A papírnak bealkonyul, az APEH felkészül
Az elektronikus okiratok egyre inkább kiszorítják a papír alapú nyomtatványokat, s ez már nemcsak a nagyvállalatokra, hanem egyre inkább igaz a kis- és középvállalkozásokra is. Januártól tovább bővül a lehetőségek köre, ugyanis elektronikus számlát már nemcsak elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus adat formájában (PKI) lehet kibocsátani, hanem elektronikus adatcsererendszer (EDI) alkalmazásával is. Az előbbiről az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezik: e szerint legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum kezelhető számlaként. Az EDI-rendszerben kibocsátott számlák az üzleti partnerek közötti megállapodás alapján, zárt rendszerben jutnak el a számlakibocsátójától a számla befogadójáig. Fontos feltétel az is, hogy az EDI-rendszeren kibocsátott számlákat papír alapú összesítő dokumentummal kísérjék, amelyeket a számla kibocsátójának kell havonta, a tárgyhót követő 20-áig kiállítani két példányban. Ebből az egyiket megőrzi, a másikat viszont elküldi a vele szerződéses kapcsolatban álló partnerének.
Függetlenül attól, hogy melyik rendszerben kibocsátott elektronikus számláról van szó, annak mindenképpen meg kell felelni a számlákra vonatkozó, az áfatörvényben meghatározott általános feltételeknek, illetve az elektronikus számlára vonatkozó speciális szabályoknak is.
Fontos előírás az is, hogy az elektronikus számlát és az öszszesítő dokumentumot a kiállítása szerinti eredeti formában kell megőrizni. Ez a fő szabály szerint azt jelenti, hogy a papír alapú számlákat nem lehet elektronikussá konvertálni, viszont az elektronikus úton kibocsátott számlákat sem lehet másképp - vagyis kinyomtatva - megőrizni. Ugyanakkor a fő szabálytól eltérően a jogszabály megengedi, hogy az adózók az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában is megőrizzék, mégpedig úgy, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát és kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Az APEH felkészült az elektronikus számlázást alkalmazó cégek ellenőrzésére is. Kidolgozta ugyanis az elektronikus számlázáshoz szükséges új adó-ellenőrzési módszertant, s megteremtette az ellenőrzés technikai feltételeit is. Az elektronikus számlázást alkalmazó vállalatok vizsgálata ugyanis némileg eltér majd a papír alapú számlázást végző cégekétől. Az ellenőrzés során az adóalanynak a revizorok rendelkezésére kell bocsátani a számlák olvashatóságához szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt és az általa megőrzött számlák másolatát, mégpedig az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és az általa meghatározott formátumban. Az adóhatóság az általa kért formátumról hivatalos lapjában ad tájékoztatást, mégpedig úgy, hogy közzéteszi azt az adatformátumot, amelyben az adóalanynak be kell mutatni a revizoroknak az adatokat. Emellett az adatformátumot az adóhatóság az internetes honlapján is folyamatosan nyilvánosságra hozza.
Az APEH nemcsak a már kibocsátott számlákat vizsgálhatja, hanem úgy is ellenőrizheti az elektronikus számla kiállításának folyamatát, hogy felügyelete mellett az adóalany számlát bocsát ki. (VI)
