Miért bukik meg a digitalizációs projektek 70 százaléka – és hogyan kerülhetjük el ezt?

Az említett vállalatnál hat hónappal később, egy átgondolt folyamatdigitalizálás után már minden beérkező ajánlatkérést határidőre feldolgoztak, és látványosan nőtt a megkötött szerződések száma. Ugyanakkor a magyar vállalatok több mint 70 százaléka a digitalizációs projekt lezárása után nem tudja pontosan kimutatni annak üzleti hatását. Miközben egy jól kiválasztott folyamatdigitalizációs rendszer bevezetésével akár 2,5-szeres hatékonyságjavulás is elérhető, addig a hazai közép- és nagyvállalatok többsége még mindig ad hoc módon, stratégia nélkül indítja a digitalizációs projekteket. A tét óriási: a Deloitte kutatása szerint a világ legnagyobb vállalatai 1,25 trillió dollárt veszítenek 2030-ig, ha nem sikerül jól a digitalizálás.

Miért most kell cselekedni a digitalizáció érdekében?

A magyar vállalatok három irányból is szorongatva küzdenek a problémákkal, amelyek folyamatosan csökkentik a versenyképességüket.

1. Munkaerőhiány és bérnyomás: a KSH adatai szerint 2024 első fél évében a feldolgozóiparban és a szolgáltató szektorban is 4 százalékot meghaladó munkaerőhiány alakult ki. Ugyanebben az időszakban a bruttó átlagkereset 14,3 százalékkal nőtt – vagyis kevesebb embert lehet felvenni magasabb költséggel. Ezt látva az automatizáció már nemcsak opció, hanem égető szükséglet.
2. Profitcsökkenés: az MKIK felmérése szerint a magyar kkv-k majdnem felénél csökkent a jövedelmezőség az elmúlt években. Az energia-, bér- és beszerzési költségek növekednek, az adminisztratív költségek viszont rejthetnek tartalékot – ezek a vállalatok működési költségének akár 15-25 százalékát is kitehetik, és gyakran manuális, alacsony hatékonyságú munkára mennek el.
3. Versenyelőny elvesztése: azok a magyar vállalatok, amelyek már befektettek folyamatdigitalizálásba, 30-40 százalékkal gyorsabban reagálnak a piaci változásokra. Valós idejű adatok alapján döntenek, nem pedig múlt havi Excel-táblázatok alapján.

Miért érdemes minél előbb befektetni a digitalizációba?

A digitalizáció egy nagyvállalatnál hosszú folyamat, nem 100 méteres sprintfutás, hanem inkább egy maraton. A tapasztalatok szerint – az eredmények szemszögéből nézve – jellemzően három szakaszuk van a bevezetéseknek.

Rövid távú előnyök (1. év): operatív hatékonyság

Az első eredmények már néhány hónapon belül láthatóvá válnak. Egy tipikus adminisztratív folyamat esetén – például számlázás, szerződéskötés vagy ügyfélonboarding – 30-40 százalékos időmegtakarítást lehet elérni. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy tízfős csapatnál három-négy ember felszabadul, és más értékes feladatokat tud végezni.

Az egyik szolgáltatócégnél a megnövekedett számú ügyfélmegkeresést nem tudták kiszolgálni, így komoly mennyiségű üzlettől estek el. Egy új, körültekintőbben kiválasztott digitalizációs platform bevezetésével az ajánlatadási folyamat jelentős mértékben automatizálttá vált, így számottevően emelni tudták az üzletkötések számát. 

Középtávú előnyök (2. év): real-time munkaszervezés

A második szakaszban már nemcsak gyorsabbak vagyunk, hanem okosabbak is. A digitalizált folyamatoknál már látjuk a KPI-ket. Tudjuk, hogy melyik ügyintéző mennyit teljesít, mely folyamatok a szűk keresztmetszetek, hol vannak minőségi problémák.

Egy pénzügyi vállalatnál ez azt jelentette, hogy az osztályvezetők már előre látták, hogy melyik feladattípusnál torlódnak fel a feladatok, és a munkatársakat néhány kattintással átcsoportosítva még a határidő-túllépés előtt meg tudták oldani a problémát. Az ügyfelek hamarabb kaptak választ a kérdéseikre, és a felügyelet felé sem kellett jelenteni semmilyen mulasztást.

Hosszú távú stratégiai előny (3. évtől): szervezeti agilitás

A harmadik szakasz a legkevésbé kézzelfogható, de itt van a legnagyobb potenciál. A digitalizált vállalatok képesek új szolgáltatásokat indítani, akár heteken belül. A fiatalabb generáció is szívesen dolgozik náluk, mert nem archaikus rendszerekkel kell küzdeniük.

Miért bukik a projektek 70 százaléka?

A McKinsey kutatása szerint a digitalizációs projektek 70 százaléka nem éri el az eredetileg kitűzött célokat, és ez nem a technológia hibája. Három nagy buktató van, amelyek magyar vállalatoknál is rendszeresen visszaköszönnek.

1. Tisztázatlan stratégiai cél: a projektek 73 százalékánál nem definiálnak pontos, mérhető célokat induláskor. „Hatékonyabbak akarunk lenni” – ez így nem elég. „A szerződéskötési folyamat átlagos átfutási idejét nyolc napról három napra csökkentjük az első negyedévben” – ez már megfelelő. Ha valamit nem tudunk mérni, azt nem is tudjuk irányítani, és így a célt sem tudjuk elérni.
2. Szervezeti ellenállás: az ügyintézők félnek, hogy elveszítik az állásukat. A középvezetők aggódnak, hogy a transzparencia felszínre hozza a teljesítményproblémákat. Ha ezeket a félelmeket nem kezeljük tudatosan, jelentős passzív ellenállásba fogunk ütközni. A rendszer technikailag jól működik, de mégsem jönnek az eredmények.
3. Egy pénzintézetnél történt, hogy bár bevezettek egy munkafolyamat-irányító rendszert, hat hónap után azonban a szokásoknak megfelelően még mindig végezték a régi manuális feladatokat is, a korábbi Excel-táblázatokat „biztonsági okokból” párhuzamosan használták, és nem is került be minden adat az új rendszerbe. A hatékonyság növekedése helyett még több kollégát kellett felvenni a megnövekedett feladatmennyiség miatt.
4. Felső vezetői elkötelezettség – a leggyakoribb hiba: a vezérigazgató vagy COO rábólint a projektre, kinevez egy projektvezetőt, aztán három hónapig rá sem néz. Közben a projekt megakad – elmaradnak döntések, elszivárognak az erőforrások, elmarad a prioritások módosítása –, a projektvezető nem tudja ezeket elhárítani egyedül.

A sikeres digitalizációs projekteknél a felső vezető heti rendszerességgel követi az előrehaladást. Nem azért, hogy a technikai részletekkel foglalkozzon, hanem hogy elhárítsa az akadályokat, és gyors döntéseket hozzon.

A cikk következő részében bemutatunk öt kihagyhatatlan lépést a sikeres digitalizációs projektekhez. Ezeket a szabályokat betartva igenis lehet sikeres egy ilyen irányú informatikai fejlesztés.