ERP kiválasztás lépésről lépésre: így kerülje el a drága hibákat

Miért érdemes mások tapasztalatából tanulni?

Egy ERP-kiválasztás során a vállalatok gyakran ugyanazokkal a buktatókkal találkoznak: bizonytalan célok, hiányos folyamatfeltérképezés, túl sok vagy túl kevés szállító, rejtett költségek, illetve félreértett funkciók. Ezek nem elméleti kockázatok, hanem olyan hibák, amelyek a gyakorlatban újra és újra felbukkannak – és hosszú évekre meghatározhatják a cég működési hatékonyságát.
Éppen ezért felbecsülhetetlen értékűek azok a tanulságok, amelyek valós vállalati projektekből származnak. A hazai kis-, közép- és nagyvállalatok ERP-fejlesztéseit és rendszerbevezetéseit több mint három évtizede támogató PROGEN nap mint nap találkozik ezekkel a helyzetekkel: jól látható, hogy a hibák többsége nem magából a technológiából ered, hanem abból, ahogyan a vállalatok a kiválasztási folyamatot előkészítik.
Az alábbi pontokban bemutatott példák mind ilyen, a gyakorlatban megtörtént esetek (anonimizált formában), amelyek segítenek felismerni: a jó ERP-döntés alapja nem a szerencse, hanem az előrelátás, a strukturált megközelítés és a megfelelő kérdések időben való feltevése.

1. Célok és elvárások meghatározása

Egy gyártócég az ERP bevezetése előtt így fogalmazott: „olyan rendszert szeretnénk, ami mindent tud”. Ez a hozzáállás hónapokig tartó bizonytalansághoz vezetett, mert a vezetőség nem tudta pontosan megfogalmazni, milyen üzleti célokat szeretne elérni. A rendszer így nem illeszkedett a stratégiához, csupán egy újabb eszközzé vált a meglévők mellett.

Tipikus hiba

• Nincs egyértelmű üzleti cél. Sokan csak annyit mondanak: „hatékonyabb működés”, „jobb riportok”. Ez túl általános, és könnyen félrevezethet.
• IT-nézőpont dominanciája. Ha kizárólag technikai funkciókat sorolnak fel, elvész a stratégiai dimenzió.

Hogyan kerülheti el?

• Fogalmazza meg: miért van szükség új ERP rendszerre? Például gyorsabb rendelésfeldolgozás, pontosabb készletkezelés, jogszabálykövetés, nemzetközi terjeszkedés.
• Határozzon meg mérhető célokat (pl. 20 százalékkal kevesebb készlethiány, zárási idő 10 napról 5 napra).
• Vonja be minden érintett részleget (pénzügy, logisztika, HR, kereskedelem).

Tanulság: az ERP-nek mindig a vállalat üzleti stratégiáját kell szolgálnia.

2. Folyamatfeltérképezés és problémák beazonosítása

Egy nagykereskedő vállalat nem térképezte fel a belső folyamatait a kiválasztás előtt. A vállalatirányítási rendszer bevezetése után derült ki, hogy a rendszer nem kezeli megfelelően a több raktár közötti átvezetéseket. A problémát csak drága testreszabással lehetett megoldani.

Tipikus hiba

• A vállalat nem tudja pontosan, hogyan működnek a folyamatai.
• Nem készülnek folyamatábrák, és nem történik meg a szűk keresztmetszetek beazonosítása.

Hogyan kerülheti el?

• Készítsen részletes folyamatfeltérképezést minden kulcsterületen.
• Azonosítsa: hol jelentkezik időveszteség, hibalehetőség, párhuzamos adminisztráció.
• Ne a jelenlegi hibákat próbálja az ERP „betapasztani”, hanem gondolkodjon jövőbiztos megoldásokban.

3. ERP-típus kiválasztása

Egy 50 fős szolgáltató cég először felhőalapú ERP rendszer mellett döntött, mert gyors indulást akart. Később derült ki, hogy a nagy mennyiségű bizalmas adatot inkább házon belül kezelték volna. A váltás on-premise megoldásra költséges és nehézkes lett.

Tipikus hiba

• Nem vizsgálják meg eléggé a felhő vs. on-premise előnyöket és hátrányokat.
• Figyelmen kívül hagyják az iparági specializációt – egy általános rendszer nem mindig képes kezelni az adott szektor sajátosságait.
• Nem nézik át az ERP meglévő megoldásait A-tól Z-ig

Hogyan kerülheti el?

• Mérlegelje: adatbiztonság, szabályozói megfelelés, infrastruktúra, költségkeret.
• Vizsgálja meg, van-e iparági tapasztalata a szállítónak (pl. gyártás, logisztika, szolgáltatás).
• Gondoljon a jövőbeli skálázhatóságra is, ne csak a jelenlegi igényekre.

4. Szállítók/megoldások kutatása és előszűrése

Egy kereskedelmi hálózat vezetője több, mint tíz ERP szállítótól kért szoftverbemutatót. Az összehasonlíthatatlan mennyiségű információ miatt végül érzelmi alapon döntött, nem objektív szempontok szerint.

Tipikus hiba

• Túl sok szállítót vizsgálnak, vagy éppen túl keveset.
• Nem készül összehasonlítási mátrix.

Hogyan kerülheti el?

• Állítson fel előre szűrőkritériumokat (ár, iparági tapasztalat, funkciók).
• Maximum 3–5 rendszert vigyen tovább a részletes vizsgálatra.
• Készítsen objektív értékelési táblázatot.

A NetSuite megírta, hogy egy 2023-ban végzett kutatás szerint azok a vállalatok közül, amelyek külső tanácsadó segítségével vezették be új ERP rendszerüket, az esetek 85 százalékában sikerrel zárták a projektet. Ez világosan mutatja, hogy a szakértői támogatás nemcsak csökkenti a kockázatokat, hanem jelentősen növeli az ERP rendszer bevezetésének sikerességét is.

