Modernizált ellátási lánc

A Magyar Logisztikai, Beszerzési és Készletezési Társaság 2005-ös Logisztikai Kiválóság Díját Az informatikai rendszer fejlesztésének hatása a Matáv beszerzési igazgatóság logisztikai folyamataira című pályamunkája nyerte el. A társaság logisztikai rendszeréről a fejlesztésben jelentős szerepet játszott Werle Zoltán, az igazgatóság vezetője tájékoztatta lapunkat.

A Magyar Telekom Rt. beszerzési igazgatóságát 1996-ban hozták létre. Akkor a Matáv (a Magyar Telekom jogelődje) egy tizenhatezer főt foglalkoztató diverzifikált vállalat volt, öt területi igazgatósággal, saját beruházási, logisztikai és egyéb szervezettel működött. Huszonhét raktárt tartottak fenn, amelyeket egy év alatt egybe szerveztek át, valamint az ország négy nagy városában, Debrecenben, Győrben, Pécsen és Miskolcon létrehoztak úgynevezett átrakóraktárakat, ahonnan terítik a termékeket az adott területen. A korábbi háromszáz helyett ma már csak 32 ember dolgozik a raktárban.

A társaság logisztikájának centralizálása 1996 végére fejeződött be, 1997-ben adták át az új raktárat Budaörsön, 1998-ban kiszervezték a fuvarozást, 2000-ben pedig az átrakóraktárak kezelését is. Beszerzési folyamataik elektronizálásának kiterjesztése 1998-ban kezdődött el, és ezen máig folyamatosan dolgoznak.

A raktár és beszerzési rendszer központosításával párhuzamosan elindult a raktárrendszer elektronizálása. Kifejlesztették a vonalkódrendszert a termék raktáron kívüli szállítására is, létrehozták a Vazon- (végponti azonosító) rendszert, amely mozgó vonalkód-leolvasók segítségével, a szállítólevélre felvitt vonalkód és az átvevőknek kiosztott vonalkódos plasztikkártyák alapján azonosította a kiszállított termékeket. Ez a költséghatékony rendszer az átadástól számítva két órán belül beviszi az adatokat a központi rendszerbe. Az áru követése így megoldott. A fuvarozást végző céggel is olyan szerződést kötöttek, hogy ezt a rendszert használja. Mind a Magyar Telekom, mind a szállító jól jár: a távközlési cég megkapta, amit szeretett volna, a szállító pedig követni tudja szállítóeszközei mozgását is.

Ezzel az alkalmazással teljessé vált az ellátási lánc, és annak így már minden pontján lehet mérni a teljesítményeket, egyebek között a működési költséget, a készletet, a forgási sebességet (IAS), a készletszintet, az elosztási költséghatékonyságot és a kiszolgálás színvonalát. Ezzel a rendszerrel mérve, a meghirdetett teljesítési határidőn belül az igények 97 százalékát teljesítették.

Az ellátási lánc elektronizálásának következő lépése a beszerzés informatikai csatornákra terelése volt. Mindenekelőtt ki kellett alakítani a beszerzés átlátható és jól működő rendszerét. Minden beszerzés igénylés alapján indul. Ez bekerül a rendszerbe, majd a jóváhagyás után elindul a beszerzési mechanizmus. Létezik a társaságnál úgynevezett készletezett termékkör, amelyből tervezett a raktárkészlet. Az elmúlt tíz évben a raktárkészlet az egykori mennyiség 17 százalékára csökkent, és az áruk forgási sebessége közel hatszorosára nőtt.

A nem készletezett termékek, szolgáltatások igénye esetén indul a beszerzési eljárás. Több beszerzési technikát alkalmaznak, például nyílt versenytárgyalás, fordított aukció, elektronikus megrendelés. Ezek alapvetően átlátható internettechnológia-alapú versenyeztetések. A Magyar Telekom beszerzései 2001 óta interneten is folynak. Tavalyelőtt 460 ilyen aukciót bonyolítottak le, ez tízszerese egy hasonló méretű európai uniós cégnél lefolytatott hasonló eljárásnak. Az elmúlt évben a megrendelések értékének 31, a megrendelések számának 64 százalékát bonyolították le elektronikus megrendelés útján.

Az átláthatóság együtt jár egy szállítóminősítési rendszerrel, amely egyértelművé teszi a beszállítók számára a követelményeket. A szállítóminősítés kétlépcsős, elő- és utóminősítési eljárás alkotja, amelynél pontrendszert alkalmaznak.

Az elektronikus beszerzés továbbfejlesztése folyamatban van a társaságnál, s a napokban kezdenek alkalmazni egy úgynevezett szállítói portált. Ezen a pályázók folyamatosan megtekinthetik a kiírt pályázatokat, hírlevélben értesülhetnek a lehetőségekről, és megtekinthetik saját minősítési besorolásukat.

A Magyar Telekom beszerzési rendszerében minden terméket és szolgáltatást besorolnak a UNSPSC (az ENSZ által standardizált termék- és szolgáltatáscsoportok) alá. Minden ilyen csoporthoz hozzárendeltek egy munkatársat, aki menedzseli az adott termék- vagy szolgáltatáscsoport beszerzését. A beszerzés az egész vállalatcsoport nevében történik, így jobb kondíciókat lehet elérni, és elkerülhetők a fölösleges beszerzések.

A vállalatcsoport szintjén most folyik a logisztikai rendszer konszolidációja. Három éve működik a csoportbeszerzési tanács a vállalatcsoportnál. Intézményesített körülmények között, kéthavonta ülésezik. A folyamatos konzultáció célja a beszerzési módszerek, a tenderek és a fejlesztési elképzelések összehangolása és ezáltal a beszerzések minél költséghatékonyabb megoldása. Ez a rendszer azt jelenti, hogy bizonyos leányvállalatok is végeznek külön beszerzési tevékenységet, és ha felfedeznek olcsóbb beszerzési forrást, mint amit a központi beszerzési igazgatóságon találtak, akkor erről informálniuk kell őket, hogy ki lehessen terjeszteni az egész vállalatcsoportra is.

A tervekben szerepel az ellátási lánc további fejlesztése. E szerint a stratégiai funkciókat a cégen belül tartanák, ám bizonyos nem ebbe a körbe tartozó funkciókat kiszerveznének a cégből.