Rend a lelke mindennek
A kreatív rendetlenség valójában csak egy pontig segítheti a hatékony munkát. A teljes káosz azonban már erőteljesen hátráltatja egy vállalat mindennapjait. Az össze-vissza rakott papírok, mappák és cetlik tömkelegében egyrészt jól sem fogjuk érezni magunkat, de még az aktuális feladatokkal is csúszni fogunk – mire megtaláljuk hozzá a megfelelő anyagokat. Ha jól rendszerezünk, külön kategóriákat jelölünk ki az irodában, és akár színkódokkal látjuk el azokat, minden könnyebbé válik.
Bizonyos vállalatirányítási technikák alapján, akár a Lean módszerek közül is átvehetünk néhány praktikus fogást. Ez a szemlélet ugyanis pontosan abban segít, hogy minél kevesebb felesleges energiával, minél hatékonyabb, ügyfélközpontú cégvezetést alkalmazzunk. Segítségével egy produktív, rendezett és innovatív munkahelyi légkört, illetve folyamatot alkothatunk meg. Például a Lean egyik részét képzi az úgynevezett 5s módszer, amely garantáltan segít nem csak elkezdeni, de meg is tartani a vállalati rendet fizikailag és fejben egyaránt.
Mi is az az 5s módszer?
Az 5s módszert öt japán kifejezés kezdőbetűiről nevezték el. Az első három szó azokat a lépéseket jelenti, amelyek kellenek a fenntartható rendhez, amíg az utolsó kettő már a megtartásról szól. A Seiri, a felesleges tárgyak és más dolgok eltávolítását jelenti. Vagyis mindenről szabaduljunk meg, amit nem használunk a munkahelyen, és semmilyen funkciója nincs. A Seiton a fontos tárgyak megfelelő, logikus elhelyezését jelöli, amíg a Seiso ezen dolgok rendben tartását, tisztítását és magát a rendezett tisztaságot foglalja magába.
Az utolsó kettő a Seiketsu és a Shitsuke a fenntartást jelenti. Előbbi a rend megtartására való törekvést jelenti, utóbbi pedig az alkalmazottak oktatásáról, és fegyelméről szól, hogy valóban magukénak érezzék a rend fenntartását. Ezzel az öt lépéssel teljes mértékben kiküszöbölhetőek a folyamathibák is, valamint szervezett, rendezett és összeszedett irányítási rendszert építhetünk általa.