5. Demók, workshopok, kérdéslista összeállítása

Egy kkv ERP demóján a szállító csak általános funkciókat mutatott. A vezetőknek tetszett a modern felület, de később kiderült: a rendszer nem tudja kezelni az összetett árkedvezményeket.

Tipikus hiba

• Nincs előre megírt kérdéslista.
• Csak a látványos felületre figyelnek, nem a kritikus üzleti funkciókra.

Hogyan kerülheti el?

• Készítsen saját checklistát: árképzés, riportok, raktárfolyamatok, integrációk.
• Rendeljen workshopot, ahol a szállító a vállalat saját folyamataira szabva mutatja be a rendszert.
• Kérjen pilot projektet egy kisebb részterületen.

A Panorama Consulting Group 2024-es ERP riportja szerint az ERP projektek költségtúllépésének egyik fő oka, hogy olyan technológiát kellett alkalmazni, ami nem volt előre belekalkulálva.

6. Ár-érték arány, licencmodell és hosszú távú költségek elemzése

Egy logisztikai vállalkozás kizárólag a licencdíjakat vizsgálta, és az olcsóbb rendszert választotta. Később kiderült: a frissítések, támogatás és bővítések rejtett költségei miatt a megoldás drágább lett, mint a versenytársé.

Tipikus hiba

• Csak a belépési költséget figyelik.
• Nem számolnak a teljes tulajdonlási költséggel (TCO).

Hogyan kerülheti el?

• Vizsgálja meg a licencmodellt: felhasználó alapú, modul alapú, tranzakció alapú.
• Kérjen előre becslést az 5–10 éves teljes költségről.
• Ne feledje: a legolcsóbb ajánlat gyakran bizonyul a legdrágábbnak hosszú távon.

7. Referenciák, támogatás, frissítések vizsgálata

Egy HR-szolgáltató olyan ERP-t választott, amelynek fejlesztője két év múlva megszűnt. Nem voltak frissítések, a rendszer elavult, nem követte le a jogszabályváltozásokat és végül újra be kellett ruházniuk.

Tipikus hiba

• Nem ellenőrzik a szállító stabilitását és múltját.
• Nem kérnek valódi referenciát – kizárólag marketinganyagokra támaszkodnak.

Hogyan kerülheti el?

• Kérjen személyes beszélgetést egy már működő ügyféllel.
• Ellenőrizze a fejlesztő cég hátterét, árbevételét, csapatát.
• Vizsgálja meg: milyen gyakran adnak ki frissítéseket, mennyire naprakész a rendszer a jogszabályok követésében.

8. Döntés-előkészítés és végső kiválasztás

Egy középvállalat úgy döntött, hogy a pénzügyi igazgató egyedül választ. Az implementáció során azonban a többi részleg ellenállása miatt hónapokat csúszott a projekt.

Tipikus hiba

• A döntést egyetlen ember hozza meg.
• A végső kiválasztásnál nem vonják be a kulcsfelhasználókat. Hogy ki az a kulcsfelhasználó, ebben a cikkünkben írtuk le részletesen.

Hogyan kerülheti el?

• Hozzon létre projektcsapatot, amelyben minden részleg képviselteti magát.
• Készítsen pontozási mátrixot, és hozza meg a döntést kollégáival.
• Dokumentálja a döntési szempontokat, hogy utólag is átlátható legyen.

Hogyan hozzon valóban jó ERP-döntést?

Az ERP kiválasztása nem sablonfeladat, és nem is egyszerű IT-kérdés. Minden vállalat más működéssel, más folyamatokkal, más stratégiai célokkal rendelkezik – ezért a vállalatirányítási rendszernek is ehhez kell igazodnia. A bemutatott tipikus hibák akár milliós veszteségeket és éveken át tartó működési akadályokat okozhatnak.
A siker kulcsa a megfelelő előkészítés:

• ERP audit, amely feltárja a jelenlegi működési szintet és a problémás pontokat,
• igényfelmérő workshop, ahol a kulcsfelhasználók bevonásával tisztázhatók a célok,
• reális ROI-vizsgálat, amely megmutatja, mit érhet a hatékonyabb működés a vállalatnak.

Ha ezek a lépések megtörténnek, az ERP bevezetése nem kockázat, hanem valódi versenyelőny lesz.

Ha gyorsabban szeretne biztos döntést hozni…

Ha nem szeretne heteket vagy hónapokat eltölteni különböző szállítók között lavírozva, drága konzultációkba bonyolódva vagy bizonytalan demók alapján dönteni, érdemes olyan partnerrel elindulnia, aki a kiválasztás első lépéseit is támogatja.
A PROGEN évtizedek óta segíti a hazai kis-, közép- és nagyvállalatokat vállalatirányítási rendszerek fejlesztésében és bevezetésében – és már a döntés-előkészítésben is szakmai mankót ad.
A PROGEN-nél díj- és kötelezettségmentes ERP bemutatót kérhet, amely során:

• a szakértő ERP tanácsadó az Ön folyamataira szabva bemutatja a rendszer képességeit,
• választ ad a kritikus üzleti és technológiai kérdésekre,
• segít meghatározni a valódi igényeket és a szükséges modulokat,
• és előre jelzi a várható hosszú távú költségeket.

Ez a bemutató nem egy általános szoftverprezentáció – hanem egy stratégiai döntéstámogató konzultáció, amely valóban megkönnyíti a jó ERP-döntést.

A bemutató itt kérhető: https://www.progen.hu/vallalatiranyitasi-rendszer-bemutatokeres/