Hatékony DM a pénzvilágban
A szigorú adatbiztonsági követelmények miatt a dokumentumkezelés területén a bankok tevékenységkihelyezési lehetőségei korlátozottak – mondta el érdeklődésünkre Dobrocsi Ferenc, a Synergon Informatika Nyrt. bztosítási és pénzügyi üzletágának vezetője. Ennek ellenére az iratkezelés területén a bankok már régóta igénybe vesznek archiválási, irattározási, nagy tömegű dokumentum előállítását célzó (például számlakivonat-nyomtatás) szolgáltatásokat külső cégektől.
A bankok esetében olyan külső hatások, mint a törvényi környezet, a versenyhelyzet, a technológiai fejlődés és a belső szabályozási környezet indokolják a korszerű dokumentumkezelési megoldások bevezetését. Ezek a hatások a pénzintézetek ilyen jellegű követelményeinek szerteágazó problémaköröket érintő világában jól átgondolt tevékenységet, jól szervezett folyamatokat, jól kialakított rendszerarchitektúrát és gondosan kiválasztott alkalmazásoldali támogatottságot követelnek meg. Ebben a közegben nagy hangsúlyt kapnak a dokumentumkezelő rendszerekkel szemben támasztott legfontosabb követelmények, mint például a dokumentumok, dokumentumtípusok strukturált és biztonságos tárolása, a csoportmunka-támogatás az anyagok teljes életciklusán keresztül és a felhasználói hozzáférések kezelése – közölte Dobrocsi Ferenc.
A hazai piacon elérhető rendszerek napjainkban már a dokumentumkezelési szolgáltatások korlátlan tárházát nyújtják. A banki működési környezetben, ahol az ügyfelek a mobilitást, elektronikus ügyintézést, távoli elérést, fiókfüggetlen szolgáltatást és többnyelvűséget igénylik, az ilyen rendszerekben rejlő szolgáltatások kiaknázása nagy lehetőségeket jelent. A papíralapú és elektronikus dokumentumok, képek, hanganyagok, webtartalmak, SMS-ek, MMS-ek egységes keretrendszerben való kezelése nemcsak a strukturált, gyors, megbízható bankon belüli működés lehetőségét teremtik meg, hanem kézzelfogható szolgáltatásokon keresztül üzleti előnyökhöz is juttatják a bankokat versenytársaikkal szemben.
A banki szolgáltatások mögött a szervezetet átívelő, több szereplőt érintő munkafolyamatok állnak. Az üzleti, illetve hivatalos dokumentumok a szervezet több szereplőjét érintik. A jóváhagyási láncban készítő, érkeztető, véleményező, jóváhagyó, közzétevő munkatársak végeznek a dokumentumokkal munkát – egymás után vagy egymással párhuzamosan. Még az ilyen munkafolyamatok legegyszerűbbjeinél is előfordulhatnak bizonytalanságok, félreértések: mi a következő fázis, kinek kell megkapnia, mi vele a feladat, mikor van a határidő. A dokumentumkezelő rendszerek ezért biztosítanak alapvető munkafolyamat-irányító (workflow) funkciókat, de a bonyolultabb igények kifejezetten erre a célra készült alkalmazások integrálásával elégíthetők csak ki.
A Synergon dokumentumkezelési megoldásairól szólva Dobrocsi Ferenc elmondta, hogy azok lefedik a teljes dokumentum-életciklust, a dokumentumok létrehozásától kezdve egészen azok archiválásáig, a legmagasabb szintű informatikai biztonsági követelményeknek megfelelve. VG
