt azért, hogy az épület jobban finkcionáljon, hiszen végül is a tulajdonos intézményi befektetőnek ez a legfontosabb.
Ebbe természetesen beletartozik a jelentési rendszer átalakítása és a hatékonyabb beszerzési politika, amely részben a létesítménygazdálkodási szakemberek feladata is, ám minthogy itt ilyen nincs, ezért ezt az adminisztrációs szolgáltatást szintén biztosítja a Cushman. Az átalakítás ideje alatt csaknem minden bérlő a helyén marad, de bizonyos szerződéseket azért módosítani kell, hogy tarthassák az épület 90 százalékos kihasználtságát.
