Benchmarking: csak jó adatokkal
Egyedül nem megy! - ez a legfontosabb jellemzője az összehasonlító elemzésnek, azaz a benchmarkingnak Radó István, az IFUA Horváth & Partners Kft. ügyvezető partnere szerint. Ahhoz ugyanis, hogy a vállalat kézben tarthassa értékteremtő folyamatait, valamiféle viszonyítási alapra feltétlenül szükség van.
Az ad hoc benchmarkingnál a vállalatok valamilyen konkrét lépés előkészítéséhez igyekeznek támpontokat gyűjteni. Lehet ez egy cég felvásárlása, egy marketingkampány elindítása, vagy akár új gépek beszerzése is. Vannak azonban rossz tapasztalatok is: sokszor előfordul, hogy a vezetők igazi célja már meghozott átszervezési, leépítési döntés indokolása.
Az ilyen eseti adatigénynél a különféle nemzetközi hátterű tanácsadó cégek kínálhatnak segítséget. Ezek a társaságok partnereik adataiból folyamatosan építik adatbázisaikat, így ha egy adott területen sok megbízást kapnak, igen értékes információkkal szolgálhatnak a hasonló lépésre készülőknek.
Viszonyítási alapra azonban a folyamatos üzletmenet felügyeleténél is szükség van. Időnként különféle piackutató, marketing- és tanácsadó cégek készítenek eseti, ötletszerű felméréseket, amelyek eredményeit a résztvevők is megkapják. Ezek sokat segíthetnek ugyan a relatív piaci helyzet megítélésében, ám a rendszertelenség és a válaszadó összetételének változása miatt hosszabb távon aligha építhetjük erre a vezetői információs rendszert. Ráadásul az ilyen felmérések a legritkább esetben szakosodnak a számunkra releváns ágazatra.
Pedig a legértékesebb információk természetesen a közvetlen konkurensek adatai, hiszen az üzleti sikerhez elsősorban ezeket a vállalatokat kell lekörözni gyorsaságban, hatékonyságban, költségekben vagy vevőközpontúságban. A kíváncsiság és az üzleti érdek ugyan minden érintettnél megvan, ám saját adatait mindenki félti, így önkéntes adatcserére aligha kerülhet sor. Ha mégis volna ilyen, a cégeknek érdekükben állna adataikat torzítani.
Ezen a problémán segítenek a benchmarkingklubok. Ekkor egy független szervezet gyűjti össze a tagok által relevánsnak ítélt értékeket, ám a cégek végül többnyire csak két értéket kapnak meg: a csoport legjobbját és az átlagos teljesítményt. Ezzel biztosított az egyedi adatok titokban maradása, s minden résztvevő érdeke azt diktálja, hogy valós adatait adja meg.
Ilyen benchmarkingszervezetek itthon is működnek már, például az informatika vagy a humánerőforrás-menedzsmenti funkciók adatait gyűjtve. Radó István kiemelte: eztán a kontrolling sajátosságait gyűjtő uniós klubhoz is csatlakozhatnak a magyar cégek. A rendszer részletes bemutatására május 26- 27-én, a XVII. Budapesti Menedzsment és Controlling Fórumon kerül majd sor.
Az új klubban a cégek hatékonyságukon túl összevethetik alkalmazott beszámolási rendszereiket, sőt tervezési tevékenységüket is. Így kiderülnek olyan részletek is, mint hogy mely cégek alkalmaznak kiegyensúlyozott mutatószámrendszert (ba-lanced scorecard) teljesítményük nyomon követésére.
A benchmarkingszervezetekhez való csatlakozásról mindig kellő körültekintéssel szabad csak dönteni - figyelmeztet a szakértő. Egyrészt ugyanis a döntések alapjául szolgáló információk minőségén múlik cégünk jövője, másrészt a különféle szervezetek közti váltás komoly nehézségekbe ütközik.
A hibás információk veszélye a nem kellően megalapozott adatbázisra épülő, "látszatbenchmarkingot" kínáló szolgáltatóknál fenyeget. Ha az adatszolgáltató vállalatokat nem megfelelően választják meg, például keverednek az ágazatok, a technológiák vagy a vállalati méretek, az átlagok végül semmit sem mutatnak. Hasonlóan torz képet kapunk, ha a bekért mutatók alatt nem ugyanazt érti minden cég, így a mérési eredmények még jól megválasztott cégeknél sem összevethetők. Gondot jelent az is, ha a minta túl kicsi, ezért egy-egy szélsőséges érték drasztikus hatással van az átlagra, vagy, bár sok cég adataira építenek, a minta korántsem reprezentatív.
Mivel a klubok a folyamatos monitoringtevékenységben kapnak döntő szerepet, tagjaiknak rendszeresen igen részletes kérdőíveket kell kitölteniük. Így ha rájövünk, hogy mégsem jó csoporthoz csatlakoztunk, a váltásnak is komoly költségei lehetnek.
A szükséges információk öszszegyűjtéséhez ugyanis megfelelő információs rendszert kell kiépíteni a cégeken belül, s az adatszolgáltatást integrálni kell a munkarendbe is. Ha új klubhoz csatlakozik a társaság, mindezeket alaposan át kell szabni. Ráadásul a komoly elemzésekhez többéves idősorra van szükség, márpedig az átlépésekkel az adatok időbeli összvethetősége is elvész.
