Vállalkozásra szabott irodabérlés

A vállalkozások többsége számára iroda választásakor a költségvetés optimalizálása az elsődleges szempont. A cég igényeire szabott speciális iroda választásával nemcsak a havi bérleti díj, de számos egyéb járulékos költség – a működtetéshez használatos eszközök beszerzése és fenntartása, a járulékos munkaerővel kapcsolatos kiadások – csökkentése is elérhető – derül ki az Iroda.hu legfrissebb elemzéséből.

Az irodapiacon a potenciális bérlőknek igen különböző igényeik vannak, az egyre érettebb piac pedig új szolgáltatásokat termel ki ezen igények minél teljesebb kielégítésére. Vannak cégek, amelyeknek csak székhelyre van szükségük, nekik a legkézenfekvőbb választás a virtuális iroda. Másoknak hetente, vagy akár csak havonta kell tárgyalóterem, irodahelyiség vagy titkárnő, számukra az óradíjas iroda az optimális. De természetesen a hagyományos irodákra vágyó bérlőknek is számos költségcsökkentő tényező áll rendelkezésre – sorolja Kalmár Zoltán, az Iroda.hu Kft. ügyvezetője.

A virtuális iroda szolgáltatás legfontosabb eleme egy jól csengő cím, ahova a bérlő cég bejegyezhető. Az üzleti cím mellett azonban a virtuális irodánál is számos szolgáltatást biztosítanak: postai átirányítást, műszaki berendezéseket, hívásátirányítást, esetleg titkárnői szolgáltatást; ezeket akkor is igénybe lehet venni, ha a cég székhelye teljesen máshol van. Magyarországon a piacvezető Regus Business Centers A kategóriás irodaházban ajánl ilyen területeket a bérlőknek. A szolgáltatás használói elsősorban külföldi társaságok, nekik magyar címre van szükségük a vállalkozás elindításához, offshore vagy vidéki cégek, amelyek budapesti címet szeretnének, esetleg egyszemélyes magánvállalkozások.

Az óradíjas egy virtuális iroda továbbfejlesztett változata, amely pótlólagos szolgáltatásokat nyújt bérlői részére, irodákat, tárgyalókat ad bérbe, amelyekért az ügyfelek időarányosan csak annyit fizetnek, amennyi időt valóban eltöltenek ott. Itthon a Reguson kívül a Bázis Office Center Kft. foglalkozik óradíjas iroda szolgáltatásával. A fejlettebb országokban ez a fajta már bevált és elterjedt gyakorlat, rengeteg hasonló iroda működik. Szakértők szerint ez az irodapiac egyik leggyorsabban fejlődő ágazata, a sikerük pedig abban rejlik, hogy az irodák szinte azonnal beköltözhetők, bútorozottak és minden felszerelés rendelkezésre áll az azonnali munkavégzéshez. A minimális bérleti időszak a hagyományos irodáknál megszokott hároméves periódussal szemben akár egy-két hét is lehet, de a legelterjedtebbek a két-három hónapos szerződések, a kaució pedig három helyett általában csak egy hónapos.

Az óradíjas iroda szolgáltatásait alapul véve számos nagy cég alkalmazza ezt a fajta szemléletmódot saját keretein belül. Tipikusan ilyen terület az értékesítés, ahol az alkalmazottak nem töltik bent munkaidejük nagy részét, mégis szükség van munkahelyekre az esetleges adatrögzítéshez. A hagyományos irodák némiképp már reagáltak is az óradíjas szolgáltatásra, és a legtöbb új építésű irodaházban addicionális szolgáltatásként nagy tárgyalótermeket biztosítanak a bérlők részére; így ezekért a területekért nem kell állandó havi díjat fizetni, ezeket is óra- vagy napidíjas alapon számlázzák ki.

Az irodatechnikai eszközök optimalizálására már a legtöbb nagy márkaképviselet specializálódott. Nagy hangsúlyt fektetnek az elavult géppark rekonstrukciójára, ily módon folyamatosan alakítják át a tereket: a régi, kis teljesítményű asztali nyomtatók helyett központi, nagy teljesítményű másolók, nyomtatók alkalmazásával nemcsak a költségek csökkenthetők, de a fenntartási kiadásokat is optimalizálni lehet.