Nagy hibát követ el az a cég, amelyik nem fordít kellő figyelmet a költségcsökkentésre, hiszen csak azok a cégek élhetik túl a nehéz időket, amelyek képesek a hatékonyságukat növelni. Erre nyújt lehetőséget az Európai Uniós vállalati innovációs pályázat segítségével kifejlesztett DocFlow dokumentumgeneráló rendszer, amellyel nem csak a dokumentum előállítási költségeit lehet csökkenteni, hanem az előállítás hatékonyságát is jelentősen növelni lehet.
Bayer József, a terméket kifejlesztő Qualysoft Zrt. K+F termékfejlesztési menedzsere a Világgazdaság Online-nak elmondta, hogy minden egyes bevezetés előtt alapos költségfelmérést végeznek a megrendelő cégnél, ezek alapján – tapasztalatai szerint – egyetlen dokumentum átlagos előállítási költsége akár az ötezer forintot is elérheti. „A DocFlow segítségével ez akár a felére-ötödére is csökkenhető” – jelentette ki Bayer. Mint elmondta, a rendszer segítségével komoly minőségi javulás is elérhető, mind tartalmi, mind formai szempontból, hiszen a megoldás lehetővé teszi, hogy a dokumentumok egyes elemeit a célterületek felelőseinek kezébe adjuk. Az általános szerződési feltételeket például a jogi osztály állíthatja, illesztheti be minden dokumentumba, a marketinggel kapcsolatos kitételeket a marketing osztály kezelje, és így tovább. Ezzel a megoldással szinte teljesen kiküszöbölhetők az egyéni hibák – mondta el a szakember.
A Qualysoft azoknak a cégeknek ajánlja a megoldását, amelyek rendszeresen küldenek ügyfeleiknek dokumentumokat. Ha az ügyfélszám eléri az ezer főt, akkor jelentős megtakarítás érhető el a program használatával. „A rendszer a hatékonyság növelése mellett számos előnnyel rendelkezik, csökkentheti a cégek függőségét a beszállítótól, hiszen a DocFlow-t a saját informatikai részlegük is fejlesztheti, kezelheti, másrészt a dokumentumok előállítási költsége, a rájuk fordított idő és energia is jelentősen csökkenthető” – válaszolta a program előnyeit firtató kérdésünkre Bayer. Hozzátette, a DocFlow segítségével kiküszöbölhetők az ügyfelek által elkövetett hibák, és az online ügyfélszolgálatnak sem kell három műszakos csapatot fenntartania, mert kiválóan alkalmazható a rendszer azokon a területeken, ahol nagymértékben automatizált a dokumentumok előállítása – mutatott újabb lehetőséget a költséghatékonyság növelésére a szakértő.
