Kevesen ismerik a titkos aranybányát
Érdeklődés ugyan van a hazai vállalatok részéről a dokumentumkezelés (DM) korszerűsítése iránt, látják, hogy kezdeniük kellene valamit ezzel a területtel, de megfelelő ismeretek hiányában óvatosak, félnek belevágni egy ilyen projektbe. Az sem igazán hihető számukra, hogy mennyit hozhat, ha jól működik a dokumentumkezelés, pedig a hatékony, jól megszervezett DM-folyamat a szervezet titkos aranybányája lehet – állítja Fodor Zoltán, az alakulóban lévő hazai szakmai szervezet, a Dokumentumkezelési Társaság (DOT) egyik szervezője. Az új szervezet a beszállítók mellett tagjai közé várja a felhasználói oldalt is, a dokumentum- és iratkezelést alkalmazó szervezeteket, megrendelőket vagy az ezzel foglalkozó felhasználókat, munkatársakat egyaránt.
A tapasztalatok szerint 20-25 százalékos megtakarítás érhető el a dokumentumkezelés kihelyezésével a vállalatok meglévő költségeihez képest – mondta el érdeklődésünkre Sódar György, a Copy General Outsourcing Services kereskedelmi igazgatója. A nagyobb méretű projekteknél akár még ennél nagyobb mértékű is lehet a költségcsökkenés, amelynek nagyságát befolyásolja az is, milyen az adott vállalat, szervezet informatikai infrastruktúrája. Mivel a cégek jelentős részénél a működési költségeknek mindössze néhány százalékát adják a dokumentumkezeléssel kapcsolatos feladatok, ezért hajlamosak elhanyagolni ezt a területet. Pedig ennek a tevékenységnek az optimalizálása nemcsak a dokumentumkezelésben hozhat megtakarítást, de hatással lehet a többi vállalati folyamatra is, így a vártnál nagyobb megtérülést is jelenthet egy ilyen projekt – mutatott rá Sódar György.
A Copy Generalnál 2005 őszén indították el a dokumentumkezelési outsourcing szolgáltatást, és az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy komoly érdeklődés van a megoldás iránt. A következő időszakban a nagyvállalati projektekre összpontosítanak majd, a tapasztalatok azt mutatják, hogy évente két-három ilyen típusú megbízást lehet elnyerni – tette hozzá Sódar György.
Problémát jelenthet a dokumentumkezelés kihelyezésénél az is, hogy a vállalatoknak sok esetben nehéz megfogalmazniuk, mire lenne szükségük, vagy mit is kérdezzenek a megoldásszállítóktól – számolt be a tapasztalatokról Fodor Zoltán. Szükség van tehát a terület ismereteinek átadására úgy a versenyszféra, mint a közigazgatás vezetői és munkatársai számára. Ezt az ismeretátadást és a dokumentumkezelési kultúra terjesztését tűzte ki célul a DocuWorld (DWP) portál is (www.docuworld.hu), amely a bejegyzést követően a DOT hivatalos lapja lesz. A DocuWorld az indulása óta eltelt időben több saját programot is indított, ezek egyike a Dokumentumkezelési Akadémia, amely alapvető és átfogó tudnivalókat nyújt a fizikai, illetve elektronikus iratkezelést illetően. Dolgoznak egy dokumentumkezelési lexikon kialakításán is. Az akadémiához képest, amely egy ív mentén haladva a dokumentumkezelés egészét kívánja bemutatni, a lexikon csak a kulcsszavakra összpontosít. Azoknak ajánlott, akik csak egy-egy részlettel kívánnak foglalkozni – mondta el Fodor Zoltán.
Elemzők szerint a dokumentumkezelési outsourcing piacon a következő években két számjegyű növekedés várható – közölte érdeklődésünkre Berke Tamás, a Műszertechnika Rendszerház Kft. ügyvezető igazgatója. A dokumentumkezelésre fordított összegnek csak egy töredéke a dokumentumok előállítási költsége, a legtöbb pénzbe az kerül, hogy a munkatársak egymásra várnak, egyes felmérések szerint a munkaidő 30 százaléka a munkavégzéshez szükséges iratok keresésével, rendezgetésével telik – tette hozzá Berke Tamás. Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetésével lecsökkenthető a várakozási idő, és ellenőrizhetővé válik a munkavégzés.
A leggyakoribb cél a megtakarítás, az ügyintézés gyorsítása – és ezáltal az ügyfelek elégedettségének növelése –, valamint a működési kockázatok csökkentése. A dokumentummenedzsment-rendszerek bevezetésében a pénzintézetek, illetve a távközlési szektor járnak az élen, de a költségcsökkentés szükségessége miatt az államigazgatásban is jelentős növekedési potenciállal rendelkeznek.
Az idei év slágere a dokumentumkezelésben – a korábbi várakozásoknak megfelelően – a közfeladatot ellátó szervezetek iratkezelésének átalakítása. A már tanúsítással ellátott, azaz alkalmazható szoftverek köre folyamatosan bővül. Még csak az év felénél tartunk, de már egy tucat, tanúsítással rendelkező gyártó kínálja programrendszereit – mondta el Fodor Zoltán. Egyes becslések szerint legalább még egyszer ennyi fejlesztő cég vár arra, hogy auditálják a szoftverét. Ez annál is könnyebb lesz, mert új cégek léptek a tanúsítói piacra is, így itt is megindult a verseny. A megoldásszállítóknak komoly kihívásokra kell felkészülniük, mert ez a folyamat át fog gyűrűzni a versenyszféra megrendelőire is, azaz a fejlesztőknek előbb-utóbb itt is tanúsítványt kell szerezniük arról, hogy programjaik megfelelnek valamilyen meghatározott szempontrendszernek – állítja Fodor Zoltán.
