Még csak álom a papírmentes iroda
A magyarországi cégek döntő többségénél – 79 százalékánál – papíralapú iratkezelés működik – derül ki abból a kutatásból, amelyet a Szinapszis Piackutató és Tanácsadó Intézet végzett a Fellowes megbízásából. A felmérés szerint a vállalatok 81 százalékánál jellemző az a szokás, hogy az elektronikusan küldött számlákat, szerződéseket, akár az önéletrajzokat is, kinyomtatják, így a papíralapon és elektronikus formában is tárolt adatok aránya átlagosan 31 százalék, a megkérdezettek mindössze 21 százaléka tárolja csak elektronikus formában az értékes iratokat.
A kutatás azt is vizsgálta, hogy a cégek milyen mértékben készültek fel a májusban életbe lépett GDPR-re, és milyen eszközöket szereztek be az új adatvédelmi rendelet kapcsán. Ennél a pontnál nem volt érdemi különbség a papíralapú és a digitális adatvédelem között, a cégek a saját felkészültségüket egy ötös skálán 3,6-es és 3,7-es átlagra értékelték, annak ellenére, hogy papíralapon sokkal több dokumentumot tárolnak. Szintén érdekes, hogy a cégeknek csak a 21 százaléka szerzett be új készüléket, és ők is inkább valamilyen informatikai eszközt vagy szoftvert vásároltak az iratmegsemmisítők helyett, holott az adatoknak csak kisebb részét tárolják elektronikusan. Valószínű, hogy az adatvédelmet kevésbé kötik a papíralapú iratokhoz. A felmérés szerint a kkv-k háromnegyede használ iratmegsemmisítő gépet, és az elmúlt években megnőtt az egyéb megsemmisítési módszerek alkalmazása, mint például az égetés, a zúzás vagy a vizezés.
„Ezek a módszerek egyáltalán nem biztonságosak, sőt még akár balesetveszélyesek is lehetnek” – mondta Kreutz László, az adatvédelemmel is foglalkozó Fellowes Hungary Kft. ügyvezető igazgatója. Hozzátette: a vállalatok 12 százaléka szenvedett már el valamilyen kárt az adatokkal való visszaélés miatt.
