Az e-számlázás sokkal olcsóbb

A válság hatására sok vállalkozás vizsgálja felül és tervezi újra pénzügyi folyamatait, ennek során pedig előtérbe kerül a megtakarítási lehetőségek felderítése, valamint az adófizetéshez kapcsolódó folyamatok ésszerűsítése. Ezek segítségével növelhető a hatékonyság és lehetőség nyílik a profitabilitás megőrzésére is.

A költségcsökkentés egyik hatékony eszköze lehet az elektronikus és automatizált számlázási rendszerek bevezetése, ezek segítségével akár 60-80 százalékos megtakarítás is elérhető a hagyományos, papíralapú számlázás és dokumentumkezelés költségéhez képest – vélik a Deloitte tanácsadó cégnél. A megtakarítás az éves forgalomra vetítve akár 1-2 százalékos is lehet, ha a vállalkozások papíralapú számlázásról elektronikus bizonylatok kibocsátására állnak át, valamint optimalizálják a számlázáshoz kapcsolódó folyamatokat, a dokumentumok archiválását és tárolását is – mutatott rá egy beszélgetésen Veszprémi István, a Deloitte adó-tanácsadási üzletágának partnere.

Az e-számlázásra történő teljes átállás akár hat hónap alatt sikeresen megvalósítható, s az új szisztéma elindításához szükséges beruházások már rövid idő – kevesebb mint egy év – alatt megtérülhetnek; igaz, ez az adott vállalkozás tevékenységén és a kibocsátott számlák átlagos, éves mennyiségén is múlik. A Deloitte közlése szerint jelenleg összesen évi 30 milliárdra tehető az EU területén kibocsátott számlák mennyisége, és ennek fele a cégek közötti ügyletek során keletkezik. Becslések alapján ennek a 15 milliárd számlának ma még csak alig 3 százalékát teszik ki az elektronikusok. Holott a papíralapú bizonylatok kikerülésével jelentős gyártási és postaköltségek takaríthatók meg, és gyorsabbá válik a dokumentumok kezelése is – szögezte le Veszprémi István. Hozzátette: a korábban a számlák kezelésével foglalkozó munkatársak új területre delegálásával tovább növelhető a hatékonyság. Az sem mellékes szál, hogy az elektronikus rendszerek bevezetésével jelentősen csökkenteni lehet a papíralapú számlák használatával együtt járó környezetterhelés mértékét.

Az elektronikus dokumentumkezelés ugyanakkor lehetővé teszi a kinnlevőségek automatikus, naprakész követését és hatékonyabb kezelését is. Mérsékelhető a kézi adatbevitellel járó hibák kockázata, valamint az egyes dokumentumok létrehozásához, archiválásához és visszakereséséhez szükséges idő is – mutatott rá Forgács Tamás, a Deloitte vállalati kockázatkezelési tanácsadás üzletágának szenior menedzsere.

Természetesen az e-számlázás során is figyelembe kell azonban venni a jogszabályokat: ezek a tavaly év elején életbe lépett áfatörvényben lelhetők fel. Jó esély van ugyanakkor arra, hogy az elektronikus bizonylatokkal kapcsolatos szabályok a jövőben enyhülnek. Az Európai Bizottság (EB) nemrég elfogadott javaslata ugyanis könnyíteni szeretné az e-számlázással szemben támasztott feltételeket – a javaslat nemcsak egységesítené az országonként eltérő számlázási szabályokat, hanem egyszerűsítené is azokat. Az elektronikus számlák kibocsátásához ezentúl nem lenne szükség sem az úgynevezett „minősített elektronikus aláírásra”, sem pedig elektronikus adatcserére. Ez utóbbi hitelességét a hatóságok ma még az érintett vállalkozások között jelentős ráfordítással kiépített, kétirányú, zárt adatkapcsolathoz – az EDI-rendszer meglétéhez – kötik. Az EB javaslata szerint lehetővé válna a számlák digitális tárolása abban az esetben is, ha azokat eredetileg papíralapon bocsátották ki.

Ezek a módosítások is hozzájárulhatnak ahhoz, hogy a gazdasági szereplőkre nehezedő adminisztratív teher 2012-re negyedével csökkenjen, ahogy az az EB célkitűzései között szerepel. A e-számlázás ugyanakkor az áfacsalások visszaszorítását is elősegíti. KR

Költségmegtakarítás: 5 euró/kimenő szla; 20 euró/bejövő szla

Uniós szinten akár évi 238 milliárd eurós megtakarítás

Évi 3 millió tonnával kisebb szén-dioxid-kibocsátás

Gyorsabb lehet a banki hiteligénylések elbírálása

Könnyebbé válik a számlák helyesbítése

Hatékonyabb lesz a kinnlevőségek kezelése

Költségmegtakarítás: 5 euró/kimenő szla; 20 euró/bejövő szla

Uniós szinten akár évi 238 milliárd eurós megtakarítás

Évi 3 millió tonnával kisebb szén-dioxid-kibocsátás

Gyorsabb lehet a banki hiteligénylések elbírálása

Könnyebbé válik a számlák helyesbítése

Hatékonyabb lesz a kinnlevőségek kezelése-->